Κανένας ομοσπονδιακός νόμος δεν απαιτεί από τους εργοδότες του ιδιωτικού τομέα να επιτρέπουν στους σημερινούς ή πρώην υπαλλήλους πρόσβαση στα αρχεία προσωπικού τους Τυπικά, τα αρχεία προσωπικού των εργαζομένων του ιδιωτικού τομέα θεωρούνται ιδιοκτησία του εργοδότη και ορισμένες εταιρείες χρησιμοποιούν αυτή τη λογική για να περιορίσουν την πρόσβαση σε αρχεία υπαλλήλων. Οι ομοσπονδιακοί και κρατικοί υπάλληλοι - εργαζόμενοι του δημόσιου τομέα - μπορούν να έχουν πρόσβαση στα επίσημα αρχεία προσωπικού τους.
Αρχεία Προσωπικού
Τα αρχεία για την απασχόληση - μερικές φορές αναφέρονται ως φάκελος προσωπικού του εργαζομένου - περιέχουν έγγραφα όπως η αρχική αίτηση απασχόλησης του υπαλλήλου, πληροφορίες επαφής έκτακτης ανάγκης, έντυπα επιλεξιμότητας για την απασχόληση, αξιολογήσεις επιδόσεων, πειθαρχικά αρχεία και έγγραφα παρακολούθησης και σημειώσεις επιβλέποντος και διαχειριστή σχετικά με τις επιδόσεις,. Παραδείγματα ενεργειών απασχόλησης είναι οι προαγωγές και οι τερματισμοί. Σε ορισμένες περιπτώσεις, το τμήμα ανθρωπίνων πόρων διατηρεί ένα επίσημο φάκελο απασχόλησης και ο υπεύθυνος ή διευθυντής του υπαλλήλου διατηρεί ένα φάκελο τμήματος. Παρόλο που και τα δύο αρχεία πρέπει να περιέχουν σχετικές πληροφορίες, το περιεχόμενο μπορεί να διαφέρει ελαφρώς. Για παράδειγμα, ένα αρχειοφυλάκιο δεν μπορεί να περιέχει αντίγραφα όλων των εγγράφων και εγγράφων που ένας υπάλληλος ολοκληρώνει την πρώτη του ημέρα στην εργασία, όπως είναι οι δηλώσεις πολιτικής και τα έντυπα W-2.
Λόγος πρόσβασης
Οι σημερινοί υπάλληλοι ζητούν να επανεξετάσουν τα αρχεία τους για να εξασφαλίσουν ότι το τμήμα ανθρώπινων πόρων διατηρεί ακριβή αρχεία σχετικά με την απασχόλησή τους Εάν η εταιρεία διεξάγει ετήσιες αξιολογήσεις απόδοσης, αντίγραφα των εντύπων αξιολόγησης για κάθε έτος που απασχολείται ο εργαζόμενος θα πρέπει να βρίσκονται στον φάκελο προσωπικού. Ομοίως, τα αρχεία παρουσίας θα πρέπει να αντικατοπτρίζουν με ακρίβεια τις απουσίες των εργαζομένων, είτε λόγω ασθένειας, διακοπών ή απουσίας. Οι πρώην υπάλληλοι συχνά ζητούν αρχεία για να αποκτήσουν αντίγραφα των εγγράφων που μπορούν να χρησιμοποιήσουν για την αναζήτηση μελλοντικής απασχόλησης. Για παράδειγμα, αν ο φάκελος πρώην υπαλλήλου περιέχει αρχεία που αφορούν τις επιδόσεις και τα επιτεύγματα, αυτές οι πληροφορίες μπορούν να βοηθήσουν στην ανακατασκευή ενός βιογραφικού σημειώματος ή στην προετοιμασία μιας λίστας καθηκόντων που θα μοιραστούν κατά τη διάρκεια συνεντεύξεων με μελλοντικούς εργοδότες. Οι πρώην υπάλληλοι μπορούν επίσης να ζητήσουν αντίγραφα του φακέλου απασχόλησής τους για να υποβάλουν καταγγελία εναντίον εργοδότη.
Πολιτική εργοδότη
Πολλοί εργοδότες έχουν πολιτικές στο χώρο εργασίας σχετικά με την κυκλοφορία των αρχείων των υπαλλήλων. Οι πολιτικές του χώρου εργασίας ποικίλλουν ανάλογα με τους τύπους αρχείων που είναι διαθέσιμα για την επιθεώρηση και την αντιγραφή των εργαζομένων και ορισμένες εταιρείες ορίζουν μη εργάσιμες ώρες ως τη μόνη περίοδο κατά την οποία οι εργαζόμενοι μπορούν να αναθεωρήσουν τα αρχεία προσωπικού. Οι εργοδότες που έχουν πολιτικές σχετικά με αυτό το θέμα γενικά αφιερώνουν ένα τμήμα στο εγχειρίδιο των εργαζομένων σχετικά με τον τρόπο πρόσβασης σε αρχεία. Μια καλά γραπτή πολιτική περιγράφει τα βήματα που απαιτούνται για την αναθεώρηση των αρχείων, τους τύπους αρχείων που έχουν πρόσβαση οι εργαζόμενοι, όταν οι υπάλληλοι μπορούν να δουν τα αρχεία τους και τις χρεώσεις για φωτοτυπικά έγγραφα που περιέχονται στο αρχείο προσωπικού του υπαλλήλου.
Υποχρέωση εργοδότη
Σύμφωνα με το ομοσπονδιακό δίκαιο, οι εργοδότες του ιδιωτικού τομέα δεν υποχρεούνται να παρέχουν αντίγραφα των φακέλων απασχόλησης σε τρέχοντες ή πρώην υπαλλήλους. Η απόφαση για την απελευθέρωση αρχείων βασίζεται στην πολιτική της εταιρείας και, σε ορισμένες περιπτώσεις, στο κρατικό δίκαιο που διέπει την πρόσβαση σε αρχεία προσωπικού. Ωστόσο, πολλοί εργοδότες βλέπουν το όφελος της συμμόρφωσης με τα αιτήματα των εργαζομένων. Η άρνηση πρόσβασης σε αρχεία απασχόλησης μπορεί μόνο να εγείρει ερωτήσεις που ο εργοδότης μπορεί να μην θέλει να απαντήσει. Εάν οι εργοδότες διατηρούν αρχεία προσωπικού που περιέχουν ακριβείς πληροφορίες που έχουν ήδη κυκλοφορήσει στους υπαλλήλους, δεν πρέπει να τίθεται θέμα εάν οι πληροφορίες μπορούν να απελευθερωθούν μετά την αποχώρηση του εργαζομένου από την εταιρεία. Με καλή πίστη, πολλοί εργοδότες παρέχουν στους εργαζομένους πρόσβαση σε αρχεία προσωπικού. Η πρακτική αυτή αποδεικνύει τη διαφάνεια σχετικά με τις πολιτικές απασχόλησης και τα αρχεία.
Οι νόμοι για την πρόσβαση στην πρόσβαση των υπαλλήλων της Ομοσπονδιακής Υπηρεσίας στην Υπηρεσία Απασχόλησης αποτελούν μέρος του Ομοσπονδιακού Νόμου περί Ιδιωτικότητας του 1974. το Γραφείο Διαχείρισης Προσωπικού των ΗΠΑ είναι ο οργανισμός που είναι γενικά υπεύθυνος για τα αρχεία προσωπικού του ομοσπονδιακού προσωπικού. Οι μεμονωμένες πολιτείες χειρίζονται τις αιτήσεις υπαλλήλων για πρόσβαση σε αρχεία προσωπικού.
Κρατικοί νόμοι
Ορισμένα κράτη έχουν νόμους που επιτρέπουν την πρόσβαση των εργαζομένων σε αρχεία προσωπικού. Άλλα κράτη σιωπούν σχετικά με το εάν οι σημερινοί και πρώην υπάλληλοι μπορούν να αναθεωρήσουν ή να φωτοτυπήσουν υλικό προσωπικού. Στις περισσότερες περιπτώσεις, οι υπάλληλοι - σημερινές ή πρώην - που συμμετείχαν σε έρευνες στο χώρο εργασίας δεν μπορούν να δουν τα αρχεία σχετικά με τις έρευνες. Αυτά τα αρχεία δεν πρέπει να διατηρηθούν στο αρχείο εργασίας ούτως ή άλλως. Πρέπει να παραμείνουν υπό την επιμέλεια του τμήματος ανθρώπινων πόρων και μόνο το ανθρώπινο δυναμικό που είναι υπεύθυνο για την έρευνα θα πρέπει να έχει πρόσβαση σε υλικό έρευνας.
Περιορισμένη πρόσβαση
Τα κράτη που έχουν νόμους σχετικά με την πρόσβαση των εργαζομένων σε αρχεία προσωπικού ενδέχεται να απαιτούν από τους υπαλλήλους να υποβάλουν γραπτή αίτηση και ορισμένοι νόμοι επιτρέπουν στους εργοδότες να περιορίζουν την πρόσβαση σε ορισμένα υλικά. Ο νόμος της Καλιφόρνια, για παράδειγμα, απαιτεί από τους εργοδότες να επιτρέπουν την πρόσβαση των υπαρχόντων και πρώην υπαλλήλων στους φακέλους τους εντός 21 ημερών από την παραλαβή του αιτήματος των εργαζομένων. Οι εργοδότες που δεν συμμορφώνονται με τον κρατικό νόμο της Καλιφόρνια για το θέμα αυτό υπόκεινται σε κυρώσεις, πρόστιμα και αστικές υποθέσεις για την άρνηση πρόσβασης σε αρχεία υπαλλήλων. Το Μιζούρι, από την άλλη πλευρά, δεν έχει έναν κρατικό νόμο που να επιτρέπει πρόσβαση σε αρχείο προσωπικού υπαλλήλου.
