Όταν ξεκινάτε μια νέα οργάνωση, δημιουργείτε μια ομάδα ή ορίζετε ένα έργο, είναι σημαντικό να γνωρίζετε ποιος είναι ο σκοπός και το πεδίο εφαρμογής. Το έγγραφο που χρησιμοποιείται για την αποσαφήνιση αυτού καλείται έγγραφο εγγράφων.
Τι είναι ένα Έγγραφο Χάρτη;
Ένας χάρτης είναι ένα επίσημο έγγραφο που είναι σαν ένας οδικός χάρτης για το τι πρόκειται να γίνει και να επιτύχει ένας οργανισμός, μια ομάδα ή ένα έργο. Περιλαμβάνει ποιος συμμετέχει, ποιοι είναι οι στόχοι, ποιος έχει την εξουσία και τι και ποιος και αν υπάρχει ένας κύκλος ζωής στην ομάδα ή το έργο όταν ολοκληρωθεί.
Μια ιστορική άσκηση
Τα έγγραφα του Χάρτη έχουν υπάρξει από τον Μεσαίωνα. Η Magna Carta, η οποία χρονολογείται από το 1215, διευκρίνισε το ρόλο του βασιλιά της Αγγλίας, εγκαθιδρύοντας δικαιώματα για τους βαρόνους, τους άλλους ιδιοκτήτες ακινήτων και την Εκκλησία.
Σε όλη την ιστορία, οι χάρτες έχουν αποτιμηθεί σε έγγραφα που οριοθετούν τα οργανωτικά δικαιώματα και τα δικαιώματα των έργων, καθώς και ό, τι χρειάζεται να επιτευχθεί. Από τις ναυλωμένες εταιρίες που διαθέτουν βασιλικές δυνάμεις, καθώς ανέλαβαν να ανακαλύψουν τον καινούργιο κόσμο μέσω εγγράφων που υπαγορεύουν αποικιακά δικαιώματα, οι χάρτες του χθες είναι παρόμοιοι με τα σημερινά οργανωτικά έγγραφα.
Τι είναι ο Χάρτης Έργων;
Ένας χάρτης έργου δεν καθορίζει απλώς τις φιλοδοξίες και τους παίκτες σε ένα έργο. προστατεύει την ομάδα από την επίφοβη "ερπυσμό της εμβέλειας" που βλέπει πολλά έργα να γίνουν αδιάκριτα.
Χάρτης καταρτίζεται πριν από το σχέδιο του έργου. περιγράφει λεπτομερώς τους στόχους και τους στόχους του έργου. Περιλαμβάνει επίσης το ιστορικό του έργου, εξηγώντας τον σκοπό του και τι χρειάζεται για να επιτευχθεί. Ο χάρτης περιγράφει το πεδίο εφαρμογής του έργου και δηλώνει ποια είναι τα παραδοτέα, τα καθήκοντα που είναι υπεύθυνα για την ομάδα και τις θέσεις εργασίας που η ομάδα δεν αναμένεται να εκτελέσει επίσης. Το τελευταίο είναι καθοριστικής σημασίας για την πρόληψη της "εμβέλειας" που μπορεί να οδηγήσει σε αυξανόμενες ευθύνες, οι οποίες μπορεί τελικά να απειλήσουν τις προθεσμίες.
Ο χάρτης πρέπει επίσης να υπαγορεύει την ηγεσία, τα ενδιαφερόμενα μέρη και τα μέλη της ομάδας. Θα περιγράψει κρίσιμες ημερομηνίες στο έργο και τον προϋπολογισμό, μαζί με τους κινδύνους και τις υποθέσεις, καθώς και τις εξαρτήσεις και τους περιορισμούς. Πρέπει να διευκρινίσει το επίπεδο εξουσίας του διαχειριστή του έργου, συμπεριλαμβανομένης της δυνατότητας πρόσληψης ή πυροπροστασίας προσωπικού. Τέλος, θα πρέπει να καταρτίσει ένα σχέδιο επικοινωνίας, το οποίο θα περιλαμβάνει παραμέτρους σχετικά με το πόσο γρήγορα αναμένονται απαντήσεις στα ερωτήματα.
Ένας χάρτης έργου πρόκειται να υπογραφεί από τους κύριους ενδιαφερόμενους και τη διοίκηση. Θα πρέπει να μειώσει την κακή επικοινωνία και να προσφέρει ένα ισχυρό οδηγό φως στη ζωή του έργου. Θεωρείται επίσης ένας τρόπος να «πωληθεί» ένα έργο προς έγκριση στη διοίκηση.
Γράφοντας ένα χάρτη καλής ομάδας
Όπως μια χάρτα έργου, μια χάρτα ομάδας πρέπει να ολοκληρώσει τα ίδια πράγματα για οποιαδήποτε ομάδα. Τα στοιχεία του είναι παρόμοια αλλά εφαρμόζονται στην ομάδα και όχι σε ένα έργο.
Θα εξηγεί γιατί δημιουργείται η ομάδα και ποια είδη έργων θα αποτελέσει η αιχμή του δόρατος, ενώ περιγράφει τους στόχους για το μέλλον της ομάδας και διευκρινίζει παραμέτρους για τη μέτρηση της επιτυχίας της ομάδας.
Ο χάρτης θα αναφέρει σαφώς τους ρόλους - ποιος είναι υπεύθυνος, ποια είναι η αρμοδιότητά τους, ποια είναι τα μέλη της ομάδας, ποιες δεξιότητες όλα φέρνουν στο τραπέζι και πώς αυτές οι δεξιότητες θα χρησιμοποιηθούν καλύτερα. Στο έγγραφο θα διερευνηθεί ο προϋπολογισμός που διατίθεται στην ομάδα καθώς και οι πόροι που έχουν στη διάθεσή τους. Επίσης, καθορίζει τον τρόπο με τον οποίο θα διεξάγονται εσωτερικοί έλεγχοι και ανασκοπήσεις για την πρόοδο στα έργα της ομάδας, μαζί με την εκτέλεση των αξιολογήσεων της ομάδας και τη συχνότητα αυτών. Πρέπει επίσης να περιγραφούν οι μέθοδοι επικοινωνίας και οι προσδοκίες.
Ένα καλό ταξίδι στην ομάδα θα πρέπει να συμβάλλει στην ελαχιστοποίηση της κακής επικοινωνίας και να διατηρεί μια ομάδα επικεντρωμένη στους στόχους της.
Χάρτες ως καθοδηγητικές δυνάμεις
Το έγγραφο της ναυτιλίας διευκρινίζει τις δομές εξουσίας, θεσπίζει σχέδια επικοινωνίας και χρησιμεύει ως γενικός οδηγός για τους προϋπολογισμούς και τις κατανομές. Όλα αυτά μπορεί να θεωρηθούν ως παρακωλύοντας τα θέματα πριν καν ξεκινήσουν. Αλλά ο Χάρτης συμβάλλει στην προστασία των έργων και των ομάδων καθορίζοντας κατευθυντήριες γραμμές και σαφείς προσδοκίες καθώς και περιορισμούς στις προσδοκίες και τους ρόλους. Ένα καλά γραπτό έγγραφο ναύλωσης θα παρέχει και θα προστατεύει το πεδίο για ομάδες, σχέδια και οργανισμούς.
