Μια έκθεση έργου κοινοποιεί την κατάσταση ενός συνεχόμενου έργου σε έναν μη κερδοσκοπικό οργανισμό. Συνήθως η αναφορά θα περιέχει συγκεκριμένες πληροφορίες σχετικά με τον προϋπολογισμό, τα επιτευχθέντα ορόσημα και τυχόν προβλήματα που προέκυψαν από την έναρξη του έργου. Όταν γράφετε μια αναφορά έργου, ακολουθήστε τη βασική μορφή, αλλά μπορείτε να προσθέσετε ή να αφαιρέσετε τμήματα ανάλογα με την συγκεκριμένη οργάνωση και τους στόχους σας.
Δημιουργήστε το μπροστινό θέμα για την αναφορά. Κάντε μια καθαρή σελίδα κάλυψης που περιέχει το όνομα του έργου, την ημερομηνία της αναφοράς και τα ονόματα του διαχειριστή του έργου και των μελών της ομάδας. Εάν η αναφορά σας είναι περισσότερο από πέντε σελίδες, σκεφτείτε να προσθέσετε έναν πίνακα περιεχομένων για να διευκολύνετε τον εντοπισμό πληροφοριών.
Για να ξεκινήσετε την αναφορά του έργου, γράψτε μια ενότητα επισκόπησης που εξηγεί στον αναγνώστη την βασική κατάσταση του έργου και πώς θα επηρεάσει το μη κερδοσκοπικό σας έργο. Διατηρήστε αυτήν την ενότητα σε μία ή λιγότερες σελίδες και γράψτε με στόχο την παροχή μιας εκτεταμένης εξήγησης σχετικά με την πρόοδο που έχει σημειώσει η ομάδα σας στο έργο. Αφού διαβάσετε την επισκόπηση, ο κριτικός πρέπει να έχει μια βασική κατανόηση του πεδίου του έργου, της τρέχουσας κατάστασης, του τι πρέπει να κάνετε και των προβλημάτων που αναμένετε να αντιμετωπίσετε.
Γράψτε μια ενημέρωση για τα ορόσημα που έχετε επιτύχει μέχρι σήμερα. Σε αυτή την ενότητα, εξηγήστε κάθε ολοκληρωμένο στόχο του έργου και ενημερώστε τους αναγνώστες εάν ήταν ή όχι εγκαίρως. Συμπεριλάβετε οποιεσδήποτε θετικές επιπτώσεις ή απρόσμενα οφέλη από ένα ορόσημο. Για παράδειγμα, εάν ολοκληρώσατε ένα στόχο μια εβδομάδα πριν από το χρονοδιάγραμμα, εξηγήστε πώς αυτό θα επιταχύνει το τελικό προϊόν ή θα εξοικονομήσει χρήματα για το μη κερδοσκοπικό σας έργο.
Ενημερώστε τους αναγνώστες σχετικά με την κατάσταση του προϋπολογισμού του έργου. Για ένα μη κερδοσκοπικό, ο προϋπολογισμός είναι συχνά το μεγαλύτερο μέλημα. Στην ενότητα του προϋπολογισμού, δημιουργήστε μια ανάλυση προϋπολογισμού γραμμής ανά γραμμή που εξηγεί τι έχετε ξοδέψει και τι μένει να περάσετε. Εάν υπάρχουν αποκλίσεις, δώστε μια εξήγηση και τα βήματα που θα λάβετε για να κάνετε τη διαφορά.
Παρέχετε μια εξήγηση για τυχόν καθυστερήσεις ή προβλήματα. Εάν το μη κερδοσκοπικό σας έργο παρουσιάστηκε σε απροσδόκητα ζητήματα κατά τη διάρκεια του έργου, βεβαιωθείτε ότι έχετε συμπεριλάβει μια ενότητα που περιγράφει λεπτομερώς το πρόβλημα. Για να καθησυχάσετε τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου και τους πελάτες, συμπεριλάβετε συγκεκριμένα βήματα που θα λάβετε για να διορθώσετε ή να αποτρέψετε το πρόβλημα.
Εξηγήστε τα επόμενα βήματα. Σε ένα σύντομο περίγραμμα, επιτρέψτε στους αναγνώστες να ξέρουν τι συμβαίνει στη συνέχεια σε ένα έργο. Εάν χρειάζεστε επιπλέον προσωπικό ή πληροφορίες, καταχωρίστε κάθε στοιχείο. Αυτές οι πληροφορίες είναι ζωτικής σημασίας για μια μη κερδοσκοπική εταιρεία με περιορισμένους πόρους. Κλείστε σε μια θετική σημείωση, εάν είναι δυνατόν, εκφράζοντας την πεποίθηση ότι το έργο θα ολοκληρωθεί εγκαίρως και με προϋπολογισμό.
