Σε περιβάλλον γραφείου είναι σημαντικό να διατηρείται πάντα μια επαγγελματική συμπεριφορά. Είναι ουσιαστικά απαραίτητο και πρέπει να γίνει κάθε προσπάθεια να φθάσει εγκαίρως. Εκτός αν περιμένετε μια σημαντική κλήση, τα κινητά τηλέφωνα θα πρέπει να απενεργοποιούνται ή να τίθενται σε δόνηση έτσι ώστε να μην διαταράσσουν το γραφείο. Φόρεμα στο κατάλληλο ένδυμα για τον τύπο της επιχείρησης που διεξάγεται. Για παράδειγμα, η χρήση τζιν σε επαγγελματικό περιβάλλον γραφείου θα θεωρείται ακατάλληλη, αλλά τα τζιν μπορεί να είναι αποδεκτή ενδυμασία σε ένα γραφείο κατασκευής.
Εξυπηρέτηση πελατών
Ένας από τους πιο σημαντικούς παράγοντες στις διαδικασίες γραφείου είναι ο τρόπος με τον οποίο αντιμετωπίζονται οι πελάτες όταν τηλεφωνούν ή επισκέπτονται το γραφείο.
Όταν συναλλάσσεστε με τους πελάτες, είναι καλή ιδέα να χαιρετήσετε το άτομο με χαμόγελο και να είστε προσεκτικοί στις ανάγκες σας. Εάν ένας πελάτης έρχεται με ένα παράπονο ακούει προσεκτικά αλλά δεν γίνεται αμυντικός, αντιπαραθετικός ή αναστατωμένος, θα εξυπηρετήσει μόνο την κλιμάκωση της κατάστασης. Παρουσιάστε γνήσια ανησυχία με την έκφραση του προσώπου ή τη γλώσσα του σώματος, όταν ένας πελάτης παραπονιέται. Σε περίπτωση που ο πελάτης κλαπεί, επιτρέψτετάς του να αρέσει - μην προσπαθήσετε να σταματήσετε ή να μιλήσετε πάνω τους. Μόλις έχουν εκφράσει την καταγγελία τους, απαντήστε ήρεμα, αναφέροντάς τους τι σκοπεύετε να κάνετε για να τους βοηθήσετε ή σε ποιον θα τους αναφέρετε και πώς το άτομο αυτό θα μπορέσει να βοηθήσει στην επίλυση του προβλήματος.
Τηλεφωνική εθιμοτυπία
Επειδή το άτομο στην άλλη άκρη της γραμμής δεν μπορεί να σας δει, τα τηλέφωνα θα πρέπει να απαντηθούν κατά τρόπο αισιόδοξο. Το άτομο στο άλλο άκρο θα πρέπει να μπορεί να ακούσει το "χαμόγελο" στη φωνή σας. Πάντα να απαντάτε σε εισερχόμενες κλήσεις με το όνομα της εταιρείας να φροντίζει να δηλώνει το όνομα της εταιρείας έτσι ώστε να είναι κατανοητό. Μερικές φορές είναι απαραίτητο να προβάλλετε κλήσεις πριν τις προωθήσετε στον παραλήπτη. Κάνετε κάθε προσπάθεια για να έχετε δίκιο το όνομα του ατόμου. Κρατήστε ένα σημειωματάριο πρακτικό για να γράψετε το όνομα του καλούντος σε περίπτωση διακοπών ή ο παραλήπτης δεν απαντά και η κλήση αναπήδησε πίσω. Αυτό θα επιτρέψει την άμεση αντιμετώπιση του καλούντος.
Αλληλεπίδραση με άλλους εργαζόμενους
Ποτέ δεν είναι καλή ιδέα να συζητάτε προσωπικά θέματα με άλλους υπαλλήλους ή να συμμετέχετε σε κουτσομπολιό γραφείου. Η πολιτική και η θρησκεία πρέπει να αποφεύγονται ως θέματα συζήτησης γραφείου.
Να σέβετε πάντα όταν απευθύνεστε σε άλλους υπαλλήλους. Ένας καλός κανόνας είναι αν το άτομο που απευθύνεστε είναι υποδεέστερος που είναι εντάξει για να τα αντιμετωπίσει με το όνομά τους, αλλά ένας επόπτης ή διευθυντής πρέπει να απευθυνθεί ως κ. Ή κα, εκτός εάν ζητήσουν να τους απευθυνθεί από την πρώτη τους όνομα.
Οργάνωση
Ο χώρος εργασίας πρέπει πάντα να είναι καθαρός, καθαρός και οργανωμένος. Αν είστε άρρωστοι ή μακριά από το γραφείο για οποιονδήποτε λόγο, κάποιος μπορεί να χρειαστεί να ανακτήσει πληροφορίες από το γραφείο σας και δεν θα πρέπει να "χτυπά" μέσα από όλα στην περιοχή εργασίας σας για να βρείτε αυτό που ψάχνουν. Είναι επίσης σημαντικό να μην φυλάσσετε προσωπικά αντικείμενα μέσα ή πάνω στο γραφείο σας επειδή κάποιος μου τυχαίνει να «σκοντάφτει» σε κάτι που δεν θέλετε να γίνετε δημόσιος.
Προσοχή στη λεπτομέρεια
Εάν η εργασία απαιτεί αρκετά βήματα για να ολοκληρωθεί, είναι καλή ιδέα να κάνετε μια λίστα ελέγχου και να ελέγξετε κάθε στοιχείο όπως έχει ολοκληρωθεί. Ανεξάρτητα από το ποια καθήκοντα έχουν ανατεθεί, ιδιαίτερη προσοχή στη λεπτομέρεια είναι ζωτικής σημασίας για την καλή δουλειά.
Αν η δημιουργία εγγράφων είναι μέρος της εργασίας, φροντίστε να εκτελέσετε μια ορθογραφία και έλεγχο γραμματικής σε κάθε έγγραφο. Όποια και αν είναι η εργασία που απαιτείται, είναι πάντα καλή ιδέα να κάνετε διπλό έλεγχο της εργασίας πριν την ενεργοποιήσετε.
