Ο ISO, ο Διεθνής Οργανισμός Τυποποίησης, διατηρεί αυστηρές κατευθυντήριες γραμμές για τον έλεγχο εγγράφων που αφορούν επιχειρηματικές δραστηριότητες. Κάθε εταιρεία που επιχειρεί πιστοποιήσεις ISO πρέπει να αποδείξει μια επαληθεύσιμη μέθοδο για τη χρήση, την ενημέρωση και την αποθήκευση εγγράφων σχετικά με τον έλεγχο διαμόρφωσης της επιχείρησης.
Έλεγχος εγγράφων
Κάθε έγγραφο που χρησιμοποιείται για την εφαρμογή οποιουδήποτε προτύπου ISO πρέπει να ελέγχεται μέσω ενός συστήματος διαχείρισης ποιότητας (QMS) ειδικής για την εταιρεία. Το ISO ορίζει ένα ελεγχόμενο έγγραφο ως ένα που πληροί αυτά τα κριτήρια, ανεξάρτητα από το εφαρμοζόμενο πρότυπο.
Διαχείρισης της ποιότητας
Ένα ελεγχόμενο έγγραφο μπορεί να αποθηκευτεί ηλεκτρονικά, σε δίσκο, σε χαρτί ή ως φωτογραφία. Το QMS διασφαλίζει την ακεραιότητα κάθε εγγράφου ακολουθώντας συγκεκριμένους κανόνες για τη χρήση και την αποθήκευση εγγράφων. Η έκταση του QMS των μεμονωμένων εταιρειών θα διαφέρει ανάλογα με το μέγεθος της επιχείρησης, την ικανότητα του προσωπικού και την πολυπλοκότητα της επιχείρησης.
Δομή
Τυπικά, ένα πρότυπο ISO θα έχει τέσσερα επίπεδα δομής εγγράφων: πολιτική, διαδικασία, οδηγίες εργασίας, έντυπα και αρχεία. Κάθε επίπεδο έχει σχεδιαστεί για μια συγκεκριμένη περιοχή και εφαρμόζεται σε όλα τα επίπεδα του οργανισμού. Κάθε τύπος εγγράφου μπορεί να εφαρμοστεί σχεδόν σε οποιαδήποτε επιχείρηση.
