Υπάρχουν στοιχεία που δεν πρέπει ποτέ να παραλειφθούν σε επαγγελματική επιστολή. Ένα από αυτά είναι τα στοιχεία επικοινωνίας σας και το άλλο το κλείσιμο σας, όπως "Καλώς ήλθατε", "Αληθινά" και άλλοι. Τα στοιχεία επικοινωνίας περιλαμβάνονται συνήθως στην κορυφή μιας φυσικής επιστολής και στο κάτω μέρος ενός επαγγελματικού ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ενώ οι θέσεις είναι διαφορετικές σε κάθε μορφή ενός γράμματος, η μορφή των πληροφοριών επαφής παραμένει η ίδια.
Παρόλο που είναι απλό να προσθέσετε πληροφορίες επικοινωνίας, είναι σημαντικό να γίνει σωστά ή αλλιώς η επιστολή σας θα φανεί αντιεπαγγελματική. Τα στοιχεία επικοινωνίας σας είναι το τελευταίο πράγμα που θέλετε να είστε δημιουργικοί. Το καλύτερο που μπορείτε να κάνετε είναι να χρησιμοποιήσετε ένα πρότυπο για να διατηρήσετε τις επικοινωνίες σας συνεπείς.
Τρόποι τερματισμού μιας επιστολής
Δεν έχει σημασία τι είδους πληροφορίες επικοινωνίας περιλαμβάνετε στην επιστολή. Θα μπορούσε να είναι το ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο, ο αριθμός τηλεφώνου ή η διεύθυνση του δρόμου. Το σημείο είναι να ενημερώσετε τον παραλήπτη της επιστολής τον καλύτερο και γρηγορότερο τρόπο να επικοινωνήσετε μαζί σας. Αυτές οι πληροφορίες είναι συνήθως γραμμένες στην συνοδευτική επιστολή για μια φυσική επιστολή, όπου μπορείτε επίσης να προσθέσετε ότι ο παραλήπτης μπορεί να επικοινωνήσει μαζί σας κατά τις εργάσιμες ώρες.
Για ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, θα μπορούσατε να πείτε ότι ανυπομονούμε να ακούσουμε από τον παραλήπτη και να παραπέμψουμε τα στοιχεία επικοινωνίας σας παρακάτω. Η επισήμανση των στοιχείων επικοινωνίας σας και οι καλύτεροι τρόποι προσέγγισης θα μπορούσαν να κάνουν τη διαφορά ανάμεσα στην γρήγορη απάντηση και την απουσία ξανά από το άτομο.
Η υπόθεση για τις επιστολές συνοδευτικών επιστολών
Κάθε φορά που γράφετε μια επαγγελματική επιστολή, είναι καλή πρακτική να συμπεριλάβετε μια συνοδευτική επιστολή. Το πρώτο τμήμα στην επάνω αριστερή γωνία της συνοδευτικής επιστολής θα περιέχει τα στοιχεία επικοινωνίας σας. Θα πρέπει να διαθέτει μια ενιαία γραμματοσειρά και ενιαία απόσταση. Θα πρέπει επίσης να μορφοποιηθεί ως μπλοκ αριστερά ευθυγραμμισμένο. Τα στοιχεία επικοινωνίας πρέπει να περιλαμβάνουν την πλήρη διεύθυνση φυσικής αλληλογραφίας σας, τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας και τον αριθμό τηλεφώνου σας - θα πρέπει να αφήσετε χώρο πριν από την ημερομηνία.
Το επόμενο τμήμα της επιστολής σας είναι το όνομα του παραλήπτη που ακολουθείται από τον τίτλο, το όνομα του οργανισμού και τη διεύθυνση.
Παράδειγμα:
Ονομα
Διεύθυνση
Πόλη, Κράτος, ταχυδρομικός κώδικας
Τηλεφωνικό νούμερο
Διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Ημερομηνία
Η υπόθεση για μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τα στοιχεία επικοινωνίας σας εισάγονται στο κάτω μέρος του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μετά το μήνυμά σας, το κλείσιμο και την υπογραφή σας. Τα στοιχεία επικοινωνίας σας πρέπει να περιλαμβάνουν τη φυσική διεύθυνση αλληλογραφίας σας, τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας και τον αριθμό τηλεφώνου σας. Μπορείτε επίσης να συμπεριλάβετε συνδέσμους στις σελίδες κοινωνικών μέσων όπως το LinkedIn ή σε έναν επαγγελματικό ιστότοπο αν έχετε. Βεβαιωθείτε ότι περιλαμβάνουν μόνο συνδέσμους προς τις σχετικές σελίδες κοινωνικών μέσων. Μην συμπεριλάβετε έναν σύνδεσμο προς το Instagram σας, για παράδειγμα, εκτός αν είναι σχετικό με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.
Παράδειγμα:
Ονομα επίθετο
Δρόμος
Πόλη, Κράτος, ταχυδρομικός κώδικας
Διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Τηλέφωνο
Προφίλ LinkedIn
