Η διαχείριση των πληροφοριών είναι ένα εξαιρετικά σημαντικό στοιχείο των επιχειρήσεων που βασίζονται στη γνώση στον 21ο αιώνα. Η διαχείριση των πληροφοριών επιτρέπει στους οργανισμούς να είναι πιο αποτελεσματικοί, μοιράζοντας τις πληροφορίες σε όλη την εταιρεία. Αυτό ωθεί έναν οργανισμό να ενεργεί ως ομάδα, στην οποία κάθε μέλος έχει πρόσβαση στη βάση γνώσεων άλλων. Η διαχείριση των πληροφοριών είναι σπάνια προβληματική. Τυπικές προκλήσεις περιλαμβάνουν τη συλλογή των πληροφοριών, τη διάθεσή τους και τη διασφάλιση της χρήσης τους.
Συλλογή πληροφοριών
Χωρίς τη συλλογή πληροφοριών, είναι αδύνατο να το μοιραστείτε. Οι πληροφορίες μπορούν να συλλεχθούν με διάφορους τρόπους. Στις επιχειρήσεις λιανικής πώλησης, τα στοιχεία πωλήσεων από μεμονωμένα καταστήματα αναφέρονται στην εταιρική έδρα, η οποία μπορεί να μοιράζεται αυτές τις πληροφορίες με όλα τα καταστήματα. Αυτό μπορεί να βοηθήσει τα μεμονωμένα καταστήματα λιανικής πώλησης να κατανοήσουν τις τάσεις της καταναλωτικής ζήτησης. Στον τομέα των επαγγελματικών υπηρεσιών, είναι κοινό για τους υπαλλήλους να συμπληρώνουν ερωτηματολόγια σχετικά με το έργο που εκτελούν και τις ανάγκες των πελατών τους. Αυτό που είναι σημαντικό είναι να εξασφαλιστεί ότι τα δεδομένα που συλλέγονται είναι τόσο σχετικά και ακριβή.
Δημιουργία διαθέσιμων πληροφοριών
Η διάθεση πληροφοριών είναι μια πρόκληση που συχνά δημιουργεί δυσκολίες στους οργανισμούς. Είναι ένα πράγμα να συλλέγουμε πληροφορίες, αλλά ένα άλλο να το κάνουμε ευρέως διαθέσιμο. Μια τεχνική είναι η αύξηση της προσωπικής επικοινωνίας μέσω της χρήσης διυπηρεσιακών ομάδων. Αυτό ενθαρρύνει τους ανθρώπους να μοιράζονται τις προσωπικές τους γνώσεις με άλλους. Μια άλλη μέθοδος για την ανταλλαγή πληροφοριών είναι μέσω της τεχνολογίας. Οι βάσεις δεδομένων μπορούν να παρέχουν πληροφορίες σε άτομα σε έναν οργανισμό. Αυτό δίνει τη δυνατότητα σε μια διεθνή εταιρεία να αποκτήσει πρόσβαση σε λεπτομέρειες σχετικά με τις αγορές σε όλο τον κόσμο. Ωστόσο, οι βάσεις δεδομένων συνεπάγονται σημαντικές οικονομικές επενδύσεις για να είναι επιτυχείς.
Διασφάλιση της χρήσης των πληροφοριών αυτών
Εάν οι πληροφορίες συλλέγονται και διατίθενται με επιτυχία, η μόνη εναπομένουσα πρόκληση είναι να διασφαλιστεί ότι θα έχουν πρόσβαση και θα τεθούν σε χρήση. Προκειμένου να διασφαλιστεί η πρόσβαση στις πληροφορίες, είναι καλύτερο να αναπτυχθούν τεχνικές ανταλλαγής πληροφοριών που είναι απλές και εύχρηστες. Μια βάση δεδομένων, για παράδειγμα, θα πρέπει να είναι φιλική προς το χρήστη. Προκειμένου να διασφαλιστεί η πραγματική χρήση των πληροφοριών, είναι σημαντικό να δείξουμε στους υπαλλήλους ότι υπάρχουν απτά οφέλη στη χρήση των διαθέσιμων πληροφοριών.
