Η λήψη ακριβών σημειώσεων κατά τη διάρκεια μιας κλήσης διάσκεψης μπορεί να διασφαλίσει ότι έχετε σαφή καταγραφή των συζητήσεων. Είναι καλύτερο να σημειώνετε όσο το δυνατόν περισσότερες πληροφορίες, ακούγοντας παρά να προσπαθείτε να αποφασίσετε τι είναι σημαντικό κατά την ακρόαση. Μπορείτε πάντα να επιστρέψετε και να απομακρύνετε τα σημαντικότερα στιγμιότυπα αργότερα, αλλά μια φαινομενικά ασήμαντη λεπτομέρεια που παρουσιάστηκε νωρίς θα μπορούσε να έχει μεγαλύτερη σημασία αργότερα στη συνομιλία.
Καταγράψτε την κλήση
Πολλές υπηρεσίες κλήσεων συνδιάσκεψης σας επιτρέπουν να καταγράφετε τις κλήσεις. Αν πραγματοποιείτε εγγραφή, πρέπει να ειδοποιήσετε όλους τους συμμετέχοντες ότι η κλήση καταγράφεται στην αρχή της κλήσης. Έχοντας μια εγγραφή της κλήσης σας επιτρέπει να επιστρέψετε και να επανεξετάσετε την κλήση όσες φορές θέλετε, εξασφαλίζοντας ότι δεν θα χάσετε σημαντικά στοιχεία. Οι μέθοδοι στις οποίες μπορείτε να καταγράψετε την κλήση ποικίλλουν ανάλογα με τον πάροχο. Ζητήστε οδηγίες για την εγγραφή κλήσεων συνδιάσκεψης από τον παροχέα σας.
Καλέστε τους συμμετέχοντες
Σημειώστε ποιος είναι στην κλήση συνδιάσκεψης όταν ξεκινά η κλήση. Δώστε προσοχή σε ποιος λέει τι κατά τη διάρκεια της κλήσης και αποδίδει σημαντικές δηλώσεις στο πρόσωπο που τις έκανε στις σημειώσεις σας. Παρακολουθήστε οποιεσδήποτε εργασίες ή έργα τα άτομα που αναλαμβάνουν την ευθύνη κατά τη διάρκεια της κλήσης και σημειώστε ποιος έχει την αποστολή. Αν συζητηθεί, σημειώστε επίσης τι συνεπάγεται κάθε ανάθεση.
Θέματα συνομιλίας
Παρακολουθήστε κάθε διαφορετικό θέμα της συνομιλίας καθώς και τα επιμέρους θέματα μέσα σε κάθε. Εάν υπάρχει χρονοδιάγραμμα κλήσεων, σημειώστε ποια θέματα καλύπτονται και τι συζητήθηκε. Η ατζέντα μπορεί να χρησιμεύσει ως ένα τραχύ περίγραμμα για τις σημειώσεις σας. Σημειώστε τυχόν ενημερώσεις, ειδήσεις, λύσεις και ιδέες που παρουσιάστηκαν κατά τη διάρκεια της κλήσης. Φυσική συζήτηση μπορεί να μεταβείτε αρκετά, αλλά προσπαθώντας να διαμορφώσετε τις σημειώσεις κατά σειρά με το θέμα θα είναι χρήσιμη για όσους τις αναθεωρούν.
Μορφοποίηση τελικών σημειώσεων
Οι αρχικές σας σημειώσεις πιθανότατα φαίνονται μπερδεμένες μετά την ολοκλήρωση της κλήσης. Οργανώστε τις σημειώσεις σε ενότητες σχετικά με τα διάφορα θέματα που καλύπτει η πρόσκληση. Προσδιορίστε ποιος μιλάει όταν αναδιαμορφώνει τις σημειώσεις σας. Θα μπορούσατε επίσης να περιλάβετε μια σύντομη περίληψη που υπογραμμίζει τι έχει επιτευχθεί ή αποφασιστεί κατά τη διάρκεια της πρόσκλησης, ή τα κύρια σημεία συζήτησης. Συμπεριλάβετε αυτήν την περίληψη στην αρχή του εγγράφου. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε μια άλλη ενότητα με τον κατάλογο των εντολών που έχουν ανατεθεί κατά τη διάρκεια της κλήσης και ποιος είναι υπεύθυνος για αυτές. Αυτό επιτρέπει στους ανώτερους υπαλλήλους μια γρήγορη αναφορά για το τι συνέβη κατά τη διάρκεια της πρόσκλησης, χωρίς να χρειάζεται να διαβάσετε τις λεπτομερείς σημειώσεις.
