Οι οικονομικές εκθέσεις στους μετόχους, τα σχέδια μάρκετινγκ και οι αξιολογήσεις ποιότητας είναι όλα παραδείγματα εκθέσεων που έχουν συνταχθεί για επιχειρήσεις. Μια σύντομη αναφορά είναι ακριβώς όπως κάθε άλλη αναφορά, αλλά με λιγότερες σελίδες. Πρέπει να αναφέρει τους βασικούς στόχους της έκθεσης, να συνοψίζει τις βασικές πληροφορίες, να αναθεωρεί τις εναλλακτικές λύσεις και να προτείνει μια μελλοντική πορεία. Αντιμετωπίστε την αναφορά ως σχέδιο - σχεδιάστε το και στη συνέχεια γράψτε το με καθαρό και απλό στυλ. Το σύντομο είναι καλό, επειδή είναι πιο πιθανό ότι απασχολημένος ή αδιάφορος, αλλά τα κρίσιμα κόμματα θα το διαβάσουν.
Σχεδίαση
Γνωρίστε με τους ανώτερους για να διευκρινίσετε τις απαιτήσεις, επειδή θα καθορίσουν τη μορφή και το περιεχόμενο της έκθεσης. Για παράδειγμα, μια έκθεση αξιολόγησης του έργου δεν θα δομηθεί με τον ίδιο τρόπο όπως ένα σχέδιο μάρκετινγκ ή μια οικονομική έκθεση.
Εξετάστε το υλικό υποβάθρου, συμπεριλαμβανομένων των εγγράφων που σας παρασχέθηκαν όταν σας δόθηκε η γραπτή εργασία και το υλικό που συλλέγετε ανεξάρτητα από το Διαδίκτυο, τη βιβλιοθήκη και από συναντήσεις και συνομιλίες με ενδιαφερόμενα μέρη (όπως διευθυντές επιχειρηματικών μονάδων, προμηθευτές και πελάτες).
Προετοιμάστε το πρότυπο αναφοράς, περιλαμβάνοντας μια σύνοψη, μια εισαγωγή, τμήματα για εναλλακτικές λύσεις και προτεινόμενες λύσεις, συστάσεις και ένα συμπέρασμα.
Περιεχόμενο
Γράψτε την εισαγωγή. Συνήθως όχι περισσότερο από μια παράγραφο, η εισαγωγή πρέπει να αναφέρει τον στόχο της έκθεσης και να προσδιορίζει τα βασικά ζητήματα. Θα πρέπει να αποτελέσει οδηγό για την υπόλοιπη έκθεση, αλλά δεν πρέπει να την συνοψίσουμε. Για παράδειγμα, η πρώτη γραμμή θα μπορούσε να είναι: "Στόχος αυτής της έκθεσης είναι να εξετάσουμε λύσεις για τα τρέχοντα θέματα ποιότητας στην παραγωγική μονάδα μας", ακολουθούμενη από μια σύνοψη των κυριότερων θεμάτων.
Συγκεντρώστε το σώμα της αναφοράς. Στο παράδειγμα της μονάδας παραγωγής, τα τμήματα θα μπορούσαν να περιλαμβάνουν τεχνικές λεπτομέρειες, έναν κατάλογο εναλλακτικών λύσεων μαζί με ανάλυση κόστους-οφέλους για κάθε μία και συστάσεις. Ένα επιχειρηματικό σχέδιο θα έχει διαφορετικό σύνολο τομέων, όπως έρευνα αγοράς, ανταγωνιστική ανάλυση και οικονομικές προβολές. Όποια και αν είναι η μορφή, τα τμήματα θα πρέπει να είναι σε λογική σειρά, ώστε ο αναγνώστης να μην χρειάζεται να γυρίζει πίσω και πίσω για να καταλάβει το περιεχόμενο.
Συμπληρώστε την έκθεση ανατρέχοντας στους στόχους της έκθεσης. Για το παράδειγμα της εγκατάστασης παραγωγής, το συμπέρασμα θα μπορούσε να είναι ένα σχέδιο εφαρμογής για τη συνιστώμενη λύση. Για μια οικονομική έκθεση, το συμπέρασμα θα μπορούσε να είναι οι προοπτικές των επιχειρήσεων.
Αναφέρετε τις παραπομπές που αναφέρονται στο κείμενο, προσδιορίζοντας τη δημοσίευση από την οποία προήλθαν, τον τίτλο, τον δημιουργό και την ημερομηνία. Κατάλογος άλλων σχετικών πηγών σε μια ενότητα βιβλιογραφίας ή πόρων.
Γράψτε τη σύνοψη. Σε περίπου μια ή δύο παραγράφους, συνοψίζει την έκθεση, έτσι ώστε ένα πολυάσχολο στέλεχος να μπορεί να καταλάβει τα βασικά σημεία και να μετακομίσει στις λεπτομέρειες αργότερα. Για μια οικονομική έκθεση, η σύνοψη μπορεί να είναι απλώς ένας πίνακας που δείχνει τις βασικές τάσεις των πωλήσεων και των κερδών.
Προετοιμάστε μια συνοδευτική σελίδα με τον τίτλο της έκθεσης, την ημερομηνία και τα ονόματα και τις συγγενείς των δημιουργών. Συμπεριλάβετε έναν πίνακα περιεχομένων για αναφορές που υπερβαίνουν τις 15 σελίδες.
Απευθυνθείτε στην επιστολή διαβίβασης σε ένα άτομο (διευθυντή ή αναθέτοντα υπάλληλο), όχι σε ένα τμήμα. Προσδιορίστε τις βασικές συστάσεις της αναφοράς, δώστε τα στοιχεία επικοινωνίας σας και καταγράψτε τα συνημμένα.
Συμβουλές
-
Οι πίνακες, τα διαγράμματα και οι λεπτομερείς υπολογισμοί θα πρέπει να τοποθετούνται ως προσαρτήματα, αλλά οι βασικές λήψεις θα πρέπει να ενσωματωθούν στην κύρια έκθεση.
