Οι διαδικασίες του γραφείου είναι σημαντικές αν θέλετε να τρέχετε τα πράγματα ομαλά σε ένα επαγγελματικό περιβάλλον, είτε πρόκειται για μια νομική εταιρία, ιατρείο ή κυβερνητική εγκατάσταση. Είναι σημαντικό να έχετε μια γραπτή διαδικασία ορατή Κάθε γραφείο πρέπει να έχει ένα γραπτό σύνολο διαδικασιών που αναπτύσσονται από τον επιβλέποντα και διευθυντή γραφείου ορατό στο μπροστινό γραφείο.
Τι διαδικασίες του γραφείου πρέπει να καθορίζουν
Οι ώρες γραφείου πρέπει να είναι το πρώτο πράγμα που αναφέρθηκε και όλοι οι εργαζόμενοι πρέπει να εργάζονται εγκαίρως και να προετοιμαστούν για την ημέρα. Εάν ένας πελάτης έρχεται στο γραφείο και κανείς δεν είναι εκεί, υπάρχει πιθανότητα να έχει μια αρνητική εικόνα της επιχείρησης και δεν μπορεί ποτέ να επιστρέψει. Επίσης, το γραφείο πρέπει να είναι τακτοποιημένο, καθαρό και καλά παρεχόμενο. Βεβαιωθείτε ότι είναι διαθέσιμος ένας κατάλογος check-in και στυλό για να μπορούν οι πελάτες να συνδεθούν και, εάν είναι δυνατόν, να κάνουν τον καφέ και το νερό διαθέσιμο. Οι πρώτες εντυπώσεις είναι όλα σε μια επιτυχημένη επιχείρηση. Επιπλέον, κάθε πελάτης πρέπει να αντιμετωπίζεται με σεβασμό και επαγγελματισμό, είτε βρίσκονται στο γραφείο είτε στο τηλέφωνο. Εάν μια κλήση έρχεται για έναν επόπτη, ο εργαζόμενος θα πρέπει να λάβει όλες τις πληροφορίες πριν από τη σύνδεσή του με τον καλούντα, συμπεριλαμβανομένου του ονόματος, της φύσης της κλήσης και του τηλεφωνικού αριθμού σε περίπτωση απώλειας σύνδεσης. Εάν η κλήση είναι για ραντεβού, θα πρέπει να ανακαλύψουν τη φύση της επίσκεψης και να τους ενημερώσουν για το τι είναι διαθέσιμο, φροντίζοντας να λάβετε έναν αριθμό τηλεφώνου σε περίπτωση ακύρωσης. Πρέπει να επαναλαμβάνουν πάντα αυτό που λέγεται έτσι δεν υπάρχει σύγχυση.
Οργάνωση
Οργανώστε και διατηρήστε έναν σταθμό εργασίας για μέγιστη παραγωγικότητα, βεβαιωθείτε ότι υπάρχει χαρτί στο φωτοαντιγραφικό μηχάνημα, ότι οι υπολογιστές λειτουργούν, ότι τα μηνύματα διανέμονται και ότι τα μηνύματα παραδίδονται. Εάν η δουλειά σας προϋποθέτει ρυθμίσεις για ταξίδια, βεβαιωθείτε ότι γνωρίζετε πού επιθυμεί ο επιβλέπων σας να μείνει και να καταγράψει τις ώρες πτήσεων και τις πληροφορίες ενοικίασης αυτοκινήτου και να μάθετε για τον καιρό στον προορισμό ταξιδιού. Πάντα επικοινωνήστε με τον προϊστάμενό σας πριν από την κράτηση των σχεδίων ταξιδιού. Όταν ολοκληρωθούν όλες οι κρατήσεις, εκτυπώστε δύο δρομολόγια - ένα για εσάς και ένα για τον επόπτη σας - και βεβαιωθείτε ότι έχετε εισάγει τις ημερομηνίες ταξιδιού στο ημερολόγιο.
Στο τέλος της ημέρας, πηγαίνετε πάνω σε ραντεβού με τον προϊστάμενό σας και ενημερώνεστε για τα προγραμματισμένα ραντεβού της για την επόμενη μέρα. Ρυθμίστε τον αυτόματο τηλεφωνητή στο φωνητικό ταχυδρομείο ή στην υπηρεσία αυτόματου τηλεφωνητή. Απενεργοποιήστε όλο τον εξοπλισμό, τις συσκευές αντιγραφής, τους εκτυπωτές και τους υπολογιστές και αδειάστε την καράφα καφέ και απενεργοποιήστε την καφετιέρα. Τέλος, βεβαιωθείτε ότι όλες οι πόρτες είναι κλειδωμένες πριν ρυθμίσετε το ξυπνητήρι.
