Η κατάσταση κερδών και ζημιών, γνωστή και ως κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων ή "P και L", περιγράφει τα στοιχεία εσόδων και εξόδων για μια χρονική περίοδο, συνήθως μήνες, τρίμηνα ή έτη. Οι πληροφορίες σχετικά με τη δήλωση μπορούν να χρησιμοποιηθούν ως λειτουργία προϋπολογισμού ή πρόβλεψης ή μπορούν να χρησιμοποιηθούν για να αντικατοπτρίζουν την πραγματική δραστηριότητα από το παρελθόν. Όταν έχουν συμβεί ή μπορεί να συμβούν έκτακτα γεγονότα, η κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων συνοδεύεται από επιστολή που περιγράφει τα γεγονότα.
Ανάλυση απόκλισης
Η κατάσταση κερδών και ζημιών περιλαμβάνει όλα τα έσοδα και τα έξοδα εκμετάλλευσης μιας επιχείρησης για μια περίοδο. Οι αναλυτές το χρησιμοποιούν συχνά για την παρακολούθηση των πραγματικών δεδομένων σε σχέση με τα ποσά που προβλέπονται στον προϋπολογισμό ή την πρόβλεψη. η διαφορά μεταξύ των δύο αποκαλείται διακύμανση. Όταν συμβαίνει μια σημαντική διακύμανση, η επιχείρηση πρέπει να εξηγήσει γιατί. Αυτή η εξήγηση ονομάζεται ανάλυση διακύμανσης και ενώ ο μορφωμένος αναγνώστης μπορεί να είναι σε θέση να κατανοήσει τους λόγους πίσω από τη διακύμανση εξετάζοντας μόνο ένα υπολογιστικό φύλλο, ο διάδοχος δεν μπορεί. Ως αποτέλεσμα, μια επιστολή που εξηγεί τη διακύμανση συνοδεύει συνήθως την ανάλυση εισοδήματος και τη διακύμανση. Η επιστολή θα πρέπει να επισημάνει το δολάριο και τις ποσοστιαίες διακυμάνσεις από τον προϋπολογισμό για κάθε συγκεκριμένο στοιχείο γραμμής και να αναφέρει τον λόγο για κάθε ένα.
Ανάλυση αλλαγής
Όταν παράγεται ένας προϋπολογισμός, ο νέος προϋπολογισμός μπορεί να μεταβληθεί από τον προϋπολογισμό του προηγούμενου έτους. Η ανάλυση που γίνεται ως αποτέλεσμα αυτών των αλλαγών μπορεί επίσης να απαιτήσει μια επιστολή που συνοδεύει τη δήλωση. Για παράδειγμα, εάν μια επιχείρηση ανοίγει ή κλείνει μια μονάδα ή εκκινεί ένα νέο προϊόν, η επιστολή πρέπει να εξηγεί τους επιχειρηματικούς λόγους πίσω από τους νέους αριθμούς. Όπως και η επιστολή που συνοδεύει την ανάλυση διακύμανσης, πρέπει επίσης να περιγράφει τις μεταβολές του δολαρίου και του ποσοστού, όπου αυτό ισχύει.
Όταν χρειάζεστε μια επιστολή
Η κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων δεν σημαίνει μόνο λίγα χωρίς προηγούμενα ιστορικά δεδομένα και ένα σχόλιο για την υποστήριξή της. Το σχόλιο δίνει τη δυνατότητα στην διοίκηση να επικοινωνεί με τους μετόχους και τους υπαλλήλους σχετικά με τις οικονομικές της δραστηριότητες, την κατεύθυνση της εταιρείας και τον τρόπο με τον οποίο σκοπεύει να φθάσει εκεί από οικονομική άποψη. Ενώ οι έμπειροι αναλυτές που είναι εξοικειωμένοι με την εταιρεία και τον κλάδο της μπορεί να είναι σε θέση να διαβάσουν μεταξύ των γραμμών της κατάστασης αποτελεσμάτων, η επιστολή παρέχει το σκεπτικό που μπορεί να μην είναι εμφανές στους αριθμούς.
Κατάσταση Αποτελεσμάτων έναντι Ισολογισμού
Η χρήση μόνο της κατάστασης αποτελεσμάτων και της επιστολής της ως το μόνο μέσο για τον προσδιορισμό της οικονομικής υγείας μιας εταιρείας είναι επικίνδυνη. Ο ισολογισμός, ο οποίος αποτελεί αρχείο των οικονομικών της εταιρείας από την έναρξή της σε μια επιλεγμένη ημερομηνία, περιέχει πρόσθετες πληροφορίες. Τα δεδομένα σχετικά με τις κεφαλαιουχικές δαπάνες, τα περιουσιακά στοιχεία και τα χρήματα που οφείλονται στους πιστωτές παρατίθενται εδώ και κάθε σοβαρή εξέταση της υγείας μιας εταιρείας πρέπει να λαμβάνει υπόψη αυτές τις πληροφορίες. Ενώ η επιστολή κερδών και ζημιών είναι ένα χρήσιμο εργαλείο για όσους επιθυμούν να καταλάβουν την εταιρεία, είναι μόνο ένα κομμάτι του τι μπορεί να είναι ένα πολύπλοκο οικονομικό παζλ.
