Είτε επικοινωνείτε με υπαλλήλους, προμηθευτές ή πελάτες, εξασφαλίζοντας ότι παράγετε αποτελεσματικά μηνύματα, είναι ζωτικής σημασίας για την επιτυχία της επιχείρησής σας. Για να βεβαιωθείτε ότι η επικοινωνία της επιχείρησής σας είναι στο στόχο, θα πρέπει να βεβαιωθείτε ότι περιέχει τα πέντε χαρακτηριστικά που είναι κοινά για τα πιο αποτελεσματικά μηνύματα.
Σαφής σκοπός
Τα αποτελεσματικά μηνύματα περιλαμβάνουν έναν σαφή σκοπό να ενημερώσουν, να πείσουν ή να συνεργαστούν με το συγκεκριμένο κοινό. Το μήνυμα πρέπει να σχεδιαστεί σύμφωνα με το επίπεδο κατανόησης του κοινού, την πιθανή αντίδραση και τη σχέση του με τον συνθέτη. Γενικά, είναι καλύτερο να συμπεριλάβετε μόνο μία κύρια ιδέα σε κάθε μήνυμα, εκτός εάν υπάρχουν στενά συναφή θέματα που πρέπει να αντιμετωπιστούν από κοινού. Έχοντας σαφή σκοπό στην επιχειρηματική επικοινωνία θα βοηθήσει επίσης να προσδιορίσετε το μέσο που χρησιμοποιείται για την παράδοση του μηνύματος.
Κατάλληλα κανάλια
Είναι επίσης σημαντικό να επιλέξετε το κατάλληλο κανάλι για την παράδοση του μηνύματος. Η επικοινωνία μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την παράδοση σε μεγάλα ακροατήρια, ενώ η επικοινωνία πρόσωπο με πρόσωπο είναι πιο κατάλληλη για μικρότερες ομάδες. Η επίσημη επικοινωνία που χρειάζεται τεκμηρίωση, όπως είναι οι αναθεωρήσεις των εργαζομένων ή οι αλλαγές πολιτικής, θα είναι καλύτερο σε γραπτή μορφή. Εναπόκειται στον αποστολέα να καθορίσει ποια έξοδος είναι η πλέον κατάλληλη για ένα συγκεκριμένο μήνυμα. Για παράδειγμα, μια τηλεοπτική παρουσίαση που αναγγέλλει μια εταιρική κοινωνική είναι ένας δημιουργικός και διασκεδαστικός τρόπος για να διεγείρει τους υπαλλήλους, ενώ η χρήση βίντεο για να ανακοινώσει ότι ένας θάνατος στην οικογένεια του CEO μπορεί να συναντήσει την αδιαφορία. Το μέσο θα πρέπει να συμπληρώνει, να μην στρεβλώνει, το σκοπό του μηνύματος.
Σωστά γεγονότα
Η επιχειρηματική επικοινωνία απαιτεί υψηλό επίπεδο ακρίβειας στην αναφορά πληροφοριών. Χαρακτηριστικά των αποτελεσματικών επιχειρηματικών μηνυμάτων περιλαμβάνουν σαφείς ημερομηνίες, γεγονότα, πόρους και χρονοδιαγράμματα, τα οποία θα πρέπει να ελέγχονται εκ των προτέρων για πληρότητα και σαφήνεια. Τα αποτελεσματικά μηνύματα είναι επίσης απαλλαγμένα από ορολογία, αργκό και "εταιρική ομιλία". Για παράδειγμα, αντί να το αναφέρουμε, "η εταιρεία χρησιμοποιεί ευκαιρίες υψηλής προστιθέμενης αξίας για την επέκταση των στρατηγικών", απλοποιώντας το λέγοντας, "η ομάδα μας χρησιμοποιεί τους καλύτερους πόρους για να βοηθήσει την επιχείρησή μας να αναπτυχθεί".
Συμπληρώστε τα μηνύματα
Η γραπτή και προφορική επικοινωνία θα είναι αποτελεσματική μόνο όταν ολοκληρωθούν τα μηνύματά της. Τα επιχειρησιακά μηνύματα που αναφέρουν μόνο ένα μέρος της ιστορίας είναι ικανά να συγχέουν τους παραλήπτες και να αποτυγχάνουν να τα εμπλέξουν όπως επιδιώκεται. Μια καλή δοκιμή είναι να ρωτήσετε αν κάποιο μήνυμα απαντά σε όλες τις ακόλουθες ερωτήσεις: ποιος, τι, πότε, πού, γιατί και πώς. Ο μόνος τρόπος για τους υπαλλήλους, τους πωλητές ή τους επιχειρηματικούς συνεργάτες να δρουν σε ένα μήνυμα είναι αν τους παρέχεται το πλήρες πεδίο εφαρμογής τους.
Δημιουργικά Χαρακτηριστικά
Ανεξάρτητα από το αν η επιχειρηματική επικοινωνία απευθύνεται σε επιχειρηματίες κεφαλαίων επιχειρηματικού κινδύνου ή σε προσωπικό ασφαλείας, οι άνθρωποι δίνουν προσοχή μόνο σε αυτά που τους ενδιαφέρουν. Τα πιο αποτελεσματικά μηνύματα είναι σύντομα, ελκυστικά και μέχρι στιγμής. Οι περισσότεροι άνθρωποι δεν θα βρουν κάθε μήνυμα ενδιαφέρουσα, έτσι ώστε η αποτελεσματική ανταλλαγή μηνυμάτων στην επιχειρηματική επικοινωνία να περιλαμβάνει ένα κομμάτι δημιουργικότητας. Η συγκέντρωση και συμπύκνωση των μηνυμάτων θα αυξήσει την πιθανότητα να διαβαστούν, ενώ έμφαση σε ιδέες μεγάλου ενδιαφέροντος θα ενθαρρύνει την ανάδραση και τη δράση.
