Το κείμενο που παράγεται στο γραφείο προέρχεται μόνο από προσεκτική εκτύπωση ή γρήγορη πληκτρολόγηση. Αυτό απαιτούσε πολύ προσοχή στη δημιουργία ενός εγγράφου και πολύ χρόνο όταν χρειαζόταν διορθώσεις. Σήμερα, το επιχειρηματικό κείμενο είναι εύκολο να αλλάξει και να παράγεται γρήγορα λόγω του λογισμικού επεξεργασίας κειμένου και των υπολογιστών, τα οποία είναι και τα δύο κοινά εργαλεία εργασίας.
Περιγραφή
Ένα έγγραφο επεξεργασίας κειμένου είναι οποιοδήποτε έγγραφο βασισμένο σε κείμενο που μοιάζει με το ίδιο, είτε εμφανίζεται σε οθόνη υπολογιστή είτε εκτυπώνεται σε έντυπη μορφή. Επειδή δημιουργείτε αυτά τα χειρόγραφα χρησιμοποιώντας λογισμικό υπολογιστή, μπορείτε να εισάγετε γρήγορα κείμενο και να αλλάξετε διαδραστικά την γενική διάταξη ή την εμφάνιση λέξεων.
Λογισμικό
Το πιο κοινό λογισμικό επεξεργασίας κειμένου είναι το Word, το οποίο είναι μέρος της μεγαλύτερης σουίτας του Microsoft Office. Το κύριο μειονέκτημα του είναι το υψηλό κόστος, αν και υπάρχουν άλλοι εμπορικοί ανταγωνιστές όπως το Corel WordPerfect. Άλλες δωρεάν εναλλακτικές λύσεις περιλαμβάνουν τα έγγραφα Google που βασίζονται στο Internet και το Open Source OpenOffice Writer, τα οποία και τα δύο μπορούν να ανοίγουν και να χειρίζονται αρχεία του Word. Σημειώστε ότι μεταξύ πολλών υποστηριζόμενων αρχείων επέκταση, το Word συνήθως χρησιμοποιεί doc και docx.
Στυλ
Τα έγγραφα επεξεργασίας του Word χρησιμοποιούν γενικά στυλ, οι οποίοι επιβάλλουν τη συνέπεια μεταξύ των διαφόρων στοιχείων ενός μακριού χειρογράφου. Για παράδειγμα, μπορείτε να ορίσετε ένα στυλ κεφαλίδας για να εμφανίζεται με συγκεκριμένη γραμματοσειρά, χρώμα και μέγεθος. Στη συνέχεια, μπορείτε να εφαρμόσετε αυτό το στυλ σε όλους τους τίτλους του εγγράφου. Εάν αποφασίσετε ότι θέλετε να αλλάξετε την εμφάνιση των κεφαλίδων, για παράδειγμα αυξάνοντας το μέγεθος της γραμματοσειράς, δεν χρειάζεται να αλλάξετε μεμονωμένα κάθε τίτλο. Αντ 'αυτού, προσαρμόστε το στυλ κεφαλίδας και όλο το κείμενο στο οποίο εφαρμόζεται το στυλ αλλάζει αυτόματα επίσης.
βιβλιογραφικές αναφορές
Οι αναφορές αλλάζουν αυτόματα το κείμενο ανάλογα με τις περιστάσεις. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε πίνακα περιεχομένων και ευρετήριο με αριθμούς σελίδων. Αν συμβεί να αλλάξετε τον αριθμό των σελίδων, δεν χρειάζεται να προσαρμόσετε ξεχωριστά τις αναφορές σελίδας. Αντ 'αυτού, αυτοί οι αριθμοί προσαρμόζονται αυτόματα όταν εκτυπώνετε το έγγραφο.
Μεταβιβάσιμο
Ένα έγγραφο επεξεργασίας κειμένου μπορεί εύκολα να ανταλλάξει πληροφορίες με άλλους τύπους λογισμικού. Για παράδειγμα, αντί να αναδιαμορφώνετε με σιγουριά έναν πίνακα πίτας προϋπολογισμού κάθε φορά που αλλάζουν ποσοστά, μπορείτε να εισαγάγετε το γράφημα από ένα πρόγραμμα υπολογιστικών φύλλων. Έτσι, αλλάζοντας τον αριθμό στο υπολογιστικό φύλλο, προσαρμόζετε αυτόματα το γράφημα στο έγγραφο. Ομοίως, αν το χειρόγραφο περιέχει πληροφορίες όπως ονόματα και διευθύνσεις που θέλετε να χρησιμοποιήσετε σε ξεχωριστό πρόγραμμα, μπορείτε να εξάγετε εύκολα αυτά τα δεδομένα για περαιτέρω επεξεργασία.
