Οι τηλεφωνικές συνεντεύξεις είναι χρήσιμες για τη διοργάνωση συνάντησης με μια ομάδα ανθρώπων σε διαφορετικά μέρη που πρέπει να λάβουν αποφάσεις. Μια ομάδα δικηγόρων μπορεί να χρειαστεί να συναντηθεί και να αποφασίσει μια στρατηγική για την περίπτωση του πελάτη τους, ή μια ομάδα bachelorettes μπορεί να προσπαθεί να σχεδιάσει ένα ντους γάμου. Μια κλήση συνδιάσκεψης μπορεί να βοηθήσει μια ομάδα ανθρώπων να πάρει αποφάσεις μέσα σε λίγα λεπτά, κάτι που μπορεί να χρειαστεί να διαρκέσει μέρες με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και να γίνει αδύνατο να γίνει αυτοπροσώπως.
Στοιχεία που θα χρειαστείτε
-
Τηλέφωνο
-
Λογισμικό συνάντησης-προγραμματισμού
Προσδιορίστε τα άτομα που χρειάζεστε για να προσκαλέσετε στην κλήση συνδιάσκεψης. Στη συνέχεια, δώστε προτεραιότητα στη σημασία της παρουσίας κάθε ατόμου. Εάν υπάρχουν τρία ή τέσσερα άτομα που καλούν στην κλήση συνδιάσκεψης, η ιεράρχηση της λίστας προσκεκλημένων ενδέχεται να μην είναι σημαντική. Αλλά αν προσκαλείτε έξι ή περισσότερα άτομα, είναι πιο πιθανό ότι θα υπάρξουν προγραμματισμένες συγκρούσεις. Βεβαιωθείτε ότι οι σημαντικοί φορείς λήψης αποφάσεων θα μπορούν να παρακολουθήσουν.
Επικοινωνήστε με σημαντικούς συμμετέχοντες για να προσδιορίσετε τις διενέξεις προγραμματισμού. Μάθετε εάν και πότε τα άτομα αυτά θα είναι έξω από την πόλη για μεγάλο χρονικό διάστημα, σε αεροπλάνο και δεν είναι διαθέσιμα για να καλέσουν ή με άλλο τρόπο ανίκανα να παρευρεθούν. Ρυθμίστε το χρόνο συσκέψεών σας γύρω από αυτές τις συγκρούσεις.
Στείλτε μια πρόσκληση σε όλους τους συμμετέχοντες. Χρησιμοποιήστε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, το Evite ή άλλο πρόγραμμα λογισμικού πρόσκλησης. Το Microsoft Outlook μπορεί να προγραμματίσει τη σύσκεψη, να στείλει προσκλήσεις και να επιτρέψει στους προσκεκλημένους να αποδεχθούν ή να αρνηθούν. Θα έχετε γρήγορα μια γενική ιδέα για το ποιος μπορεί να παρευρεθεί και ποιος δεν μπορεί. Οι προσκεκλημένοι μπορούν να έχουν προτάσεις σχετικά με τις ώρες που λειτουργούν καλύτερα γι 'αυτούς και μπορούν επίσης να σας στέλνουν στοιχεία της ημερήσιας διάταξης στις απαντήσεις τους στο αίτημα της σύσκεψης. Αναθεωρήστε την πρόσκλησή σας βάσει των σχολίων που λαμβάνετε.
Προγραμματίστε τη συνεδρίασή σας χρησιμοποιώντας μια υπηρεσία κλήσης. Υπάρχουν αρκετές εταιρείες που ειδικεύονται στη φιλοξενία τηλεφωνικών κλήσεων, όπως το FreeConference και το InstantConference. Αν η εταιρεία σας προγραμματίζει συχνά κλήσεις διάσκεψης, μάθετε εάν η εταιρεία σας έχει σύμβαση με συγκεκριμένη υπηρεσία κλήσης.
Στείλτε την τελική πρόσκληση σε όλους τους συμμετέχοντες. Αποστείλετε την πρόσκληση ακόμα και στους χρήστες που απέρριψαν την αρχική αίτηση σύσκεψης, σε περίπτωση που αργότερα θα είναι διαθέσιμες. Βεβαιωθείτε ότι έχετε συμπεριλάβει όλες τις σχετικές πληροφορίες στην πρόσκληση, συμπεριλαμβανομένης της ημερομηνίας και της ώρας της κλήσης, του κωδικού χώρας και του αριθμού τηλεφώνου που θα χρησιμοποιήσουν οι συμμετέχοντες, καθώς και των απαραίτητων κωδικών συμμετεχόντων. Επίσης, συμπεριλάβετε τον αριθμό επαφής σας έτσι ώστε οι συμμετέχοντες να μπορούν να επικοινωνήσουν απευθείας μαζί σας εάν έχουν προβλήματα με την κλήση.
Συμβουλές
-
Εάν δεν έχετε χρησιμοποιήσει ποτέ μια υπηρεσία κλήσης συνδιάσκεψης, ρωτήστε γύρω από τη σαφήνεια των κλήσεων και την ευκολία χρήσης. Υπάρχουν μερικές δωρεάν υπηρεσίες και μερικές χρεώνουν μια χρέωση. Συγκρίνετε τις τιμές των υπηρεσιών που βασίζονται σε αμοιβές και αποφασίζετε ποια ταιριάζει καλύτερα στις ανάγκες της επιχείρησής σας.
