Ο νόμος για τα ομοσπονδιακά πρότυπα εργασίας αναφέρει ότι οι εταιρείες πρέπει να παρακολουθούν τις ώρες των εργαζομένων, αλλά δεν διευκρινίζουν πώς. Παρόλο που αυτό σημαίνει ότι μπορείτε να χρησιμοποιήσετε οτιδήποτε από ένα φύλλο εγγραφής που βασίζεται σε χαρτί σε ένα περίπλοκο σύστημα ηλεκτρονικών υπολογιστών, η εταιρεία είναι τελικά υπεύθυνη για τη διασφάλιση ότι τα φύλλα χρόνου είναι σωστά - όχι οι υπάλληλοι. Για το λόγο αυτό, η μέθοδος δεν είναι τόσο σημαντική όσο η εύρεση ενός συστήματος που λειτουργεί και να κολλάει με αυτό με συνέπεια.
Απαιτήσεις παρακολούθησης
Η FLSA απαιτεί τα αρχεία μισθοδοσίας να περιλαμβάνουν συγκεκριμένα δεδομένα σχετικά με τις ώρες εργασίας και τους μισθούς που κερδίζει ο εργαζόμενος. Ανεξάρτητα από το πώς παρακολουθείτε τις ώρες των εργαζομένων, τα ωράρια εργασίας πρέπει να περιλαμβάνουν την ώρα και την ημέρα που αρχίζει η εβδομάδα εργασίας του εργαζομένου, τις ώρες εργασίας κάθε μέρα και τις συνολικές ώρες εργασίας κάθε εβδομάδα. Επιπλέον, πρέπει να διατηρήσετε έγγραφα πηγής - όπως κάρτες χρόνου, χρονοδιαγράμματα εργασίας και εισιτήρια εργασίας - για δύο χρόνια, είτε επί τόπου είτε σε κεντρική θέση αποθήκευσης εκτός του χώρου.
Τυπική παρακολούθηση χρόνου
Η τυπική παρακολούθηση χρόνου λειτουργεί τόσο για υπαλλήλους πλήρους απασχόλησης όσο και για μερικώς απασχολούμενους, είτε εργάζονται τις ίδιες είτε διαφορετικές ώρες κάθε εβδομάδα. Με την τυπική παρακολούθηση, οι εργαζόμενοι πρέπει να τρυπώνουν και να τρυπώνουν χρησιμοποιώντας ένα ηλεκτρονικό ρολόι ή έναν ηλεκτρονικό υπολογιστή, δύο έως τέσσερις φορές την ημέρα ανάλογα με το αν παίρνουν ένα διάλειμμα γεύματος. Σύμφωνα με το Υπουργείο Εργασίας των ΗΠΑ, μπορείτε να ορίσετε μια πολιτική, όπως το χρόνο εγγραφής στα πλησιέστερα πέντε λεπτά ή το ένα δέκατο της ώρας, που αντιπροσωπεύει μικρές αποκλίσεις μεταξύ των ρολογιών και των πραγματικών ωρών εργασίας, ή έξω ακριβώς την ίδια στιγμή.
Παρακολούθηση εξαίρεσης
Μπορείτε να καταγράψετε ώρες χρησιμοποιώντας την παρακολούθηση εξαίρεσης για διοικητικούς ή άλλους υπαλλήλους οι οποίοι συνήθως εργάζονται τις ίδιες ώρες κάθε εβδομάδα. Με την παρακολούθηση εξαιρέσεων, δημιουργείτε μια φόρμα που εμφανίζει κανονικές ώρες εργασίας και απαιτεί από τους υπαλλήλους να καταγράφουν χρόνο μόνο αν ποικίλλουν από την κανονική εργάσιμη ημέρα. Για παράδειγμα, εάν η εργάσιμη μέρα ξεκινά κανονικά στις 8 π.μ. και ένας υπάλληλος φθάνει στις 8:10 π.μ., αλλά λειτουργεί όλη την υπόλοιπη μέρα κανονικά, η ώρα έναρξης θα δείξει την εξαίρεση και οι ώρες εργασίας της ημέρας θα είναι 10 λεπτά σύντομες.
Παρακολούθηση υπαλλήλων εκτός του χώρου
Οι περισσότερες επιχειρήσεις χρησιμοποιούν λογισμικό ηλεκτρονικού υπολογιστή για την παρακολούθηση των ωρών εργασίας για τους εργαζόμενους που εργάζονται στο σπίτι ή εκτός των εγκαταστάσεων. Η παρακολούθηση του εικονικού χρόνου καταγράφει τη συμμετοχή σε πραγματικό χρόνο, συνήθως σε δευτερόλεπτα. Ορίστε το πρόγραμμα να εκτελείται αυτόματα όταν ένας χρήστης συνδεθεί στον υπολογιστή εργασίας του για να μειώσει την πιθανότητα ότι ένας υπάλληλος θα ξεχάσει να τρυπήσει. Έτσι, η πρώτη οθόνη που ένας εργαζόμενος θα δει κάθε πρωί είναι η κάρτα εικονικής του ώρας. Οι επιλογές για εικονική παρακολούθηση χρόνου κυμαίνονται από ελεύθερα προγράμματα μέχρι ιδιόκτητο λογισμικό.
