Οι επιχειρηματικές εκθέσεις μπορούν να συζητήσουν οτιδήποτε από τη χρηματοοικονομική κατάσταση μιας επιχείρησης σε στρατηγικές μάρκετινγκ και προσεγγίσεις πωλήσεων. Οι τριμηνιαίες εκθέσεις μπορεί να είναι σχετικά μικρές, καθώς περιέχουν μόνο πληροφορίες σχετικά με μια περίοδο τριών μηνών. Πριν δημιουργήσετε και γράψετε την τριμηνιαία επιχειρηματική αναφορά, ορίστε τον σκοπό της και καθορίστε ποιες πληροφορίες πρέπει να συμπεριληφθούν. Αν και μπορεί να αφορά συγκεκριμένα τα οικονομικά κέρδη, μπορεί επίσης να είναι μια μικρή έκθεση που υπογραμμίζει τις δραστηριότητες σε διάφορα τμήματα της επιχείρησης.
Συγκεντρώστε μια εισαγωγή στην τριμηνιαία επιχειρηματική έκθεση. Προσδιορίστε τον σκοπό της έκθεσης και βεβαιωθείτε ότι αναφέρετε την περίοδο που καλύπτει η έκθεση. Για παράδειγμα, γράψτε ότι η έκθεση επικεντρώνεται στην οικονομική κατάσταση της εταιρείας μεταξύ Απριλίου και Ιουλίου του 2007.
Δημιουργήστε επικεφαλίδες και υποτιτλίες για την αναφορά. Εάν η αναφορά επικεντρώνεται στις δραστηριότητες κάθε τμήματος της επιχείρησης, χρησιμοποιήστε κάθε τμήμα ως επικεφαλίδα. Χρησιμοποιήστε τις υποενότητες για να προσδιορίσετε τις δραστηριότητες κάθε τμήματος. Εάν γράφετε μια τριμηνιαία οικονομική έκθεση, χρησιμοποιήστε τις ενότητες για να προσδιορίσετε τα κύρια τμήματα όπως στοιχεία ενεργητικού, υποχρεώσεις και έξοδα.
Προσδιορίστε τη μέθοδο που χρησιμοποιείται για την απόκτηση των δεδομένων για την αναφορά. Αυτό θα διαφέρει ανάλογα με το σκοπό της αναφοράς. Για μια οικονομική έκθεση, πάρετε τα δεδομένα σας απευθείας από το λογιστήριο. Αν η αναφορά αφορά κάθε τμήμα, μιλήστε με έναν διαχειριστή σε κάθε τμήμα για να λάβετε τα σωστά δεδομένα.
Γράψτε το σώμα της αναφοράς χρησιμοποιώντας τις επικεφαλίδες και τις υποδιαιρέσεις ως οδηγό σας. Να είστε σαφής και απλός στη γλώσσα σας. Χρησιμοποιήστε γραφήματα και πίνακες εάν χρειάζεται να απεικονίσετε ορισμένα δεδομένα, καθώς οι αριθμοί μπορεί να είναι τρομακτικοί για να διαβάσετε αν υπάρχουν πολλά από αυτά. Προσδιορίστε τυχόν προβλήματα ή ζητήματα που αντλήθηκαν από τα δεδομένα, οπότε ο αναγνώστης έχει επίγνωση των προβλημάτων που παρουσιάζει η έκθεση.
Υπενθυμίστε στον αναγνώστη ότι οι πληροφορίες και τα δεδομένα που παρουσιάζονται στη μικρή έκθεση αφορούν μόνο τους τρεις μήνες που αναφέρονται στην εισαγωγή. Χρησιμοποιήστε το συμπέρασμα για να δώσετε λύσεις ή ιδέες στα προβλήματα που συζητήθηκαν στην έκθεση.
Επισημάνετε τα βασικά σημεία της αναφοράς με τίτλο "Περίληψη Executive". Γράψτε το τελευταίο για να βεβαιωθείτε ότι έχετε συμπεριλάβει κάθε σημαντικό θέμα στη σύνοψη. Τοποθετήστε το μεταξύ της σελίδας τίτλου και της εισαγωγής. Ορισμένοι αναγνώστες μπορούν μόνο να διαβάσουν την περίληψη για να λάβουν μια ιδέα για το περιεχόμενο αντί να διαβάσουν ολόκληρη την αναφορά.
