Από καιρό σε καιρό, οι εργαζόμενοι ενδέχεται να χρειαστεί να ανανεώσουν τις αναμνήσεις τους σχετικά με τον τρόπο εκτέλεσης ορισμένων εργασιών. Ομοίως, νέοι υπάλληλοι σε έναν οργανισμό θα θελήσουν να μάθουν τα σχοινιά όσο το δυνατόν γρηγορότερα, χωρίς να χρειάζεται να διακόπτουν τους εποπτικούς ή τους συναδέλφους τους με αμέτρητες ερωτήσεις. Ένα εγχειρίδιο διαδικασιών γραφείου επιτυγχάνει και τους δύο στόχους, παρέχοντας γραπτά πρωτόκολλα και προσδοκίες απόδοσης που μπορούν στη συνέχεια να αναφερθούν στις αξιολογήσεις των υπαλλήλων και στην τεκμηρίωση για πειθαρχικές ενέργειες.
Προσδιορίστε το σκοπό και το εύρος του εγχειριδίου γραφείου που θέλετε να αναπτύξετε. Το περιεχόμενο των εγχειριδίων γραφείου εν γένει εμπίπτει σε δύο κατηγορίες: (1) τον τρόπο αλληλεπίδρασης με τους ανθρώπους και (2) τον τρόπο εκτέλεσης συγκεκριμένων εργασιών, συμπεριλαμβανομένης της λειτουργίας του εξοπλισμού που απαιτείται για τη δημιουργία, τη διαχείριση και την παράδοση αγαθών και υπηρεσιών. Τα εγχειρίδια του Office συχνά περιλαμβάνουν επίσης οργανωτικούς χάρτες, καταλόγους πόρων και δείγματα εντύπων. Η πολυπλοκότητα ενός εγχειριδίου γραφείου βασίζεται στο ποιος θα είναι οι χρήστες-στόχοι. Εάν, για παράδειγμα, το περιεχόμενο σχετίζεται με τις πελατειακές σχέσεις και τον τρόπο επεξεργασίας των καταγγελιών, δεν θα ήταν λογικό να συμπεριληφθούν κεφάλαια σχετικά με τον τρόπο λειτουργίας ενός περονοφόρου οχήματος ή τον τρόπο χειρισμού επικίνδυνων υλικών.
Αποφασίστε για την παρουσίαση μορφής που ταιριάζει καλύτερα στις ανάγκες της επιχείρησής σας. Ενώ τα εγχειρίδια γραφείου θεωρούνται συνήθως ως οδηγίες που τυπώνονται σε χαρτί και τοποθετούνται σε συνδετικά τριών δακτυλίων με θήκες διαχωριστικού, η τεχνολογία έχει ανοίξει την πόρτα σε πιο συναρπαστικές - καθώς και πιο οικονομικές - μεθόδους παροχής πληροφοριών. Εξετάστε, για παράδειγμα, εάν ένα ηλεκτρονικό εγχειρίδιο διαδικασιών θα διευκόλυνε και θα έδινε ταχύτερη πρόσβαση των εργαζομένων στις πληροφορίες εισάγοντας λέξεις-κλειδιά. Μια ηλεκτρονική μορφή θα μπορούσε επίσης να διευκολύνει τη διαδικασία ενημέρωσης και αναθεώρησης του περιεχομένου, καθώς και την ενσωμάτωση περιεχομένου ήχου και βίντεο επίδειξης για τη βελτίωση της μάθησης.
Δημιουργήστε μια λίστα με όλα τα θέματα των κεφαλαίων στα οποία θέλετε να αντιμετωπίσετε το εγχειρίδιό σας. Εάν, για παράδειγμα, αποφασίσετε να γράψετε οδηγίες σχετικά με τον τρόπο λειτουργίας διαφόρων συσκευών γραφείου, θα προσδιορίσετε μεμονωμένα τμήματα για ηλεκτρονικούς υπολογιστές, τηλεομοιοτυπικά μηχανήματα, τηλεφωνικά συστήματα, μικροφωτογραφίες, φωτοτυπικά μηχανήματα, συστήματα εγγραφής, ταχυδρομικούς μετρητές και συσκευές ταξινόμησης. Αποφασίστε εάν πρόκειται να γράψετε ολόκληρο το περιεχόμενο μόνοι σας ή να αναθέσετε το πρώτο σχέδιο κάθε τμήματος σε άτομα που είναι πολύ έμπειρα στο αντικείμενο.
Οργανώστε τα διαδικαστικά βήματα από τις πιο απλές έννοιες σε αυτά που είναι πιο περίπλοκα. Εξετάστε εάν η συμπερίληψη φωτογραφιών, σχεδίων, πινάκων ή άλλων γραφικών θα συμπληρώσει την κατανόηση του υλικού από τον χρήστη. Παρέχετε ένα γλωσσάριο ακρωνύμων και ορολογίας που αφορά συγκεκριμένες εργασίες. Όπου είναι πρακτικό, παράσχετε παραδείγματα για τον τρόπο συμπλήρωσης εντολών απαίτησης, ταξιδιωτικών εξόδων, αιτήσεων διακοπών, φύλλων χρόνου, αποδείξεων πελατών και άλλων εντύπων που χρησιμοποιεί η εταιρεία.
Καθορίστε ένα χρονικό πλαίσιο για την ολοκλήρωση κάθε τμήματος του νέου εγχειριδίου. Εάν είναι απαραίτητο, προγραμματίσετε ένα μπλοκ χρόνου κάθε μέρα για την έρευνα, τη σύνταξη, την αναθεώρηση και τη συναρμολόγηση περιεχομένου.
Έχετε το περιεχόμενο να εξετάζεται από το προσωπικό του ανθρώπινου δυναμικού και το νομικό προσωπικό πριν από τη διάδοση, ώστε να διασφαλίζεται ότι η γλώσσα του είναι σαφής, ξεκάθαρη και συνεπής με τις κρατικές και ομοσπονδιακές εντολές και κανονισμούς. Παρέχετε σε κάθε παραλήπτη του εγχειριδίου ένα φύλλο υπογραφής που δηλώνει τη συγκατάθεσή του να διαβάσει το υλικό και να συμμορφωθεί με τις οδηγίες του.
Συμβουλές
-
Ένα εγχειρίδιο γραφείου πρέπει πάντοτε να θεωρείται έργο σε εξέλιξη και επομένως να επανεξετάζεται σε συνεχή βάση ώστε να εξασφαλίζεται ότι το περιεχόμενο αντικατοπτρίζει επακριβώς τις ακολουθούμενες διαδικασίες και τον εξοπλισμό που χρησιμοποιείται για την εκτέλεση των καθηκόντων αυτών.
