Οι πρώτες εντυπώσεις μετράνε, επομένως καλύτερα να κάνετε μια καλή, ειδικά όταν ζητάτε μια επαγγελματική συνάντηση. Είτε σχεδιάζετε να γράψετε σε πιθανούς επιχειρηματικούς εταίρους, κυβερνητικούς υπαλλήλους ή πελάτες, η επιλογή των λέξεων μπορεί να κάνει τη διαφορά. Μία επιστολή που δεν έχει συνταχθεί σωστά μπορεί να επηρεάσει την εικόνα σας - και την επωνυμία σας. Επιπλέον, μπορεί να καταστρέψει τις πιθανότητές σας να πάρετε μια θετική απάντηση.
Χρησιμοποιήστε μια κατάλληλη γραμμή θέματος
Όταν στέλνετε επιστολή αιτήματος ραντεβού, βεβαιωθείτε ότι η γραμμή θέματος υπογραμμίζει την πρόθεσή σας να συναντήσετε τον παραλήπτη. Κρατήστε τη μικρή και απλή. Ακολουθούν μερικά παραδείγματα:
- Αίτημα συνάντησης
- Αίτηση για διορισμό ραντεβού
- Συνάντηση επιστολής αιτήματος
- Αίτημα για συνεδρίαση την (ημέρα της εβδομάδας)
- Προγραμματισμός συνάντησης
Ανάλογα με τις προτιμήσεις σας, μπορείτε να τοποθετήσετε τη γραμμή θέματος πάνω ή κάτω από τη διεύθυνση του παραλήπτη. Αν θέλετε να επικοινωνήσετε απευθείας με τον παραλήπτη, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την ίδια γραμμή θέματος για το email και την επιστολή σας.
Συστήσου
Ξεκινήστε την επιστολή εισάγοντας τον εαυτό σας. Σε περίπτωση που συναντήσατε τον παραλήπτη σε κάποιο σημείο, βεβαιωθείτε ότι το αναφέρατε. Δώστε μια σύντομη περιγραφή του οργανισμού σας ή της αποστολής του, εάν είναι απαραίτητο. Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να πείτε κάτι σαν:
Αγαπητέ εκπρόσωπο (επώνυμο)
Το όνομά μου είναι (το όνομά σας) και επικοινωνώ μαζί σας για λογαριασμό του (όνομα εταιρείας). Έχουμε κοινό ενδιαφέρον για … και θα ήθελα να συζητήσω περισσότερο.
Εάν έχετε παραπομπή, μπορείτε να ξεκινήσετε με: (Όνομα παραπομπής) ανέφερε ότι σας ενδιαφέρει να μάθετε περισσότερα σχετικά με τα προϊόντα και τις υπηρεσίες μας. Θα ήθελα να σας προσκαλέσω να συζητήσετε περισσότερα στο γραφείο μας (ημερομηνία και ώρα).
Δηλώστε τον σκοπό της συνάντησης
Αφήστε τον παραλήπτη να γνωρίζει τι να περιμένει από τη συνάντηση, συμπεριλαμβανομένου του χρόνου που θα χρειαστεί. Παρέχετε ένα τραχύ χρονοδιάγραμμα και καλύψτε τα κύρια σημεία. Για παράδειγμα, μπορείτε να πείτε:
Σας ευχαριστούμε εκ των προτέρων για την εξέταση αυτού του αιτήματος. Θα εκτιμούσα την ευκαιρία να σας συναντήσω και να συζητήσουμε πώς θα μπορούσαμε να ενώσουμε τις δυνάμεις μας σε μελλοντικά έργα.
Η συνάντησή μας θα καλύψει μια σύντομη επισκόπηση της τεχνολογίας και των πόρων μας καθώς και ορισμένα παραδείγματα της δουλειάς μας στον τομέα αυτό. Μας ενδιαφέρει επίσης να συζητήσουμε μια πιθανή συνεργασία που θα είναι αμοιβαία επωφελής και για τα δύο μέρη.
Προσπαθήστε να εξηγήσετε αυτό που ψάχνετε και γιατί ζητάτε αυτή τη συνάντηση πρώτα. Προτείνετε δύο ή τρεις ημερομηνίες και ώρες και, στη συνέχεια, ζητήστε από τους παραλήπτες να επιβεβαιώσουν τη διαθεσιμότητά τους.
Η επιστολή σας θα μπορούσε να πει κάτι σαν:
Προτείνετε μια ημερομηνία και ώρα, σύμφωνα με το πρόγραμμά σας.
Είστε διαθέσιμος την ημερομηνία και ώρα; Εάν όχι, επικοινωνήστε μαζί μας στο (αριθμός τηλεφώνου) ή (διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου) για να προγραμματίσετε μια ώρα συνάντησης.
Θα ακολουθήσουμε σύντομα για να επιβεβαιώσουμε τη λήψη αυτής της επιστολής και να ορίσετε μια ημέρα και ώρα που είναι βολικό για σας.
Χρησιμοποιήστε τη σωστή μορφή
Τα επιχειρησιακά γράμματα έχουν συγκεκριμένη μορφή. Γράψτε το όνομα και τη διεύθυνσή σας στην επάνω δεξιά γωνία της σελίδας. Πληκτρολογήστε τα στοιχεία επικοινωνίας του παραλήπτη στην αριστερή γωνία της σελίδας ή κάτω από τη διεύθυνσή σας.
Αφήστε ένα ευρύ περιθώριο και χρησιμοποιήστε ένα εμπορικό σήμα, εάν είναι δυνατόν. Κρατήστε το γράμμα σύντομο και μέχρι το σημείο. στην ιδανική περίπτωση, δεν θα πρέπει να υπερβαίνει τη μία σελίδα. Χρησιμοποιήστε ένα επίσημο χαιρετισμό, όπως "Αγαπητέ κύριε (όνομα του παραλήπτη) "Εάν δεν γνωρίζετε το ακριβές όνομα του παραλήπτη, μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε "Αγαπητέ κύριε ή κυρία." Τερματίστε το γράμμα με "Ειλικρινά," "Με σεβασμό" "Με εκτίμηση" ή άλλες επίσημες κλεισίματα, ακολουθούμενες από το όνομά σας.
Η επιστολή αίτησης διορισμού πρέπει να είναι σαφής και συνοπτική. Κόψτε άχρηστα λόγια και περιττές πληροφορίες. Χρησιμοποιήστε μια εύχρηστη γραμματοσειρά όπως Times New Roman ή Arial. Θυμηθείτε να διορθώσετε την επιστολή πριν την αποστείλετε.
