Τα δεδομένα πρέπει πάντα να είναι εύκολα προσβάσιμα ώστε οι εργαζόμενοι να μπορούν να εργάζονται σε δεδομένα ανά πάσα στιγμή και από οπουδήποτε. Το Διαδίκτυο αποτελεί χρήσιμο εργαλείο για την αύξηση της προσβασιμότητας των δεδομένων. Έχοντας δεδομένα διαθέσιμα στο διαδίκτυο για πρόσβαση - όταν ένας εργαζόμενος ταξιδεύει, για παράδειγμα - είναι μια τεχνική που χρησιμοποιείται για τη διαχείριση μεγάλων ποσοτήτων δεδομένων.
Εισαγωγή δεδομένων
Μέρος των τεχνικών διαχείρισης δεδομένων συμβαίνουν πριν τα δεδομένα εισέλθουν ακόμη και στη βάση δεδομένων. Τα δεδομένα πρέπει να είναι σωστά κατά την πρώτη είσοδο, πράγμα που σημαίνει ότι το άτομο που αρχικά διορθώνει τα δεδομένα πρέπει να καταγράφει σωστά τα δεδομένα. Για παράδειγμα, όταν ένας πελάτης αναφέρει μια αλλαγή διεύθυνσης μέσω του τηλεφώνου, ο εκπρόσωπος εξυπηρέτησης πελατών πρέπει να ακούσει τον πελάτη σωστά, ώστε η διεύθυνση να εισαχθεί σωστά στη βάση δεδομένων. Μια τεχνική για την αποφυγή σφαλμάτων είναι η επανάληψη των πληροφοριών στον πελάτη.
Αντίγραφο ασφαλείας δεδομένων
Τα δεδομένα που χάνονται μπορούν να έχουν επιζήμια αποτελέσματα για την εταιρεία, κοστίζοντας τον χρόνο της επιχείρησης καθώς προσπαθεί να αντικαταστήσει τα χαμένα στοιχεία, σύμφωνα με την IBM. Οι εταιρείες συχνά βασίζονται σε μεθόδους δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας, οι οποίες αποθηκεύουν κρίσιμες πληροφορίες, ώστε αυτές οι πληροφορίες να μπορούν να ανακτηθούν σε περίπτωση απώλειας αυτών των πληροφοριών.
Καθαρισμός δεδομένων
Η κάθαρση δεδομένων είναι η πράξη που ορίζει λανθασμένα δεδομένα, ενοποιεί δεδομένα και διαγράφει άσχετα δεδομένα. Ο καθαρισμός δεδομένων χρησιμοποιεί τόσο αυτοματοποιημένα προγράμματα λογισμικού όσο και χειροκίνητη εισαγωγή από έναν διαχειριστή βάσης δεδομένων. Ενώ ο καθαρισμός των δεδομένων απομακρύνει τα σφάλματα και μπορεί να αυξήσει την παραγωγικότητα και τον αποθηκευτικό χώρο της επιχείρησης, η διαδικασία καθαρισμού των δεδομένων μπορεί να είναι δαπανηρή και χρονοβόρα.
Δεδομένα αντικατάστασης
Τα δεδομένα υποστηρίζονται μερικές φορές από λογισμικό, όπως αναφέρθηκε προηγουμένως. Όταν ένα κομμάτι δεδομένων μεταβάλλεται για οποιονδήποτε λόγο και τα δεδομένα σταματούν να λειτουργούν σωστά, τα δεδομένα μπορούν να αντικατασταθούν από τα δεδομένα δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας που λειτουργούσαν στο παρελθόν. Στη συνέχεια, οι προγραμματιστές μπορούν να καθορίσουν ποιες αλλαγές αλλοίωσαν τα δεδομένα και να καθορίσουν πώς αυτά τα δεδομένα μπορούν να ενημερωθούν καλύτερα στο μέλλον.
Εισαγωγή δεδομένων πελατών
Οι εταιρείες μπορούν να δημιουργήσουν ιστότοπους που επιτρέπουν στους πελάτες να εισάγουν δεδομένα απευθείας. Αυτή η άμεση καταχώρηση δεδομένων εξοικονομεί τα χρήματα της εταιρείας, μη απαιτώντας από αυτούς να προσλάβουν έναν υπάλληλο για να συμπληρώσουν τα απαραίτητα έντυπα. Οι πελάτες μπορούν επίσης να διορθώσουν τα δεδομένα τους, εάν υπάρχει κάποιο λάθος. Ωστόσο, δεν είναι όλοι οι πελάτες τεχνολογικά ικανοποιημένοι ώστε να γνωρίζουν πώς να έχουν πρόσβαση σε ηλεκτρονικές βάσεις δεδομένων μέσω του Διαδικτύου.
Διπλός έλεγχος
Τα δεδομένα που είναι πολύ σημαντικά πρέπει πάντα να ελέγχονται από δύο ζεύγη οφθαλμών. Όταν ένας υπάλληλος επεξεργάζεται δεδομένα, τα δεδομένα αυτά πρέπει να επεξεργαστούν χρησιμοποιώντας διαφορετικό χρώμα για να υποδηλώνουν ότι έγινε η αλλαγή. Στη συνέχεια, ένας δεύτερος υπάλληλος μπορεί να δει την επεξεργασία δεδομένων για να διασφαλίσει ότι δεν έγιναν σφάλματα.
Σύμβουλοι Διαχείρισης Δεδομένων
Πολλές εταιρίες συμβούλων ειδικεύονται στη διαχείριση της ποιότητας των δεδομένων. Αυτές οι εταιρείες εξετάζουν πώς μια επιχείρηση διεξάγει διαδικασίες διαχείρισης δεδομένων και παρέχει συστάσεις για τον τρόπο με τον οποίο αυτές οι διαδικασίες μπορούν να βελτιωθούν.
