Η παρακολούθηση της πειθαρχίας των εργαζομένων αποτελεί κύρια ευθύνη ενός επόπτη ή διευθυντή. Ένας ορισμός της πειθαρχίας είναι η επιβολή των εταιρικών κανόνων και πολιτικών. Λόγω ορισμένων νομικών ζητημάτων, όπως είναι οι διακρίσεις και η παρενόχληση, είναι απαραίτητο να τεκμηριώνονται γραπτώς όλες οι πειθαρχικές ενέργειες. Αν και η καλύτερη πειθαρχία είναι η «αυτοπειθαρχία», δυστυχώς υπάρχουν υπάλληλοι στο χώρο εργασίας. Ως εκ τούτου απαιτείται επίσημη εστίαση στην πειθαρχία.
Στοιχεία που θα χρειαστείτε
-
Αναφορές συμβάντων
-
Τεκμηρίωση της έρευνας
-
Τεκμηρίωση των πειθαρχικών μέτρων
-
Ξεχωριστό αρχείο με κλειδαριά
Διερευνήστε κάθε αναφορά ενός συμβάντος ή αδικήματος. Είναι καλύτερο να είσθε στην ασφαλή πλευρά παρά να τρέχετε με πειθαρχική ενέργεια, εάν τα γεγονότα δεν είναι αξιόπιστα. Η λήψη πειθαρχικών μέτρων οποιουδήποτε είδους είναι σοβαρή υπόθεση. Εάν δεν αντιμετωπιστεί με επαγγελματικό τρόπο, θα μπορούσαν να υπάρξουν νομικές συνέπειες για την εταιρεία. Ορισμένες εταιρείες χρησιμοποιούν ένα υπολογιστικό φύλλο Excel για την παρακολούθηση πειθαρχικών ενεργειών, αλλά η εμπιστευτικότητα είναι ένα ζήτημα.
Καταγράψτε εγγράφως το περιστατικό. Αν όχι γραπτά, δεν συνέβη ποτέ. Ανάλογα με την πολιτική της εταιρείας, το πρώτο περιστατικό ή αδίκημα μπορεί να αντιμετωπιστεί με προφορική προειδοποίηση. Παρόλα αυτά, συμπληρώστε τις σωστές φόρμες με τις ημερομηνίες, τους υπαλλήλους που συμμετέχουν, και όλοι οι χρόνοι, πού, ποιος, γιατί και ποιες ερωτήσεις απαντήθηκαν. Ακόμη και αν ήταν μόνο μια προφορική προειδοποίηση, το έγγραφο εγγράφως και να το υπογράψει τόσο ο υπάλληλος όσο και ο επιβλέπων. Τοποθετήστε το έγγραφο σε ξεχωριστό κλειδωμένο αρχείο στο φάκελο προσωπικού.
Γράψτε σαφώς και συμπεριλάβετε όλες τις απαραίτητες πληροφορίες. Να είστε προσεκτικοί σχετικά με την έκφραση θυμού ή οποιουδήποτε άλλου συναισθήματος στην τεκμηρίωση. Λάβετε υπόψη ότι μπορούν να το δουν και άλλοι, ακόμα και ο δικηγόρος του υπαλλήλου. Διατηρήστε αντικειμενικότητα και σεβασμό για τον εργαζόμενο. Κάθε φορά που χρησιμοποιείται το αρχείο, βεβαιωθείτε ότι επιστρέφεται στην κατάλληλη θέση, κάτω από το κλειδί και το κλειδί.
Ρυθμίστε ξεχωριστά αρχεία στο φάκελο προσωπικού. Οι πειθαρχικές ενέργειες πρέπει πάντα να τεκμηριώνονται εγγράφως και να τοποθετούνται στον φάκελο του υπαλλήλου. Προκειμένου να προστατευθεί το απόρρητο των εργαζομένων, πολλές εταιρείες διατηρούν τα αρχεία αυτά ξεχωριστά από άλλες πληροφορίες. Υπάρχουν ακόμα επιχειρήματα για την παρακολούθηση της πειθαρχίας των εργαζομένων σε ένα πακέτο λογισμικού.
Συμβουλές
-
Μοιραστείτε πληροφορίες σχετικά με τις πολιτικές και τις διαδικασίες με όλους τους υπαλλήλους.
Εξηγήστε το πειθαρχικό πρόγραμμα στο νέο προσανατολισμό των εργαζομένων σας.
Προειδοποίηση
Εάν χρησιμοποιείτε ένα πρόγραμμα λογισμικού για την παρακολούθηση τεκμηρίωσης πειθαρχίας, να είστε προσεκτικοί με τους κωδικούς πρόσβασης.
Θυμηθείτε το νόμο για την προστασία της ιδιωτικής ζωής και το δικαίωμα του εργαζομένου στην εμπιστευτικότητα όταν πρόκειται για πειθαρχικές ενέργειες.
