Οι περισσότεροι οργανισμοί απαιτούν από τους υπαλλήλους τους να γνωρίζουν πώς να γράφουν ορισμένους τύπους αναφορών. Για παράδειγμα, οι επαγγελματίες της διασφάλισης ποιότητας θα πρέπει να γνωρίζουν πώς να γράφουν αναφορές ποιότητας. Μια αναφορά ποιότητας συμβάλλει στην αξιολόγηση των σημερινών συστημάτων ελέγχου του οργανισμού που αποσκοπούν στην εξασφάλιση της ποιότητας των προϊόντων, των υπηρεσιών και των διαδικασιών. Οι καλά οργανωμένες αναφορές ποιότητας μπορούν να χρησιμοποιηθούν από άλλους επαγγελματίες για τη βελτίωση των προϊόντων και των διαδικασιών του οργανισμού.
Χρησιμοποιήστε τις σημειώσεις σας. Ενώ κάνετε ανασκόπηση των διαδικασιών διασφάλισης της ποιότητας σε έναν οργανισμό, θα πρέπει να λαμβάνετε λεπτομερείς σημειώσεις σχετικά με τις διαδικασίες, τον τρόπο με τον οποίο εφαρμόζονται από τους υπαλλήλους και το πόσο αποτελεσματικό φαίνεται να είναι.
Χρησιμοποιήστε απλή γλώσσα στην αναφορά ποιότητας. Οι σύντομες προτάσεις και οι απλές φράσεις είναι ο ιδανικός τρόπος για να αποκτήσετε το νόημά σας και να εξασφαλίσετε ότι όλοι οι επαγγελματίες μπορούν εύκολα να καταλάβουν το περιεχόμενο της αναφοράς σας.
Πληκτρολογήστε την περίληψη για την αναφορά ποιότητας. Η περίληψη είναι μια περίληψη όλων των ενοτήτων της έκθεσής σας. Συγκεντρώστε κάθε τμήμα σε περίπου δύο έως πέντε προτάσεις. Ο στόχος είναι για όποιον διαβάζει την περίληψη να γνωρίζει αν η ανάγνωση ολόκληρης της αναφοράς θα αξίζει τον κόπο.
Προσθέστε μια ενότητα για πληροφορίες σχετικά με το φόντο. Αυτό θα πρέπει να περιλαμβάνει το τμήμα ή τη διαδικασία που αναλύεται, τους ανθρώπους που βοήθησαν στην ανάλυση και τον σκοπό της έκθεσης ποιότητας.
Συμπεριλάβετε ένα τμήμα για τα ευρήματά σας. Όταν αναλύετε ένα τμήμα ή μια διαδικασία, θα πρέπει να δώσετε προσοχή στο πώς ολοκληρώνονται οι διαδικασίες, στους υπαλλήλους που συμμετέχουν και πόσο αποτελεσματικές είναι οι διαδικασίες για τον οργανισμό. Όλες αυτές οι λεπτομέρειες πρέπει να συμπεριληφθούν σε αυτήν την ενότητα. Τα δεδομένα ή οι υπολογισμοί μπορούν να παρατίθενται ξεχωριστά και να επισυνάπτονται στην αναφορά.
Συμπληρώστε την αναφορά ποιότητας με μια ενότητα συμπερασμάτων. Αυτή η ενότητα θα σας προσφέρει τα συμπεράσματά σας και τις συστάσεις για τη βελτίωση των διαδικασιών που παρατηρήσατε. Δώστε πολλές λεπτομέρειες όταν σας προτείνουμε προτάσεις. Χρησιμοποιήστε οπτικές λεπτομέρειες όπου χρειάζεται, όπως γραφήματα και γραφήματα. Οι περισσότερες λεπτομέρειες και παραδείγματα που μπορείτε να δώσετε σε αυτή την ενότητα, τόσο πιο χρήσιμη είναι η αναφορά ποιότητας.
