Όταν ένας νέος υπάλληλος συμμετέχει στην ομάδα, οι διαχειριστές ανθρώπινου δυναμικού έχουν ευθύνη στην εταιρεία και στον υπάλληλο να συλλέξουν και να παράσχουν τις κατάλληλες πληροφορίες. Αυτό περιλαμβάνει ομοσπονδιακά εξουσιοδοτημένα έγγραφα καθώς και στοιχεία για την εταιρεία. Ενώ τα πρωτόκολλα μπορεί να ποικίλουν ανάλογα με τον εργοδότη, υπάρχουν κοινά στοιχεία μεταξύ των περισσότερων λιστών ελέγχου νέας μίσθωσης HR.
Φορολογικά Έντυπα
Οι νέοι υπάλληλοι πρέπει να συμπληρώσουν μια φόρμα παρακράτησης φόρου, συνήθως ένα έντυπο W-4. Ανεξάρτητοι εργολάβοι μπορούν να συμπληρώσουν ένα έγγραφο 1099. Οι εργαζόμενοι πρέπει να αναφέρουν τις εξαιρέσεις παρακράτησης. Οι εργαζόμενοι οφείλουν επίσης να συμπληρώσουν έντυπο I-9 εντός τριών ημερών από την πρόσληψη, γεγονός που αποδεικνύει το δικαίωμά τους να εργάζονται στις Ηνωμένες Πολιτείες. Οι εργοδότες οφείλουν να λάβουν δύο μορφές τεκμηρίωσης που επιβεβαιώνουν το δικαίωμα εργασίας ενός εργαζομένου. Παραδείγματα περιλαμβάνουν ένα τρέχον διαβατήριο ΗΠΑ, κάρτα κοινωνικής ασφάλισης, κάρτα εγγραφής ψηφοφόρου, άδεια οδήγησης ή ταυτότητα κρατικής ταυτότητας. Επιπλέον, οι νέοι υπάλληλοι ενδέχεται να χρειαστεί να συμπληρώσουν έγγραφα για την παρακράτηση φόρου εισοδήματος του κράτους.
Οφέλη
Ενώ οι παροχές σε εργαζόμενους ποικίλλουν ανάλογα με την εταιρεία, τα τυποποιημένα οφέλη συνήθως περιλαμβάνουν αμειβόμενους μήνες, όπως διακοπές, ατομικές, άρρωστες μέρες και αργίες. Τα οφέλη καλύπτουν επίσης την ασφάλιση υγείας, την ασφάλεια ζωής και τη βραχυπρόθεσμη και μακροπρόθεσμη ασφάλιση αναπηρίας. Θα πρέπει να συζητηθούν επιλογές συνταξιοδότησης, όπως τα συνταξιοδοτικά προγράμματα και τα σχέδια των 401.000, και οι εργαζόμενοι θα πρέπει επίσης να λάβουν όλες τις πληροφορίες σχετικά με τις παροχές τους γραπτώς. Ορισμένες εταιρείες προσφέρουν άλλα οφέλη, όπως χρόνος flex, αποζημίωση μπόνους, συμμετοχή σε ευεξία και εταιρικές εκπτώσεις. Οι νέες προσλήψεις πρέπει να ενημερώνονται για όλα αυτά τα οφέλη όταν ξεκινούν τη δουλειά τους.
Προσανατολισμός
Ο προσανατολισμός των υπαλλήλων μπορεί να πραγματοποιηθεί με τη μορφή συναντήσεων ή σεμιναρίων, καθώς και σε ηλεκτρονικά μαθήματα και έντυπα πακέτα καλωσορίσματος. Οι πληροφορίες προσανατολισμού περιλαμβάνουν συνήθως επιχειρηματικές πολιτικές και διαδικασίες, ημερομηνίες πληρωμής, φύλλα χρόνου και πληροφορίες στάθμευσης. Ορισμένες εταιρείες διαθέτουν διαδικασίες ασφαλείας, όπως σήματα ή απαιτήσεις σύνδεσης, καθώς και ασφάλεια υπολογιστών, η οποία πρέπει επίσης να καλύπτεται με προσανατολισμό. Το HR μπορεί να καλείται να καλύψει τη σεξουαλική παρενόχληση και την εταιρική ηθική κατά τη διάρκεια του νέου προσανατολισμού των εργαζομένων. Άλλα θέματα μπορεί να περιλαμβάνουν αναλώσιμα γραφείου και εγκατάσταση σταθμών εργασίας.
