Τα πρακτικά των συνεδριάσεων αποσκοπούν να συνοψίσουν τα πιο σημαντικά σημεία της συνάντησης. Σκοπός της συνάντησης είναι μια ομάδα να συγκαλέσει και να λάβει αποφάσεις. Ο απώτερος στόχος των πρακτικών της συνάντησης, με αυτή τη λογική, είναι να συνοψίσουμε με ακρίβεια τις αποφάσεις που ελήφθησαν κατά τη διάρκεια της συνάντησης. Τα λεπτά συνάντησης λαμβάνονται με τη μορφή σημειώσεων, και στη συνέχεια καταγράφονται αργότερα σε πλήρη διάρκεια. Για να διευκολυνθεί η διαδικασία, ζητήστε από τους ηγέτες της συνάντησης μια ατζέντα ή μια σύνοψη των γεγονότων. Κάντε μια σύνοψη για την τήρηση λεπτών σημειώσεων με βάση την ημερήσια διάταξη των συνεδριάσεων.
Στοιχεία που θα χρειαστείτε
-
Κάτι για να γράψω με
-
Υπολογιστής (προαιρετικός)
Δώστε προσοχή στις αποφάσεις που ελήφθησαν κατά τη διάρκεια της συζήτησης. Βεβαιωθείτε ότι έχετε σημειώσει όλες τις πληροφορίες που σχετίζονται με την τελική απόφαση.
Χρησιμοποιήστε την ώρα που οι άνθρωποι συζητούν την απόφαση να λάβουν σημειώσεις σχετικά με τα βασικά θέματα που φαίνεται να συμμετέχουν στη συζήτηση συζήτησης. Μην ανησυχείτε για ποιος είπε τι.
Διαβάστε τις σημειώσεις αργότερα και επισημάνετε τα σημεία που είναι τα πιο σημαντικά για τα μέλη. Επιστρέψτε και δείτε τις σημειώσεις για κάθε σχετική πληροφορία που αναφέρθηκε σχετικά με την ηγετική πλευρά της ομάδας. Η συζήτηση μπορεί να φτάσει σε μια σημαντική εφαπτομένη, όπως γραφειοκρατία ή νομικές ανησυχίες. Ξεχωρίστε αυτές τις πληροφορίες και στείλτε τις ταχυδρομικώς στους αρχηγούς των ομάδων.
Συγκεντρώστε τα σημεία που χρειάζονται για εθελοντές και άλλους συνεργάτες. Γράψτε μια λίστα με όλα τα καθήκοντα που πρέπει να συμπληρωθούν βάσει των αποφάσεων που έγιναν στη συζήτηση. Αν η απόφαση, για παράδειγμα, ήταν να οργανωθεί ένας συλλέκτης για να μετριαστεί το έλλειμμα των κονδυλίων που χρειάζονται για ένα άλλο έργο, σημειώστε ότι οι εθελοντές θα χρειαστούν για να προγραμματίσουν τον έρανο, να προσλάβουν εθελοντές, να διαφημίσουν κλπ.
Χρησιμοποιήστε την περίληψη των πρακτικών συνάντησης για τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για τα μέλη και τα ενημερωτικά δελτία.
Κάνετε μια τυποποιημένη μορφή για τα πρακτικά της συνάντησης βάσει των συνήθων διαδικασιών. Αποθηκεύστε τα, καθώς οι πληροφορίες που περιέχουν μπορούν να γίνουν χρήσιμες αργότερα. Η ομάδα μπορεί να βρεθεί σε παρόμοια κατάσταση αργότερα, για παράδειγμα, όταν οι άνθρωποι που οργάνωσαν το αρχικό έρανο δεν είναι πλέον μέρος του οργανισμού. Τα νέα μέλη μπορούν να χρησιμοποιήσουν τα πρακτικά της συνάντησης για να βρουν λύσεις σε προβλήματα που είναι καινούργια σε αυτά.
Βεβαιωθείτε ότι έχετε καταγράψει την ημερομηνία και την ώρα της συνάντησης με κάθε καταχώρηση, καθώς και μια περίληψη του σκοπού της συνάντησης.
Γράψτε τα πρακτικά της συνάντησης σε σύντομα μπλοκ από μία έως τρεις προτάσεις, έτσι ώστε να διαβάσει κάτι σαν ένα άρθρο εφημερίδας. Αυτό θα καταστήσει τα βασικά σημεία της συνάντησης ευκολότερα κατανοητά για τους αναγνώστες.
