Οι εκθέσεις βελτίωσης της ποιότητας εγγράφουν τις προσπάθειες για την ανάπτυξη ανώτερων λειτουργιών μέσω νέων στρατηγικών και μεθόδων. Για παράδειγμα, μια έκθεση του Υπουργείου Υγείας και Ανθρωπίνων Υπηρεσιών του Ηνωμένου Βασιλείου για το 2014 έδειξε ότι οι πρόσφατες βελτιώσεις ποιότητας έχουν εξοικονομήσει 15.000 ζωές και πάνω από 4 δισεκατομμύρια δολάρια σε περιττές δαπάνες. Η σύνταξη μιας έκθεσης βελτίωσης της ποιότητας περιλαμβάνει την παροχή σύντομης επισκόπησης προβλημάτων και λειτουργικών περιγραφών των εμπλεκόμενων τμημάτων, ακολουθούμενη από έναν κατάλογο των ενεργειών που έχουν αναληφθεί για την πραγματοποίηση ευεργετικών αλλαγών.
Παρέχετε μια περίληψη του προβλήματος. Για παράδειγμα, τα κοινά προβλήματα περιλαμβάνουν την επικράτηση μιας κλινικής κατάστασης, την κακή απόδοση σε μια αποδεκτή βιομηχανική πηγή, ασυνήθιστα περιστατικά ή ειδικούς κινδύνους στο περιβάλλον σας. Τα ζητήματα θα μπορούσαν επίσης να περιλαμβάνουν τη δυσαρέσκεια των πελατών, τις καταγγελίες ή τα παράπονα σχετικά με την πρόσβαση στις υπηρεσίες.
Αποφασίστε για το τι σκοπεύετε να ερευνήσετε, όπως τα αρχεία και οι εκθέσεις της εταιρείας. Περιγράψτε ποια δεδομένα πρέπει να συμπεριλάβετε και ποια δεδομένα θα αποκλείσετε. Για παράδειγμα, βασίστε την ανάλυσή σας σε ένα έτος των αναφορών παραπόνων πελατών.
Καταγράψτε τους βασικούς παράγοντες μέτρησης για βελτίωση, ιδανικά από την πλευρά του πελάτη. Προσδιορίστε έναν στόχο απόδοσης και καθορίστε μια λογική ή αιτιολογία. Καθορίστε μια μέτρηση βασικής γραμμής και απαριθμήστε τα διαστήματα με τα οποία θα μετρήσετε τις βελτιώσεις.
Περιγράψτε τη διαδικασία συλλογής πληροφοριών και τις μεθόδους που χρησιμοποιήσατε για την αξιολόγηση των προβλημάτων. Καταχωρίστε τις πηγές δεδομένων σας, όπως τα ιατρικά αρχεία, τα δεδομένα απαιτήσεων ή τις πληροφορίες εξυπηρέτησης πελατών. Για παράδειγμα, εάν επιλέξετε να πραγματοποιήσετε μια έρευνα, περιγράψτε τη διαδικασία δειγματοληψίας, το μέγεθος της έρευνας και το πρωτόκολλο διαχείρισης της έρευνας.
Αναλύστε και ερμηνεύστε τις πληροφορίες που συγκεντρώθηκαν για να κάνετε συμπεράσματα σχετικά με τον τρόπο βελτίωσης της ποιότητας.
Περιγράψτε τη στρατηγική σας για την αλλαγή της κατάστασης. Αναφέρετε τις λεπτομέρειες των παρεμβάσεών σας. Περιγράψτε οποιαδήποτε άλλη έρευνα που επηρεάζει τις αποφάσεις σας για την εφαρμογή των αλλαγών σας με βάση επιτυχίες σε παρόμοιες καταστάσεις. Αναφέρετε τους ρόλους και τις ευθύνες όλων των εμπλεκόμενων ατόμων και πόρων, συμπεριλαμβανομένης της συμμόρφωσης με τους κρατικούς και ομοσπονδιακούς κανονισμούς, εάν απαιτείται.
Περιγράψτε τι έχετε μάθει από κάθε δραστηριότητα. Προσδιορίστε ποιες δραστηριότητες μπορούν να εφαρμοστούν σε ολόκληρο το σύστημα, ώστε να επιτευχθούν παρόμοια αποτελέσματα σε άλλες περιοχές του οργανισμού σας.
