Πώς να προγραμματίσετε μια κλήση διάσκεψης. Στον εταιρικό κόσμο, οι συναντήσεις αποτελούν ζωτικό μέρος της επικοινωνίας. Ένας τρόπος για τη διεξαγωγή συναντήσεων στις οποίες οι συμμετέχοντες μπορεί να βρίσκονται σε διαφορετικά γραφεία ή ακόμα και σε διαφορετικά μέρη του κόσμου, είναι ο προγραμματισμός μιας κλήσης διάσκεψης. Αν και οι κλήσεις συνδιάσκεψης μπορούν να είναι ένας βολικός τρόπος επικοινωνίας, υπάρχουν μερικά βήματα που πρέπει να ακολουθήσετε για να σχεδιάσετε μία με επιτυχία. Ακολουθήστε αυτές τις συμβουλές για να προγραμματίσετε μια τηλεδιάσκεψη.
Αποφασίστε για μια ημερομηνία και ώρα για την κλήση συνδιάσκεψης. Βεβαιωθείτε ότι λαμβάνετε υπόψη τους συμμετέχοντες που διαμένουν σε διαφορετικές ζώνες ώρας κατά τον προγραμματισμό του χρόνου.Δεν θέλετε να προγραμματίσετε μια κλήση συνδιάσκεψης για κάποιο χρονικό διάστημα πριν ή μετά που οι συνάδελφοί σας κανονικά θα βρίσκονται στο γραφείο.
Προσθέστε έναν αριθμό κλήσης συνδιάσκεψης από το συνεδριακό κέντρο της εταιρείας σας ή επικοινωνήστε με έναν πάροχο διαδικτύου που διευκολύνει τις κλήσεις συνδιάσκεψης. Αυτό συχνά συνεπάγεται τη δημιουργία και την καταβολή και την καταβολή ενός μικρού τέλους, αλλά είναι μια βολική επιλογή εάν η εταιρεία σας δεν προσφέρει υπηρεσίες διασκέψεων.
Προετοιμάστε ένα αίτημα συσκέψεων που αναφέρει λεπτομερώς την ημερομηνία, την ώρα και το προτεινόμενο θέμα. Αυτό θα πρέπει να αποστέλλεται μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στους συμμετέχοντες κλήσεων διάσκεψης αρκετές εβδομάδες μπροστά από το χρόνο, ώστε να τους δοθεί αρκετός χρόνος για να φιλοξενήσουν την κλήση συνδιάσκεψης σας. Βεβαιωθείτε ότι έχετε συμπεριλάβει συγκεκριμένες οδηγίες κλήσης και αριθμούς PIN που θα χρειαστεί να έχουν οι συμμετέχοντες για να έχουν πρόσβαση στην κλήση.
Δημιουργήστε μια ατζέντα για την κλήση συνδιάσκεψης. Η ατζέντα σας θα πρέπει να καλύπτει το τι θα θέλατε να επιτύχει η κλήση διάσκεψης, ποια παραδοτέα θα απαιτηθούν μετά την κλήση και ποιοι συμμετέχοντες θα είναι υπεύθυνοι για τα επόμενα βήματα.
Στείλτε την ημερήσια διάταξη και τυχόν συμπληρωματικές πληροφορίες που θα χρειαστεί να αναλάβουν οι συμμετέχοντες για αρκετές ημέρες πριν από την κλήση. Μπορεί να συμπεριλάβετε υπολογιστικά φύλλα ή αναφορές που παρέχουν φόντο για το θέμα που σκοπεύετε να αντιμετωπίσετε.
Παρακολουθήστε προσωπικά με οποιονδήποτε συμμετέχοντα δεν έχετε λάβει επιβεβαίωση από την ημέρα πριν από την τηλεδιάσκεψη. Μια τηλεφωνική κλήση είναι καλύτερη στην περίπτωση αυτή, επειδή ο συμμετέχων μπορεί να μην έχει λάβει το email σας με την αίτηση σύσκεψης.
