Ένα γενικό βιβλίο (GL) περιέχει πέντε τμήματα: περιουσιακά στοιχεία, υποχρεώσεις, ίδια κεφάλαια, έσοδα και έξοδα. Κάθε ένα από αυτά τα τμήματα είναι ένα ξεχωριστό λογιστικό βιβλίο ή βιβλίο, οπότε το GL είναι αυτό που αναφέρεται όταν μιλάμε για τα βιβλία της εταιρείας σας. Κάθε βιβλίο λογιστικής περιέχει αρκετούς λογαριασμούς, επομένως ο λογαριασμός σας θα περιλαμβάνει αυτούς τους λογαριασμούς: ενοίκιο, τηλέφωνο, ηλεκτρικά βοηθήματα, είδη γραφείου και όλες τις άλλες κατηγορίες δαπανών που μπορεί να έχετε στην επιχείρησή σας.
Στοιχεία που θα χρειαστείτε
-
12 μήνες τραπεζικών δηλώσεων
-
Λογαριασμός λογαριασμού (COA)
Οργάνωση του συστήματος Ledger σας
Εξετάστε τις τραπεζικές δηλώσεις σας και καταρτίστε έναν κατάλογο τακτικών μηνιαίων εξόδων, τριμηνιαίων και ετήσιων δαπανών και έναν άλλο κατάλογο μεταβλητών εξόδων, όπως προμήθειες γραφείου, μάρκετινγκ, ψυχαγωγία και ταξίδια. Χρησιμοποιήστε αυτές τις λίστες για να ρυθμίσετε το λογαριασμό σας.
Καθιέρωση του λογαριασμού σας. Τα διαφορετικά ημερολόγια στο COA σας έχουν ως εξής: 1000-1999 περιουσιακά στοιχεία, 2000-2999 υποχρεώσεις, 3000-3999 ίδια κεφάλαια, 4000-4999 έσοδα, 5000-5999 κόστος πωληθέντων αγαθών, 6000-6999 έξοδα μάρκετινγκ & άυλων αγαθών, 7000 -7999 άλλα έσοδα, 8000-8999 διοικητικά έξοδα, ταξίδια, προσωπικό και διάφορα επιχειρηματικά έξοδα.
Ο λογαριασμός μάρκετινγκ & άυλων στοιχείων μπορεί να περιλαμβάνει 6000-6099 γενικά έξοδα, 6100 διαφήμιση, 6200 οικονομικά έξοδα, 6300 φιλανθρωπικές δωρεές, 6400 αποσβέσεις, 6500 παροχές σε εργαζόμενους, 6600 φόρους, 6700 ασφάλειες. Κάθε κατηγορία θα χωριστεί περαιτέρω σε αριθμημένες υποκατηγορίες όπως ασφάλειες αστυνομικών και διευθυντών, ασφάλειες σφαλμάτων και παραλείψεων, ασφάλιση αστικής ευθύνης, ασφάλιση οχήματος και οποιαδήποτε άλλη ασφάλιση ασκείστε.
Ο λογαριασμός διοικητικών, ταξιδιωτικών, προσωπικού και διαφόρων επιχειρηματικών εξόδων μπορεί να περιλαμβάνει υποκατηγορίες όπως 8100 ενοίκια, 8200 ηλεκτρικά βοηθήματα, 8300 Internet, 8400 τηλέφωνο, 8500 νομικά, λογιστικά & συμβούλια, 8600 μισθοί και μισθοί, 8650 φόροι μισθωτών υπηρεσιών, την επισκευή και τη συντήρηση και άλλα έξοδα επιχειρηματικής δραστηριότητας.
Πάρτε έναν από τους τρέχοντες λογαριασμούς σας, έναν λογαριασμό κοινής ωφέλειας. Σημειώστε τον αριθμό του λογαριασμού σας σε αυτό. Κοιτάξτε κάτω από τις διοικητικές, ταξιδιωτικές, προσωπικές και διάφορες κατηγορίες του COA σας και βρείτε την κατηγορία ηλεκτρικών βοηθημάτων 8200. Εάν διαχωρίζετε τα βοηθητικά προγράμματα στην αποθήκη σας από εκείνα για το γραφείο και εκείνα για το εκθεσιακό χώρο, θα πρέπει να δημιουργήσετε αριθμούς λογαριασμών για καθεμία από αυτές τις κατηγορίες, ώστε ο λογαριασμός χρησιμότητας της αποθήκης σας να είναι 8220, το γραφείο 8230 και ο εκθεσιακός χώρος 8240.
Συμβουλές
-
Το λογιστικό λογισμικό, όπως το QuickBooks, έχει εξαλείψει πολλές από τις βασικές λειτουργίες της λογιστικής, όπως η δημιουργία του Γενικού Λογιστηρίου και του Λογαριασμού, αλλά ενδεχομένως να θελήσετε να συμβουλευτείτε τον λογιστή σας για να βεβαιωθείτε ότι έχετε ρυθμίσει σωστά το COA σας. Ο λόγος για τον COA είναι η οργάνωση των διαφόρων τύπων εσόδων και εξόδων για φορολογικούς σκοπούς.
Προειδοποίηση
Μην πάρετε τον όρο "λογαριασμός" στη λογιστική συγχέεται με το λογαριασμό στον τραπεζικό τομέα. Στη λογιστική, αναφέρεται σε ένα σύστημα ή οργανώνει καταχωρήσεις σε κατηγορίες ώστε να μπορούν εύκολα να διαχωριστούν, προκειμένου να καταστεί ευκολότερη η φορολογική προετοιμασία του έτους.
