Τα πρακτικά της συνάντησης καταγράφουν τις ενέργειες που έγιναν κατά τη διάρκεια μιας συνεδρίασης. Η μορφή ακολουθεί τους Κανόνες Διαταγής του Ρόμπερτ και χρησιμοποιείται για τα πάντα, από τις συναντήσεις των ομάδων και των επιχειρήσεων έως τις κυβερνητικές συναντήσεις. Για ετήσιες συναντήσεις HOA (Association of Homeowners 'Association), τα πρακτικά παρέχουν ένα αρχείο αποφάσεων και ενεργειών του συμβουλίου HOA. Λαμβάνοντας σημειώσεις και καταγράφοντας τη συνεδρίαση, ο γραμματέας του συμβουλίου μπορεί να καταγράψει με ακρίβεια τα πρακτικά που ακολουθούν τη συνεδρίαση. Η γνώμη πρέπει να παραμείνει εκτός των πρακτικών προκειμένου να διατηρηθεί το έγγραφο συνοπτικό και αντικειμενικό.
Χρησιμοποιήστε την ατζέντα της σύσκεψης για να δημιουργήσετε μια περίληψη των θεμάτων της σύσκεψης. Καταχωρίστε τα θέματα και αφήστε χώρο για τις σημειώσεις σας.
Σημειώστε στη συνάντηση τη συμμετοχή, τις προτάσεις, τις αποφάσεις και τα θέματα που συζητήθηκαν κατά τη διάρκεια της συνάντησης. Σημειώστε ποιος είπε τι μπορείτε να αποδώσετε σωστά. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια συσκευή εγγραφής φωνής για να αποφύγετε να χάσετε τίποτα. Οι σημειώσεις σας θα πρέπει να συνοψίζουν τη συζήτηση. Καταγράψτε την ώρα και την ημερομηνία της συνεδρίασης και την ώρα λήξης της συνεδρίασης.
Πληκτρολογήστε τα λεπτά ξεκινώντας με το όνομα του HOA και το όνομα της σύσκεψης. Λίστα που παρακολούθησε και απουσίαζε. Αναφέρετε τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου με τίτλο και όνομα. Καταγράψτε την ώρα και την ημερομηνία της συνάντησης.
Καταχωρίστε τα θέματα για να συζητηθούν και να συμπεριλάβετε τις προτάσεις, τις ψηφοφορίες και τις αποφάσεις που γίνονται για κάθε θέμα. Αναφέρετε όλα τα γεγονότα που παρουσιάζονται, αφήνοντας τη γνώμη σας και εικασίες.
Επισυνάψτε τυχόν αναφορές που παρουσιάστηκαν στη συνεδρίαση. Δηλώστε ότι παρουσιάστηκαν στα πρακτικά.
Στοιχεία που θα χρειαστείτε
-
Σημειωματάριο
-
Μολύβι
-
Φωνητική εγγραφή (προαιρετικό)
-
Υπολογιστή
-
Πρόγραμμα συναντήσεων
