Η σύνταξη μιας επιστολής με αίτημα για δωρεές δεν είναι τόσο δύσκολη όσο εμφανίζεται με την πρώτη ματιά. Υπάρχουν ορισμένες χρήσιμες τεχνικές, για να είμαστε σίγουροι, αλλά είναι απλώς μια άλλη μορφή μάρκετινγκ. Αναγνωρίζοντάς την ως τέτοια θα σας επιτρέψει να γράψετε πιο επιτυχημένες επιστολές δωρεάς και θα είστε σε θέση να προσφέρετε καλύτερη αξία στη φιλανθρωπική σας οργάνωση. Η πρώτη επιστολή δωρεάς θα διαρκέσει μισή ώρα έως μία ώρα για να γράψει. οι μελλοντικές επιστολές θα πάρουν λιγότερο χρόνο.
Σχεδιάστε τι πρόκειται να πείτε. Μην προσπαθήσετε να "φτερά" τη δωρεά επιστολή. Καταρρίψτε και οργανώστε τη δομή της επιστολής σας.
Καταλάβετε ποιος είναι ο σκοπός σας. Θέλετε μια εφάπαξ δωρεά ή ψάχνετε έναν μακροπρόθεσμο δωρητή;
Μόλις καταλάβετε το σκοπό σας, ερευνάτε τρόπους με τους οποίους μπορείτε να δείξετε στον αποδέκτη της επιστολής σας ότι η δωρεά προς τον οργανισμό σας είναι προς το συμφέρον του. Για παράδειγμα, δείξτε πώς ο οργανισμός σας θα βοηθήσει την κοινότητά του.
Αφήστε χώρο για τον παραλήπτη σας να το ξεπεράσει. Ένας καλός τρόπος για να το κάνετε αυτό είναι να επισυνάψετε μια κάρτα "keep-in-touch" στο κάτω μέρος της επιστολής σας. Με αυτόν τον τρόπο, ο δυνητικός δωρητής μπορεί να επιλέξει τις επόμενες επιστολές από εσάς και να σας δωρίσει σε πιο βολική στιγμή.
Γράψε το γράμμα. Κρατήστε στο μυαλό τις ιδέες που δημιουργήσατε κατά τη διάρκεια των συνεδριών προβληματισμού καθώς το γράφετε.
