Τα οφέλη φορολογίας και ευθύνης από την ενσωμάτωση της επιχείρησής σας αντισταθμίζονται από μεγαλύτερες νομικές απαιτήσεις. Πρέπει να εκτελέσετε την επιχείρησή σας σύμφωνα με τις κρατικές και ομοσπονδιακές απαιτήσεις για την εταιρική συμπεριφορά. Μια απαίτηση είναι ότι διοργανώνετε ετήσια συνάντηση για τους μετόχους, ακόμη και αν είστε ο μόνος ιδιοκτήτης. Πρέπει επίσης να κρατάτε πρακτικά για να καταγράψετε τι συνέβη στη συνεδρίαση.
Κρατήστε το απλό
Η τήρηση πρακτικών της συνεδρίασης αποτελεί νομική απαίτηση, αλλά είναι επίσης χρήσιμη. Τα πρακτικά σας αποδεικνύουν ότι έχετε εκπληρώσει τις προϋποθέσεις για μια νομική συνάντηση και να καταγράψετε τις αποφάσεις, τις ψήφοι και τις ενέργειες που έχετε αναλάβει. Δεν χρειάζεται να συμπεριλάβετε όλες τις τελευταίες λεπτομέρειες: αυτό που μετράει είναι το αποτέλεσμα ψηφοφορίας, όχι κάθε σημείο της συζήτησης. Πρέπει να λάβετε όλα τα πραγματικά περιστατικά σωστά. Μόλις καταγραφούν τα πρακτικά, όλοι όσοι είναι παρόντες πρέπει να κληθούν να υπογράψουν την ακρίβειά τους. Αυτό προστατεύει την εταιρεία αν κάποιος αμφισβητήσει μια απόφαση αργότερα. Κρατήστε τη γλώσσα απλή και επίσημη, έτσι ώστε να μην υπάρχει αμφιβολία πώς να ερμηνεύσετε τα πρακτικά.
Γνωστοποίηση
Μια εταιρία S, ακόμη και μια επιχείρηση ενός ατόμου, πρέπει να έχει κανονισμούς. Οι Κανονισμοί ορίζουν την ημερομηνία της ετήσιας συνεδρίασης των μετόχων, αλλά πρέπει να ενημερώσετε τους μετόχους εκ των προτέρων. Η ειδοποίηση περιλαμβάνει την ημερομηνία, την ώρα και τον τόπο, καθώς και μια λίστα με τις ενέργειες που θέλετε να λάβετε και τους υποψήφιους για θέσεις του διοικητικού συμβουλίου. Όταν καταθέτετε τα πρακτικά, συμπεριλάβετε ένα αντίγραφο της ειδοποίησης ειδοποίησης. Αν κάποιος ειδοποιηθεί αργά, ζητήστε της να υπογράψει μια παραίτηση από την κοινοποίηση. Προσθέστε αυτό και στα λεπτά.
Λαμβάνοντας Συμμετοχή
Τα πρακτικά σας θα πρέπει να απαριθμούν όλους όσους παρακολούθησαν τη συνάντηση - όλους τους μετόχους και κάθε διευθυντή. Εάν οι Κανονισμοί σας καθορίζουν απαρτία - έναν ελάχιστο αριθμό συμμετεχόντων - η λίστα σας δείχνει ότι πληρούσατε την απαρτία, έτσι ώστε οι ληφθείσες ψήφοι να είναι νομικά δεσμευτικές. Εάν οι κανονισμοί δεν καθορίζουν απαρτία, ισχύουν οι κανόνες του κράτους. Οι κανόνες μπορεί να είναι απλώς ότι έχετε την πλειοψηφία των παρόντων μετόχων με δικαίωμα ψήφου ή ένα καθορισμένο τμήμα - το ένα τρίτο από αυτό στο Delaware, για παράδειγμα - ή το δικό σας κράτος δεν μπορεί να θέσει ένα ελάχιστο όριο. Εάν είστε ο μόνος ιδιοκτήτης, το 100% των μετόχων είναι πάντα παρόντες.
Δράσεις που έχουν αναληφθεί
Μια τυπική ετήσια συνάντηση περιλαμβάνει μια έκθεση για τα εταιρικά οικονομικά και μια ψήφο για το διοικητικό συμβούλιο. Στα πρακτικά πρέπει να περιλαμβάνεται ο κατάλογος των υποψηφίων και οι ψήφοι που λαμβάνει κάθε υποψήφιος. Εάν η εταιρία S επιθυμεί αποφάσεις των μετόχων σε άλλα θέματα, τα πρακτικά θα πρέπει να αναφέρουν το ζήτημα και να συμφωνήσουν τις ψηφοφορίες. Όλα τα ετήσια πρακτικά θα πρέπει να αποθηκεύονται σε ένα αρχείο ή σε ένα "λεπτό βιβλίο", έτσι ώστε να έχετε τις διαθέσιμες αναφορές εάν κάποιος θέτει ερωτήσεις σχετικά με τον τρόπο διεξαγωγής των συναντήσεων.
