Παρόλο που οι συνημμένες λέξεις και τα περιγράμματα συχνά χρησιμοποιούνται εναλλακτικά στις επιχειρησιακές επιστολές, αντιπροσωπεύουν διαφορετικές μεθόδους που περιλαμβάνουν στοιχεία. Με την αυστηρότερη έννοια, ένα συνημμένο θεωρείται ότι αποτελεί μέρος του γράμματος ενώ ένα περίβλημα αντιμετωπίζεται ως ξεχωριστό έγγραφο. Για ορισμένους οργανισμούς, όπως η κυβέρνηση, η χρήση για το καθένα περιγράφεται από την αποστολή αλληλογραφίας, ενώ για άλλους είναι αποδεκτή η χρήση.
Προσθέτοντας ένα συνημμένο
Ένα συνημμένο είναι ένα έγγραφο που αποτελεί μέρος της επιχειρησιακής επιστολής. Προσθέτει ή περιγράφει περαιτέρω τις πληροφορίες μέσα στο γράμμα. Μερικά παραδείγματα περιλαμβάνουν ένα υπολογιστικό φύλλο που παρέχει μια οπτική εξήγηση των οικονομικών χρεώσεων ή προβλέψεων, ένα γράφημα που δίνει μια γραφική απεικόνιση των επιχειρηματικών τάσεων ή ενός προϋπολογισμού. Όταν στέλνετε ένα συνημμένο, συμπεριλάβετε τη λέξη "Συνημμένο" στην κάτω αριστερή πλευρά του γράμματος με ένα ημικράκιο και τον αριθμό του συνημμένου. Θα πρέπει επίσης να αναφέρετε στο σώμα της επιστολής ότι ένα στοιχείο επισυνάπτεται (ή επισυνάπτονται πολλαπλά στοιχεία) τα οποία ενισχύουν ή εξηγούν περαιτέρω πληροφορίες στην επιστολή.
Συμπεριλαμβανομένου ενός περιβλήματος
Ένα περίβλημα είναι ένα έγγραφο που είναι εκτός από την επιχειρησιακή επιστολή. Μπορεί να παραμείνει μόνος του ως δικό της έγγραφο και δεν απαιτεί την επιχειρησιακή επιστολή να εξηγήσει τι είναι το έγγραφο ή πώς να το ερμηνεύσει. Όταν στέλνετε ένα περίβλημα σε επαγγελματική επιστολή, τοποθετήστε τα γράμματα "Enc" με ένα ημίξηλο ή γράψτε τη λέξη "Enclosure" στο κάτω μέρος του γράμματος στην αριστερή πλευρά. Στη συνέχεια, τοποθετήστε το όνομα του εγγράφου. Αυτό ειδοποιεί τον αναγνώστη ότι ένα δεύτερο έγγραφο περιλαμβάνεται στην αλληλογραφία. Ένα παράδειγμα ενός εγγράφου που είναι κατάλληλο για ένα περίβλημα είναι ένα βιογραφικό σημείωμα που περιλαμβάνεται με μια συνοδευτική επιστολή. Το βιογραφικό είναι ξεχωριστό από το γράμμα και απλά στέκεται μόνο του.
Συνημμένα σε ηλεκτρονικό ταχυδρομείο
Σε ορισμένες περιπτώσεις, δεν υπάρχει διαθέσιμη μέθοδος για να γίνει διάκριση μεταξύ ενός προσαρτήματος και ενός περιβλήματος. Μία από αυτές τις καταστάσεις εμφανίζεται όταν στέλνετε μια επιστολή επιχειρήσεων μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Επειδή δεν έχει δοθεί η δυνατότητα περίφραξης και το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι μια μορφή ηλεκτρονικής μετάδοσης, όλα τα έγγραφα που αποστέλλονται με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο γίνονται συνημμένα. Το συνημμένο προστίθεται στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως στοιχείο με δυνατότητα λήψης που αποστέλλεται με το σώμα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Ομοσπονδιακή Κυβέρνηση Χρήση
Μπορεί να ισχύουν κανόνες για τη χρήση συνημμένων και περιβλημάτων σε ορισμένα υποκαταστήματα της ομοσπονδιακής κυβέρνησης. Για παράδειγμα, στο εγχειρίδιο αλληλογραφίας, η Γεωλογική Έρευνα των Η.Π.Α. περιγράφει τον τρόπο χειρισμού ενός συνημμένου και ενός περιβλήματος κατά την αποστολή αλληλογραφίας σε αυτά. Σύμφωνα με το εγχειρίδιό τους, στέλνετε ένα στοιχείο ως συνημμένο όταν η αλληλογραφία είναι ένα σημείωμα, ενώ εάν πρόκειται για γράμμα, θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε το περίβλημα λέξης για πρόσθετα έγγραφα. Σε οποιαδήποτε από τις δύο περιπτώσεις, πληκτρολογήστε "Περίβλημα" ή "Συνημμένο" δύο γραμμές κάτω από το μπλοκ υπογραφής. Κάνοντας αυτό, λέει στον αναγνώστη να αναζητήσει τα περιβλήματα ή τα συνημμένα. Εάν λείπουν, ζητήστε να τους αποσταλεί επειδή προορίζονταν να σταλούν με το γράμμα ή το σημείωμα.
Εάν υπάρχουν περισσότερα από ένα εξαρτήματα ή περιβλήματα, υποδείξτε πόσα, όπως "2 περιβλήματα" ή "3 συνημμένα". Εάν είτε δεν υπάρχει αναγνωρισμένο κείμενο, χρησιμοποιήστε ένα τελεία μετά τη λέξη, ακολουθούμενο από τον τίτλο ή την εξήγηση του εγγράφου στην επόμενη γραμμή. Για παράδειγμα: "Περίβλημα:" (επόμενη γραμμή) πατήστε δύο διαστήματα και προσθέστε το "Resume of John Q. Adams" χωρίς να τερματίσετε τη στίξη. Όταν υπάρχουν πολλά περιθώρια ή συνημμένα που δεν αναφέρονται στο κείμενο, τίτλος ή περιγράψτε το καθένα σε ξεχωριστή γραμμή. Για παράδειγμα: 2 Συνημμένα: (επόμενη γραμμή) πατήστε δύο κενά και πληκτρολογήστε: "Resume of John Q. Adams" (επόμενη γραμμή) πατήστε δύο κενά και πληκτρολογήστε: List of Awards and Achievements "χωρίς τελείες στίξης.
