Ένας έλεγχος είναι μια τυπική διαδικασία που ένας υπάλληλος ελέγχου διενεργεί για να δει πώς λειτουργεί μια εταιρεία και πώς μπορεί να βελτιωθεί. Υπάρχουν διάφοροι τύποι ελέγχων, όπως η απόδοση και η χρηματοδότηση, αλλά όλες ακολουθούν την ίδια βασική διαδικασία. Η διαδικασία συνήθως αναλύεται σε τέσσερα κύρια τμήματα, όπως ο αρχικός σχεδιασμός, η επιτόπια εργασία, η αναφορά και η παρακολούθηση με το κλείσιμο.
Συμπληρώστε και στείλτε μια προκαταρκτική επιστολή ειδοποίησης στον πελάτη ή την υπηρεσία που ελέγχεται. Αναλύστε πότε θα πραγματοποιηθεί ο έλεγχος, πόσο καιρό αναμένετε να λάβει, ο υπεύθυνος του ελέγχου εάν ο υπάλληλος δεν είστε εσείς και μια λίστα ελέγχου του τύπου δεδομένων που θα αναζητήσετε και θα χρειαστείτε κατά τη διάρκεια του ελέγχου.
Προγραμματίστε μια συνάντηση με τους διευθυντές της εταιρείας ή του τμήματος. Καθορίστε τους στόχους και το εύρος του ελέγχου με τους διαχειριστές και μάθετε ποιοι πόροι είναι διαθέσιμοι. Λάβετε σε βάθος πληροφορίες για τις διαδικασίες της εταιρείας ή του τμήματος, επίσης. Επιτρέψτε στους διαχειριστές να εκφράσουν τυχόν ανησυχίες τους σχετικά με τον έλεγχο ή να θέσουν ερωτήσεις.
Πραγματοποιήστε μια βασική έρευνα της εταιρείας ή του τμήματος. Σκοπός της έρευνας είναι να συμπληρώσει αυτό που μάθατε κατά τη συνάντηση του διευθυντή και να σας βοηθήσουμε να κατανοήσετε καλύτερα τους στόχους, τις λειτουργίες και τους τρέχοντες μηχανισμούς ελέγχου της εταιρείας, όπως οι διαδικασίες αδειοδότησης.Μια ποικιλία δεδομένων όπως το εγχειρίδιο της εταιρείας και οι δηλώσεις εργαζομένων μπορεί να είναι χρήσιμες κατά τη διάρκεια αυτού του σταδίου.
Διαμορφώστε ένα βασικό σχέδιο πεδίου που βασίζεται στις πληροφορίες που αποκτήθηκαν μέσω της συνάντησης και της έρευνας. Το σχέδιο πεδίου περιγράφει πώς θα έχετε τα υπόλοιπα δεδομένα που θα χρησιμοποιήσετε. Μπορεί να ποικίλλει με βάση στοιχεία όπως η δύναμη των εταιρικών ελέγχων.
Συζητήστε με τα μέλη του προσωπικού για τη συλλογή των εγγράφων - αυτά ποικίλλουν ανάλογα με τον συγκεκριμένο τύπο ελέγχου που διεξάγετε - και λάβετε την αντίληψή τους για το τι συμβαίνει στην εταιρεία. Ρωτήστε τι σκέφτονται ότι η εταιρεία κάνει καλά και τι μπορεί να βελτιωθεί και γιατί.
Ελέγξτε τα έγγραφα που συλλέξατε από τα μέλη του προσωπικού. Ελέγξτε για σφάλματα εισόδου ή αντικρουόμενες πληροφορίες. Ελέγξτε ξανά με τα μέλη του προσωπικού για να δείτε εάν έχουν επαρκή εξήγηση για τα σφάλματα ή τις συγκρούσεις.
Βεβαιωθείτε ότι η τεκμηρίωση και οι διαδικασίες είναι σύμφωνες με την πολιτική της εταιρείας και άλλους τοπικούς, κρατικούς ή ομοσπονδιακούς κανονισμούς.
Ελέγξτε τα στοιχεία ελέγχου που διαθέτει η εταιρεία ή το τμήμα. Η δοκιμή σημαίνει μόνο ότι εξετάζετε την τεκμηρίωση για συγκεκριμένες συναλλαγές - συνήθως κάπου στη γειτονιά των 24 με 36 - πιο κοντά. Τα περισσότερα λάθη ή διαφορές που συναντάτε στην τεκμηρίωση και τις συνεντεύξεις, τόσο πιο σημαντικό είναι αυτό. Εάν η τεκμηρίωση αρχικά δείχνει ότι τα χειριστήρια λειτουργούν καλά, μπορεί να μην χρειάζεται να κάνετε πολλά σε αυτό το βήμα. Οι έλεγχοι που δεν ελέγχουν τους ελέγχους λέγεται ότι ακολουθούν μια ουσιαστική προσέγγιση.
Δημιουργήστε κάποιες αρχικές απόψεις σχετικά με την εταιρεία ή το τμήμα και πώς λειτουργεί ή θα μπορούσε να βελτιωθεί. Παρέχετε σχόλια προς τους διαχειριστές της εταιρίας ή των τμημάτων και τους ζητάτε γραπτή απάντηση στις συστάσεις και τα αρχικά σας ευρήματα. Η απάντηση πρέπει να εξηγεί πώς οι διευθυντές σκοπεύουν να επιλύσουν τα προβλήματα που απομονώσατε.
Δημιουργήστε ένα γενικό σχέδιο έκθεσης ελέγχου. Η έκθεση πρέπει να περιλαμβάνει γενικές πληροφορίες και να περιγράφει το πεδίο του ελέγχου. Πρέπει επίσης να δείξει τι βρήκατε και ποιες ήταν οι συστάσεις σας με βάση τα ευρήματα αυτά, καθώς και αντίγραφα ή εξαιρέσεις από τις απαντήσεις των διαχειριστών.
Γνωρίστε ξανά με τους διαχειριστές και συζητήστε την ακατέργαστη αναφορά σας. Παρέχετε αντίγραφα και απαντήστε σε τυχόν ερωτήσεις που μπορεί να έχουν οι διαχειριστές. Το σημείο αυτής της συνάντησης είναι να εξασφαλίσει ότι οι διαχειριστές καταλαβαίνουν όλα όσα έχετε κάνει και τι πρέπει να κάνουν για να βελτιώσουν.
Τερματίστε και επεξεργαστείτε την αναφορά σας για να δημιουργήσετε ένα τελικό σχέδιο. Το τελικό σχέδιο πρέπει να περιλαμβάνει τα αποτελέσματα της συνεδρίασης αναθεώρησης του ελέγχου. Διανείμετε το τελικό σχέδιο στους διαχειριστές.
Παρακολουθήστε το τμήμα ή την εταιρεία εντός έξι έως δώδεκα μηνών για να μάθετε εάν η εταιρεία ή η υπηρεσία έχουν κάνει αλλαγές για να διορθώσουν τα προβλήματα που εντοπίστηκαν κατά τη διάρκεια του ελέγχου.
Γράψτε μια επίσημη επιστολή στους διαχειριστές, αναφέροντας τι έμαθε κατά τη διάρκεια της παρακολούθησης και τυχόν πρόσθετες εργασίες που θα χρειαστείτε. Εάν η εταιρεία ή η υπηρεσία έχει εκπληρώσει τις προσδοκίες, να το αναφέρετε στην επιστολή και να δηλώσετε ότι αφού έχετε πετύχει τους στόχους του ελέγχου, κλείνετε τον έλεγχο.
Συμβουλές
-
Να είστε έτοιμοι για κάποια ένταση κατά τη διάρκεια της διαδικασίας ελέγχου. Οι άνθρωποι είναι συχνά νευρικοί για τα σφάλματα που μπορεί να βρείτε, ακόμα και αν τα λάθη είναι αθώα, επειδή πάρα πολλά λάθη μπορεί να σημαίνουν ότι η δουλειά τους βρίσκεται στη γραμμή. Βεβαιωθείτε ότι είναι δική σας δουλειά απλώς να διερευνήσετε, να μην δώσετε ανταμοιβές ή τιμωρίες. Πάντα να εξηγείτε τον ακριβή λόγο για τον οποίο ζητάτε συγκεκριμένα δεδομένα, έτσι ώστε οι εργαζόμενοι να κατανοούν το σκεπτικό σας.
