Μια επιχειρησιακή επιστολή μπορεί να περιλαμβάνει συνημμένα που συνεχίζουν τις πληροφορίες μέσα στο γράμμα ή παρέχουν πρόσθετες λεπτομέρειες για καλύτερη κατανόηση. Ο όρος προσκόλληση συχνά εναλλάσσεται με τον όρο περίφραξη. Παρά τις ομοιότητές τους, δεν είναι ένα και το αυτό πράγμα. Η κατανόηση των διαφορών μεταξύ των δύο και ο τρόπος με τον οποίο θα τα αναφέρετε στις επιστολές της επιχείρησής σας θα κάνει την εμφάνιση πιο επαγγελματική και θα σας δώσει ένα ανταγωνιστικό πλεονέκτημα.
Συμβουλές
-
Όταν επικαλείται ένα συνημμένο ή ένα περίβλημα σε μια επιχειρησιακή επιστολή, σημειώστε το συνημμένο αρχείο ή το όνομα εγγράφου μέσα στις παρενθέσεις.
Συνημμένο έναντι περιβλήματος
Αρχικά, βεβαιωθείτε ότι έχετε κατανοήσει τη διαφορά μεταξύ συνημμένων και περιβλημάτων. Ενώ και οι δύο σας επιτρέπουν να παρέχετε περισσότερες πληροφορίες και πρόσθετους πόρους, αντιπροσωπεύουν διαφορετικά πράγματα.
Όπως προτείνει το όνομά του, ένα συνημμένο είναι ένα έγγραφο ή ένα αρχείο που επισυνάπτεται σε ένα γράμμα. Θεωρείται ότι είναι μέρος της επιστολής καθώς υπογραμμίζει τα βασικά σημεία, προσφέρει περισσότερες πληροφορίες ή υποστηρίζει τη δήλωσή σας. Όταν γράφετε το γράμμα, ανατρέξτε στα συνημμένα έγγραφα. Για παράδειγμα, μπορείτε να επισυνάψετε μια σύμβαση και να την αναφέρετε στην επιστολή μαζί με τις σχετικές πληροφορίες για το τι συνεπάγεται.
Τα περιβλήματα, από την άλλη πλευρά, είναι ξεχωριστά έγγραφα. Για παράδειγμα, αν στέλνετε επιχειρηματική επιστολή σε πιθανό νέο συνεργάτη, μπορείτε να επισυνάψετε ένα φυλλάδιο, μελέτη αγοράς ή πίνακα σύγκρισης. Δεν είναι απαραίτητο να ανατρέξετε σε αυτό το έγγραφο στην επιστολή. Η επιλογή εξαρτάται από εσάς.
Συνημμένα στο κείμενο
Όταν παραπέμπει σε πληροφορίες από άλλο έγγραφο μέσα στο κείμενο, χρησιμοποιήστε παρενθέσεις με ταχυδρομική αλληλογραφία ή ηλεκτρονική αλληλογραφία. Σημειώστε το συνημμένο αρχείο ή το όνομα του εγγράφου μέσα στις παρενθέσεις. Αν υποτεθεί ότι μια επιστολή αναφέρεται σε μια τηλεφωνική καταγγελία, στην αναφορά θα περιλαμβανόταν το όνομα του εγγράφου καταγγελίας, όπως: (Συνημμένο: Customer Service Journal, 1/5/2017).
Οι αναφορές σε κείμενο προσθέτουν επιπλέον πληροφορίες στο περιεχόμενο της επιστολής. Η αναφορά μπορεί να αναφέρεται σε δεδομένα υπολογιστικών φύλλων, μεταγραφές ή άλλα γράμματα. Χρησιμοποιήστε εύχρηστα ονόματα αρχείων που περιγράφουν το έγγραφο. Εάν εκτυπώνεται το έγγραφο, επικολλήστε τον με τον ίδιο τρόπο. Είναι επίσης αποδεκτό να αντιστοιχίζετε συνημμένα με αλφαβητικά γράμματα, όπως "Συνημμένο Α".
Πώς να αναφέρετε πολλαπλά συνημμένα
Εκτός από τη χρήση μιας παραπομπής στο κείμενο των συνημμένων, υπενθυμίστε επίσης στον αναγνώστη σας τα συνημμένα στο τέλος της επιστολής. Κάτω από το όνομα του υπογράφοντος στην κάτω αριστερή γωνία, πληκτρολογήστε "Συνημμένα". Είναι προαιρετικό να αναφέρουμε το όνομα όλων των συνημμένων στο τέλος της επιστολής, αλλά είναι καλή πρακτική ειδικά αν υπάρχουν πολλά από αυτά. Αυτό θα δώσει στον παραλήπτη καλύτερη εικόνα για το τι να περιμένει και ποια αρχεία χρειάζεται περισσότερο.
Πώς να χρησιμοποιήσετε περιβλήματα
Τα περιβλήματα δεν αναφέρονται συχνά στο κείμενο, αλλά αυτό δεν είναι ένας σκληρός κανόνας. Εάν παρατίθενται συνημμένα στο επιχειρησιακό γράμμα ή στο σημείωμα, χρησιμοποιήστε την ίδια μέθοδο που περιγράφεται για τα συνημμένα. Παραδείγματα περίπτωσης περιλαμβάνουν ένα βιογραφικό σημείωμα ή μια αίτηση. Αυτά τα αρχεία αναφέρονται στο τέλος του γράμματος κάτω από το τυπωμένο όνομα του υπογράφοντος κατά μήκος του κάτω αριστερού περιθωρίου.
Χρησιμοποιήστε "Περίβλημα" για ένα περίβλημα και "Περιφράξεις" για περισσότερα από ένα. Είναι επίσης αποδεκτό να προσθέσετε τον συνολικό αριθμό των αντικειμένων που περιλαμβάνονται, όπως τα Περιβλήματα: 4. Εάν ένα έγγραφο αναφέρεται στην επιστολή αλλά δεν είναι στην πραγματικότητα συνημμένο με αυτό, σημειώστε το ως "χωρίς περιφράξεις".
Συνιστώμενη μορφή διακυβέρνησης
Στην κυβερνητική αλληλογραφία, γίνεται μερικές φορές διαφοροποίηση μεταξύ επιχειρησιακής επιστολής και σημειώματος. Με γράμματα, το cite αναφέρεται ως "περίβλημα", ενώ τα σημειώματα συνήθως αναφέρονται σε αυτά ως "συνημμένα". Αυτά τα έγγραφα συχνά αναφέρονται στο κείμενο σύμφωνα με ένα αλφαβητικό γράμμα, όπως "Συνημμένο Α".
Καταχωρίστε όλα τα συνημμένα ή τα περιβλήματα, ακόμη και αν απαιτείται μια δεύτερη σελίδα για να γίνει σωστά, δηλώνοντας "Συνημμένα: Σελίδα 2." Εάν ένα έγγραφο αναφοράς δεν είναι διαθέσιμο, αυτό σημειώνεται με την ένδειξη "w / o encl." να ενημερώσετε το παραλαμβάνον μέρος ότι το έγγραφο δεν είναι διαθέσιμο και έτσι δεν περικλείεται. Επικοινωνήστε με συγκεκριμένες κυβερνητικές οντότητες σχετικά με τις προδιαγραφές προτύπων ή τις οδηγίες για μοναδικό μορφότυπο.
