Το διοικητικό συμβούλιο εθελοντών είναι το διοικητικό σκέλος μιας μη κερδοσκοπικής οργάνωσης και απαιτείται νομικά για οργανισμούς και επιχειρήσεις που απαλλάσσονται από φόρους. Το διοικητικό συμβούλιο έχει τέσσερα αξιωματικά: πρόεδρος, αντιπρόεδρος, ταμίας και γραμματέας. Κάθε υπάλληλος έχει περιγραφή θέσης εργασίας που διευκρινίζει τα καθήκοντά του και τις ευθύνες του, όπως ορίζονται από τα καταστατικά του οργανισμού. Τα καθήκοντα του ταμία περιλαμβάνουν την επίβλεψη των φορολογικών θεμάτων.
Φροντίδα, πίστη και υπακοή
Σύμφωνα με την BoardSource, ένας οργανισμός που επικεντρώνεται στην κατάρτιση για τα μη κερδοσκοπικά συμβούλια, η φροντίδα, η πίστη και η υπακοή καθορίζουν τη νομική ευθύνη του συμβουλίου. Η φροντίδα αναφέρεται στην ικανότητα και την εύλογη φροντίδα, ενώ η πίστη και η υπακοή αναφέρονται στην τιμητική αποστολή της οργάνωσης, σεβόμενη την εμπιστευτικότητα και έχοντας επίγνωση της εμπιστοσύνης του κοινού. Για τον ταμία, αυτό σημαίνει ότι η οργάνωση είναι ένας καλός διαχειριστής των φιλανθρωπικών δωρεών και του καθεστώτος απαλλαγής από φόρους, παρέχοντας εποπτεία της δημοσιονομικής ακεραιότητας του οργανισμού και βοηθώντας το διοικητικό συμβούλιο στην εκπλήρωση της εντολής του να κυβερνά.
Γενικές γνώσεις
Ο ταμίας υποχρεούται να παρακολουθεί όλες τις προγραμματισμένες συναντήσεις και να διατηρεί τις τρέχουσες γνώσεις του οργανισμού, τα προγράμματά του, τα καταστατικά του και τα καταστατικά του έγγραφα. Ο ταμίας πρέπει να έχει γνώση μη κερδοσκοπικών λογιστικών πρακτικών, μη κερδοσκοπικών φορολογικών νόμων και λογιστικής φύλαξης. Ο ταμίας έχει γνώση της διαχείρισης επιτροπών και κανόνες για τη διεξαγωγή συνεδριάσεων του διοικητικού συμβουλίου.
Λογαριασμοί και Δαπάνες
Οι νόμοι συνήθως ορίζουν τον ταμία ως έναν από τους δύο αξιωματικούς που είναι εξουσιοδοτημένοι να υπογράφουν επιταγές ή να έχουν πρόσβαση σε τραπεζικούς και πιστωτικούς λογαριασμούς. Οι ταμειακοί ιδιοκτήτες έχουν πλήρη γνώση όλων των συμμετοχών και περιουσιακών στοιχείων του οργανισμού. Οι ταμία αναθεωρούν τα μηνιαία αρχεία λογαριασμών και παρακολουθούν τα έσοδα και τις δαπάνες. Ο ταμίας αναθεωρεί επίσης τις οικονομικές εκθέσεις από το προσωπικό του οργανισμού.
Αναφορές
Ο ταμίας καταρτίζει εκθέσεις στο διοικητικό συμβούλιο με λεπτομερή περιγραφή του εισοδήματος, των δαπανών και των αξιών των περιουσιακών στοιχείων. Ο ταμίας παρουσιάζει μια οικονομική έκθεση σε κάθε συνεδρίαση του διοικητικού συμβουλίου και προετοιμάζει και παρουσιάζει την ετήσια οικονομική και λογιστική έκθεση στο διοικητικό συμβούλιο. Ο ταμίας προετοιμάζει ειδικές οικονομικές αναφορές για τα προτεινόμενα σχέδια για μεγάλες δαπάνες.
Επιτροπή Οικονομικών
Ο ταμίας είναι πρόεδρος της επιτροπής χρηματοδότησης. Η επιτροπή χρηματοδότησης είναι επιφορτισμένη με την ανάπτυξη των δημοσιονομικών πολιτικών και διαδικασιών του οργανισμού και την ανάπτυξη της φορολογικής συνιστώσας του στρατηγικού σχεδίου του οργανισμού. Η επιτροπή αναπτύσσει επίσης το σχέδιο συγκέντρωσης κεφαλαίων του οργανισμού και τον ετήσιο προϋπολογισμό σε συνεργασία με άλλα μέλη του διοικητικού συμβουλίου και τον οικονομικό διευθυντή του οργανισμού. Η επιτροπή επιβλέπει τους ετήσιους ελέγχους και αναθεωρεί τις εκθέσεις ελέγχου.
