Ένα σύστημα λογιστικής πληροφόρησης λαμβάνει όλα τα δεδομένα και τα στοιχεία από τα οικονομικά αρχεία ενός οργανισμού και τα οργανώνει σε μια οργανωμένη δομή. Το σύστημα λογιστικής πληροφόρησης εξυπηρετεί τρεις βασικές λειτουργίες: τη συλλογή και επεξεργασία δεδομένων, την παροχή πληροφοριών στους υπεύθυνους λήψης αποφάσεων εντός του οργανισμού και την επαγρύπνηση ότι το λογιστικό προσωπικό καταγράφει με ακρίβεια τις πληροφορίες και προστατεύει τα δεδομένα.
Συλλογή και επεξεργασία
Στη φάση είσπραξης ενός συστήματος λογιστικής πληροφόρησης, οι λογιστές ή οι λογιστές συγκεντρώνουν και καταγράφουν, μεταξύ άλλων συναλλαγών, στοιχεία από πωλήσεις μετρητών, απαιτήσεις, αγορές μετρητών, οφειλές και μισθοδοσία. Σε υπολογιστικά συστήματα, το πρόγραμμα λογισμικού επεξεργάζεται όλες τις χρεώσεις και τις πιστώσεις σε μια πλήρη βάση δεδομένων διαχείρισης πληροφοριών.
Αναφορές για τη διαχείριση
Το λογιστικό προσωπικό διανέμει τις εκθέσεις στους υπεύθυνους λήψης αποφάσεων στο πλαίσιο του οργανισμού, όπως οι διαχειριστές πωλήσεων και μάρκετινγκ, οι υπεύθυνοι παραγωγής, οι οικονομικοί διευθυντές και όλοι οι διευθυντές των τμημάτων. Η διοίκηση χρησιμοποιεί τις πληροφορίες που προκύπτουν από το λογιστικό σύστημα πληροφοριών για να αναλύσει τις τρέχουσες λειτουργίες και την οικονομική κατάσταση του οργανισμού και να σχεδιάσει και να θέσει στόχους για το μέλλον. Για παράδειγμα, ένας ισολογισμός που δημιουργείται από το σύστημα μπορεί να δείξει τη διοίκηση, τους ιδιοκτήτες, τους πιστωτές και τους επενδυτές, όπου ο οργανισμός βρίσκεται οικονομικά σε συγκεκριμένο χρονικό σημείο.
Ακρίβεια και ασφάλεια
Ο περιορισμός του αριθμού των ατόμων που έχουν πρόσβαση στο σύστημα επιτυγχάνει την τρίτη λειτουργία ενός συστήματος λογιστικής πληροφόρησης - για να εξασφαλίσει ότι η επιχείρηση διατηρεί σωστά τα σωστά δεδομένα. Οι ηγέτες του οργανισμού πρέπει να αποφασίσουν ποιος θα είναι αυτός. Για παράδειγμα, εκπαιδευμένοι υπάλληλοι, λογιστές ή λογιστές χρειάζονται πρόσβαση για να επαληθεύσουν και να εισαγάγουν δεδομένα στο σύστημα και να δημιουργήσουν αναφορές. Άλλοι συνεργάτες του οργανισμού, τόσο εσωτερικοί όσο και εξωτερικοί, γενικά δεν χρειάζεται να χειραγωγήσουν τα δεδομένα.
Τύποι Συστημάτων και Τι Περιλαμβάνεται
Οι επιχειρήσεις τυπικά μηχανογραφούν ένα σύστημα λογιστικής πληροφόρησης σε όλους, εκτός από τους μικρότερους οργανισμούς. Οι χρήστες υπολογιστών εισάγουν δεδομένα σε προγράμματα λογισμικού που ολοκληρώνουν τους υπολογισμούς και ταξινομούν και αρχειοθετούν τις καταχωρίσεις στις κατάλληλες κατηγορίες. Το σύστημα μπορεί στη συνέχεια να παράγει διάφορους τύπους αναφορών, ανάλογα με το αίτημα του χρήστη. Το σύστημα πληροφοριών περιλαμβάνει όλα τα βήματα στον κύκλο υπολογισμού και η χαρτογράφηση σε έντυπη μορφή που αποδεικνύει ότι οι συναλλαγές, όπως οι εντολές εργασίας, τα τιμολόγια και οι οικονομικές καταστάσεις, αποτελούν μέρος του συστήματος. Στις μικρότερες επιχειρήσεις, όπως η λειτουργία μαμά-pop, όπου πραγματοποιούνται λίγες συναλλαγές, η επιχείρηση μπορεί να διατηρεί το σύστημα λογιστικών πληροφοριών χειροκίνητα. Και πάλι, ο λογιστής χρησιμοποιεί ολόκληρο τον κύκλο υπολογισμού και κατασκευάζει μη αυτόματες αναφορές από τα αποτελέσματα.
