Εάν η εργασία σας συνεπάγεται περιοδικές ενημερώσεις σε διευθυντές ή ανώτερα στελέχη σχετικά με τις λειτουργίες του τμήματος σας, είναι πιθανό να διαιρέσετε αυτό το καθήκον σε τρίμηνα ή τμήματα τριών μηνών. Πολλοί οργανισμοί χρησιμοποιούν τριμηνιαίες χρονικές περιόδους για λογιστικές και χρηματοοικονομικές πράξεις, γι 'αυτό θα χρειαστούν μια ενημέρωση που να ταιριάζει με αυτό το χρονικό πλαίσιο. Μια τριμηνιαία έκθεση θα πρέπει να περιλαμβάνει μια σύνοψη και πληροφορίες σχετικά με την πρόοδο των επιχειρήσεων, τα κυριότερα σημεία, τις προκλήσεις και τους στόχους που επιτεύχθηκαν κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου. Ίσως να συμπεριλάβετε και ανεκδοτικές αναφορές που μπορούν να φέρουν την αναφορά σας στη ζωή μέσω πραγματικών γεγονότων που συνέβησαν κατά τη διάρκεια του τριμήνου.
Μελέτη προηγούμενων τριμηνιαίων αναφορών
Αν πρόκειται για την πρώτη τριμηνιαία έκθεση που γράφετε, ανατρέξτε σε προηγούμενες αναφορές - τριμηνιαίες ή ετήσιες. Μπορεί να υπάρχουν πληροφορίες για το τέλος του έτους που θέλετε να μεταφέρετε σε αυτή την τριμηνιαία έκθεση. Επίσης, θα μπορούσε να υπάρχει μια προτιμώμενη μορφή για την τριμηνιαία αναφορά σας. Είναι πιθανώς ωραία αν πρόκειται να συμπεριλάβετε επιπλέον, σχετικές πληροφορίες. ωστόσο, να παραμείνετε στην ίδια μορφή εκτός εάν έχετε δώσει οδηγίες διαφορετικά. Αν δεν έχετε ήδη ένα πρότυπο από προηγούμενες αναφορές, δημιουργήστε ένα, έτσι ώστε να μην αναδημιουργήσετε αυτό το βήμα το επόμενο τρίμηνο.
Προσδιορίστε τις πηγές πληροφοριών σας
Εκτός εάν η τριμηνιαία αναφορά είναι αποκλειστικά εντός της αρμοδιότητάς σας, είναι πιθανό ότι θα χρειαστείτε πληροφορίες από άλλες πηγές ή υπηρεσίες. Για παράδειγμα, εάν η αναφορά σας απαιτεί οικονομικά δεδομένα, απευθυνθείτε στο τμήμα λογιστικής ή χρηματοδότησης και ζητήστε τα δεδομένα που χρειάζεστε για αυτό το τρίμηνο. Εάν υπάρχουν διαθέσιμα στοιχεία για το προηγούμενο τρίμηνο, ζητήστε το και αυτό σε περίπτωση που θέλετε να κάνετε συγκρίσεις μεταξύ δύο τρίμηνων.
Ανατρέξτε στα επιχειρηματικά θέματα για αναφορά
Συγκεντρώστε πληροφορίες σχετικά με τα επιχειρηματικά θέματα που εξετάζετε στην τριμηνιαία αναφορά σας. Για παράδειγμα, εάν είστε διευθυντής έργου συμβούλου και ο σκοπός της έκθεσης είναι να ενημερώσετε την ομάδα ηγεσίας σχετικά με την πρόοδο για αρκετές διαφορετικές δεσμεύσεις, εξετάστε το ενδεχόμενο να αναφέρετε το όνομα κάθε πελάτη, ακολουθούμενο από τον τύπο δέσμευσης ως υποτομέα όπως αυτό:
- Όνομα Πελάτη, είδος εμπλοκής · π.χ. Executive Coaching
- Όνομα Πελάτη, είδος εμπλοκής · π.χ., Team Development Workshop
- Όνομα Πελάτη, είδος εμπλοκής · π.χ., οργανωτική αξιολόγηση
Για κάθε υποτομέα, δώστε μια σύντομη περιγραφή της δέσμευσης, συμπεριλαμβανομένου του προσωπικού που έχει ανατεθεί σε κάθε μία από αυτές. Αν είστε ο διαχειριστής του έργου, συμπεριλάβετε το όνομά σας και το όνομα του πελάτη με τον οποίο επικοινωνήσατε κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου, καθώς και μια περιγραφή των δραστηριοτήτων σας ως διαχειριστή έργου. Περιγράψτε άλλες δραστηριότητες σχετικά με τη δέσμευση, όπως ο αριθμός των ωρών εργασίας κάθε συμβούλου και οι στόχοι, οι στόχοι και τα επιτεύγματα για κάθε δέσμευση. Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να γράψετε,
"Ο σύμβουλος ABC Consultant John Doe δημιούργησε δραστηριότητες ανάπτυξης ομάδων για ένα εργαστήριο της 1ης Φεβρουαρίου 2019. Στόχος του εργαστηρίου είναι η ανασκόπηση των αποτελεσμάτων της οργανωτικής εκτίμησης που πραγματοποιήθηκε την 1η Δεκεμβρίου 2018 και η διευκόλυνση των δραστηριοτήτων για την επανεισαγωγή των μελών της ομάδας στην οργανωτική αποστολή. "
Είστε ο κριτής για το πόση λεπτομέρεια πρέπει να παράσχετε, με βάση το μήκος και τη μορφή της τριμηνιαίας έκθεσής σας. Αυτή η ενότητα αποτελεί την αφηγηματική συνιστώσα της αναφοράς σας.
Τα υπολογιστικά φύλλα είναι χρήσιμα
Εκτός από το να είναι χρήσιμο για την παρουσίαση μιας οικονομικής εικόνας για την τριμηνιαία αναφορά σας, τα υπολογιστικά φύλλα εκτιμώνται από τους αναγνώστες που ανησυχούν για την κατώτατη γραμμή. Δεν χρειάζεται να συμπεριλάβετε πολλές σελίδες στην αναφορά σας, αλλά μια ποσοτική απεικόνιση των τριμηνιαίων δραστηριοτήτων δίνει στους αναγνώστες σας ένα στιγμιότυπο της επιχειρηματικής προόδου στην περιοχή σας. Χρησιμοποιώντας το ίδιο παράδειγμα, αν αναφέρετε διάφορες δεσμεύσεις, το υπολογιστικό φύλλο σας μπορεί να αντικατοπτρίζει τον προϋπολογισμό εκκίνησης, την ανάλυση καψίματος, το κόστος μέχρι σήμερα και τον εκτιμώμενο προϋπολογισμό για ολοκλήρωση τόσο σε δολάρια όσο και σε ποσοστά.
Γράψτε την εισαγωγή και το συμπέρασμα
Μόλις συγκεντρώσετε όλες τις πληροφορίες για την αναφορά σας και ετοιμάσετε ένα προσχέδιο, γράψτε την εισαγωγή και τα συμπεράσματά σας. Η εισαγωγή θα πρέπει να περιλαμβάνει την περίοδο για την έκθεσή σας, τις πηγές πληροφοριών, το τμήμα ή τα έργα και το κοινό. Αν η έκθεσή σας είναι μακρά ή περίπλοκη, γράψτε μια σύνοψη που περιέχει τις πιο σχετικές πληροφορίες σε περίληψη μιας σελίδας. Το συμπέρασμα αναμένεται να επαναδιατυπώσει κατά τη διάρκεια του τριμήνου, καθώς και να εξηγήσει εν συντομία όλα τα αξιοσημείωτα θέματα που αντιμετωπίστηκαν κατά τη διάρκεια του τριμήνου και τις προβολές για το επόμενο τρίμηνο.
