Σύμφωνα με το Γραφείο Στατιστικών Εργασίας, υπάρχουν περισσότερες από τέσσερις εκατομμύρια γραμματείς και διοικητικοί βοηθοί στις Ηνωμένες Πολιτείες. Ενώ ο γραμματέας των όρων και ο διοικητικός βοηθός συχνά χρησιμοποιούνται εναλλακτικά, σε ορισμένες εταιρείες υπάρχουν ορισμένες σημαντικές διαφορές μεταξύ των δύο θέσεων, συμπεριλαμβανομένων των καθηκόντων εργασίας, του επιπέδου ευθύνης και του επιπέδου εκπαίδευσης και κατάρτισης που απαιτείται για την εκτέλεση της εργασίας.
Ορισμός του γραμματέα
Γενικά, ένας γραμματέας είναι κάποιος που εκτελεί αυστηρά καθήκοντα γραφείου και υποστήριξης, όπως δακτυλογράφηση, υπαγόρευση, αρχειοθέτηση ή φωτοτυπία. Οι γραμματείς απαντούν επίσης στα τηλέφωνα και παραδίδουν μηνύματα, ταξινομούν και παραδίδουν αλληλογραφία και, σε ορισμένες επιχειρήσεις, χειρίζονται τις υποχρεώσεις υποδοχής. Οι γραμματείς συχνά λαμβάνουν επίσης τα λεπτά συνάντησης. Στις περισσότερες περιπτώσεις, οι γραμματείς δεν εποπτεύουν το προσωπικό ούτε έχουν την εξουσία να αναθέτουν καθήκοντα.
Ορισμός του βοηθού διαχείρισης
Οι διοικητικοί βοηθοί, σε αντίθεση με τους γραμματείς, γενικά έχουν καθήκοντα που εκτείνονται πέρα από τις λειτουργίες των υπαλλήλων. Οι διοικητικοί βοηθοί χειρίζονται συχνά τα ημερολόγια των εργοδοτών τους, πραγματοποιούν ρυθμίσεις ταξιδιών, συντάσσουν έγγραφα και, ενδεχομένως, συνεργάζονται με τους προϊστάμενους και άλλους υπαλλήλους τους για έργα. Διαχειρίζονται συχνά τη συντήρηση του εξοπλισμού γραφείου και συνεργάζονται με τους πωλητές για την αγορά προμηθειών και τη διαπραγμάτευση των τιμών και των συμβάσεων. Οι διοικητικοί βοηθοί σε ορισμένες εταιρείες μπορούν επίσης να εποπτεύουν άλλους υπαλλήλους γραφείου.
Απαιτήσεις εκπαίδευσης
Παρόλο που είναι δυνατή η προσπέλαση γραμματειακής θέσης αρχικού επιπέδου με γυμνασιακή εκπαίδευση, για πιο προχωρημένες διοικητικές θέσεις, όπως εκτελεστικοί γραμματείς ή βοηθοί εκτελεστικών στελεχών, αποκτά όλο και μεγαλύτερη σημασία για τους υποψηφίους να αποκτήσουν πτυχίο κολλεγίου ή σημαντική εργασιακή εμπειρία, καθώς πολλοί διοικητικοί βοηθοί συνεργάζονται στενά με στελέχη σε έργα υψηλού επιπέδου. Για να εργαστείτε ως νομικός ή ιατρικός γραμματέας, πρέπει γενικά να ολοκληρώσετε ένα εξειδικευμένο πρόγραμμα για να μάθετε την ορολογία και τις διαδικασίες που σχετίζονται με τον τομέα.
Απαιτήσεις δεξιοτήτων
Ο εξαιρετικός υπολογιστής, ο εξοπλισμός γραφείου και οι ικανότητες δακτυλογράφησης είναι απαίτηση τόσο για γραμματείς όσο και για διοικητικούς βοηθούς. Είναι επίσης σημαντικό να έχουμε καλές επικοινωνιακές και διαπροσωπικές δεξιότητες, καθώς και οι δύο αυτές θέσεις γενικά απαιτούν αλληλεπίδραση με το κοινό και τους συναδέλφους. Ο οργανισμός είναι επίσης σημαντικός για τους γραμματείς και τους διοικητικούς βοηθούς, καθώς η δουλειά τους συχνά επικεντρώνεται στην κράτηση άλλων οργανωμένων. Σύμφωνα με το Γραφείο Στατιστικών Εργασίας, καθώς οι διευθυντές και άλλοι επαγγελματίες αναλαμβάνουν περισσότερα καθήκοντα που χειρίζονται παραδοσιακά γραμματείς, όπως η επεξεργασία κειμένου, η ζήτηση για αυστηρά υπαλλήλους θα μειωθεί, ενώ οι ρόλοι διοικητικού βοηθού θα επεκταθούν.
Πληρωμή
Σε γενικές γραμμές, οι διοικητικοί βοηθοί κερδίζουν περισσότερους από γραμματείς. Σύμφωνα με το Γραφείο Στατιστικών Εργασίας, ο μέσος μισθός για έναν γραμματέα είναι 29.050 δολάρια ετησίως, από το 2008. Οι γραμματείς της νομικής, της ιατρικής και της εκτελεστικής εξουσίας κερδίζουν περισσότερα, με ορισμένους εκτελεστικούς γραμματείς να κερδίζουν περισσότερα από 50.000 δολάρια ετησίως. Οι διοικητικοί βοηθοί κερδίζουν κατά μέσο όρο 40.030 δολάρια ετησίως, με ορισμένους εκτελεστικούς βοηθούς που κερδίζουν περισσότερα από 60.000 δολάρια ετησίως. Η πραγματική αμοιβή καθορίζεται από τη γεωγραφική θέση, την εκπαίδευση, την εμπειρία και τη βιομηχανία.
2016 Πληροφορίες για τους μισθούς των γραμματέων και των διοικητικών βοηθών
Οι γραμματείς και οι διοικητικοί βοηθοί κέρδισαν μέσο ετήσιο μισθό ύψους 38.730 δολαρίων το 2016, σύμφωνα με το Γραφείο Στατιστικής Εργασίας των ΗΠΑ. Στο χαμηλό τέλος, οι γραμματείς και οι διοικητικοί βοηθοί κέρδισαν 25ο εκατοστημόριο μισθό 30.500 δολαρίων, δηλαδή 75 τοις εκατό κέρδισαν περισσότερο από αυτό το ποσό. Ο μισθός του 75ου εκατοστημορίου είναι $ 48.680, δηλαδή 25% κερδίζουν περισσότερα. Το 2016, 3.990.400 άτομα απασχολήθηκαν στις Η.Π.Α. ως γραμματείς και διοικητικοί βοηθοί.
