Μια επιστολή δέσμευσης είναι μια επίσημη συμφωνία για την παροχή υλικής υποστήριξης σε έναν επιχειρηματικό, μη κερδοσκοπικό ή ερευνητικό οργανισμό. Οι επιστολές δέσμευσης στον επιχειρηματικό κόσμο τυπικά περιγράφουν τις υποσχέσεις για παροχή χρηματοδότησης ή δανείων, ενώ εκείνες προς μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς περιγράφουν γενικά τις δεσμεύσεις για συνεργασία, εταιρικές σχέσεις ή άλλες μορφές υλικής υποστήριξης. Είτε δεσμευτείτε για τη χρηματοδότηση μιας επιχείρησης είτε για την υποστήριξη μιας κοινότητας μη κερδοσκοπικού χαρακτήρα, πρέπει να διασφαλίσετε ότι η επιστολή δέσμευσής σας - όπως κάθε σοβαρή επιχειρηματική αλληλογραφία - είναι συνοπτική, σαφής και διπλωματική.
Ελέγξτε τις πληροφορίες σας. Η επιστολή δέσμευσής σας θα περιγράψει όλα τα στοιχεία που συμφωνήσατε προηγουμένως σχετικά με την υποστήριξή σας (όπως τα χρηματικά ποσά που θα δανειστούν, τα χρονοδιαγράμματα και τα σχέδια έκτακτης ανάγκης), οπότε βεβαιωθείτε ότι όλες οι σχετικές πληροφορίες είναι τρέχουσες. Η επιστολή σας θα πρέπει να περιγράφει μόνο τους όρους που έχουν ήδη συμφωνηθεί από τα δύο μέρη. Μην χρησιμοποιείτε το γράμμα για να προσθέσετε ή να τροποποιήσετε τους όρους ή τις προϋποθέσεις.
Προσδιορίστε τους βασικούς όρους της συμφωνίας σας. Το άνοιγμα της επιστολής σας θα πρέπει να προσδιορίζει εσάς και όλα τα άλλα μέρη που συμμετέχουν στη συμφωνία, καθώς και τους βασικούς όρους και στόχους της δέσμευσής σας. Εάν διαθέτετε κεφάλαια για ένα έργο ή μια επιχείρηση, προσδιορίστε τα ποσά. Εάν δεσμεύεστε σε κάποιο άλλο είδος υποστήριξης ή συνεργασίας, περιγράψτε εν συντομία το είδος της υποστήριξης που θα παράσχετε.
Περιγράψτε τους ρόλους και τις ευθύνες σας στη συμφωνία. Να είστε συγκεκριμένοι. Πείτε ακριβώς ποιος είναι ο ρόλος σας και περιγράψτε το φάσμα των ευθυνών σας. Εάν παρέχετε κεφάλαια, περιγράψτε τα χρονοδιαγράμματα πληρωμών καθώς και τα σχέδια έκτακτης ανάγκης σε περίπτωση που δεν μπορείτε να εκπληρώσετε τη δέσμευσή σας. Εάν ολοκληρώνετε μια δέσμευση για μια μη κερδοσκοπική ή ερευνητική συνεργασία, περιγράψτε τις ακριβείς ευθύνες σας (όπως είναι οι υπηρεσίες ή οι εγκαταστάσεις που σχεδιάζετε να παρέχετε) και τον ρόλο που θα παίξετε εσείς ή ο οργανισμός σας στη συνεργασία.
Κρατήστε την επιστολή σας σαφής και συνοπτική. Ορισμένες πηγές υποδεικνύουν ότι οι εμπορικές επιστολές προθέσεων περιορίζονται σε μία μόνο σελίδα. Σε ορισμένες περιπτώσεις, τα αποτελεσματικά γράμματα μπορεί να είναι τόσο μικρά όσο μια μόνο παράγραφος.
Να είστε εγκάρδιος. Εάν γράφετε μια επιστολή αφοσίωσης σε μη κερδοσκοπικό οργανισμό, λάβετε υπόψη ότι η επιστολή σας μπορεί να θεωρηθεί από άλλους οργανισμούς που υποστηρίζουν ή παρακολουθούν αυτόν τον οργανισμό, οπότε φροντίστε να διευκρινίσετε τους λόγους για τους οποίους επιθυμείτε να συνεργαστείτε με αυτήν την ομάδα.Αναφέρετε επίσης οποιαδήποτε προηγούμενη συνεργασία που είχατε με την ομάδα. Αυτό θα ενισχύσει την εικόνα σας, και αυτή των συνεργατών σας, στα μάτια των άλλων υποστηρικτών του μη κερδοσκοπικού χαρακτήρα, όπως οντότητες επιχορήγησης.
