Είτε τρέχετε μια φιλανθρωπική οργάνωση, ρίχνοντας το ετήσιο πάρτι διακοπών ή ξεκινώντας ένα νέο εκπαιδευτικό πρόγραμμα και χρειάζεστε έναν σύμβουλο, οι επιστολές πρόσκλησης είναι ένα κύριο μέσο για την προσέλκυση βοήθειας. Οι επιστολές σχετικά με την προσέλκυση επιχειρήσεων θα πρέπει να είναι ακριβείς και συνοπτικές και να περιλαμβάνουν όλες τις σχετικές πληροφορίες που θα χρειαστεί ο παραλήπτης σας για να λάβει μια απόφαση και να ενεργήσει. Επιπλέον, θα πρέπει να γνωρίζετε το νόμο περί προσέλκυσης στην περιοχή σας, για να βεβαιωθείτε ότι όλα τα παραπάνω είναι υπερβολικά.
Προσδιορίστε το στόχο της επιστολής σας. Ζητάτε δωρεές ή αναζητάτε μια προσφορά για μια συμβατική δουλειά; Οι επιστολές επίκλησης χρησιμοποιούνται συχνά από οντότητες όπως φιλανθρωπικές οργανώσεις που αναζητούν δωρεές ή επιχειρήσεις που ζητούν προσφορές από πιθανούς προμηθευτές για συγκεκριμένο γεγονός, πρωτοβουλία ή πρόγραμμα. Δημιουργήστε μια πλήρη λίστα με τις εφαρμοστέες οντότητες στις οποίες θέλετε να στείλετε την επιστολή και βεβαιωθείτε ότι πληρούν τα κριτήρια για τις υπηρεσίες που αναζητάτε.
Περιγράψτε τις σχετικές λεπτομέρειες. Προκειμένου να ζητήσετε την καλύτερη απάντηση, η επιστολή σας πρέπει να περιλαμβάνει συγκεκριμένες αναφορές στις υπηρεσίες που αναζητάτε. Αυτές οι λεπτομέρειες περιλαμβάνουν την ημερομηνία και ώρα του συμβάντος ή του έργου και τις απαιτούμενες εργασίες. Η επιστολή θα πρέπει επίσης να ζητήσει ρητά την προσφορά τιμής από τον παραλήπτη για την εκτέλεση των απαιτούμενων εργασιών. Εάν πρόκειται για μια προσπάθεια συγκέντρωσης κεφαλαίων για μια φιλανθρωπική οργάνωση, να είστε διαφανείς σχετικά με το γεγονός ότι ζητάτε χρήματα. Θα πρέπει επίσης να απεικονίσετε την ελάχιστη ή τυποποιημένη δωρεά που περιμένετε. Εάν δεν έχετε ελάχιστη δωρεά, μπορείτε να συμπεριλάβετε και αυτές τις πληροφορίες.
Προσθέστε οφέλη. Ενημερώστε την οντότητα, στην επιστολή, ποια οφέλη θα αντλήσει από τη συμμετοχή του στην προσπάθειά σας. Τα οφέλη μπορεί να περιλαμβάνουν κάποια μορφή δημοσιότητας για την επιχείρηση ή τον οργανισμό του ή δημόσια αναγνώριση των πράξεων του. Συμπεριλάβετε το είδος της δημοσιότητας που θα είναι, πού θα εμφανιστεί και για ποιο χρονικό πλαίσιο.
Κάνε την πεζογραφία καθαρή. Το περιεχόμενο και το στυλ της επιστολής πρέπει να είναι σαφείς, σύντομες και σεβαστές. Αποφύγετε τη λουλουδένια γλώσσα και την αμήχανη πρόταση και τη δομή της παραγράφου. Σέβεται το γεγονός ότι το κοινό που επιθυμείτε είναι απασχολημένο και θα θέλει να διαβάσει μέσα από το υλικό με αποτελεσματικότητα και ευκολία.
Να γνωρίζετε τους τοπικούς νόμους περί προσέλκυσης. Πολλά κράτη έχουν νόμους σχετικά με την προσέλκυση επιχειρήσεων ή χρημάτων. Για παράδειγμα, μια φιλανθρωπική οργάνωση μπορεί να υποχρεωθεί να εγγραφεί επίσημα με το κράτος πριν από τη διανομή των επιστολών αυτού του είδους. Μεγάλη προσοχή σε αυτά τα θέματα δεν θα κάνει μόνο το έργο σας σε εξέλιξη νόμιμα, αλλά θα σας εξοικονομήσει επίσης σημαντικούς πονοκεφάλους με κρατικούς και τοπικούς αξιωματούχους. Ξεκινήστε με το γραφείο ελέγχου των πολιτειών σας για να βεβαιώσετε τα δικαιώματά σας και τις ευθύνες σας.
