Ένα σχέδιο διαχείρισης έργου προσδιορίζει έναν μετρήσιμο, βραχυπρόθεσμο στόχο της επιχείρησης και τα καθήκοντα, τους πόρους που διατίθενται και τον συγκεκριμένο χρόνο που απαιτείται για την επίτευξη αυτού του στόχου. Η δουλειά της σύνταξης σχεδίου διαχείρισης έργου ανήκει κανονικά στον υπεύθυνο του έργου ο οποίος φέρει την πλήρη ευθύνη για την παρακολούθηση, τη μέτρηση και την αναφορά της προόδου όλων των εργασιών του έργου σε σχέση με τον προϋπολογισμό και την χρονοδιάγραμμα, καθώς και τον προσδιορισμό τυχόν διακυμάνσεων από την ανώτερη διοίκηση -Εγκεκριμένο σχέδιο. Τα σχέδια διαχείρισης έργου έχουν συνήθως συνοδευτικά έγγραφα (π.χ. γραφήματα Gantt, δομή κατανομής εργασιών (WBS), σχέδια προϋπολογισμού, σχέδια πόρων, λίστες εξάρτησης από εργασίες) που βοηθούν τον διαχειριστή του έργου να παρακολουθεί τη συνολική πρόοδο του έργου.
Συνεργαστείτε με ανώτερα στελέχη για να καθορίσετε το πεδίο εφαρμογής και τους στόχους του έργου. Βεβαιωθείτε ότι η διάρκεια του έργου είναι βραχυπρόθεσμη (δεν υπερβαίνει τους τρεις έως έξι μήνες), προσδιορίστε τον προϋπολογισμό του έργου και τη χρονολογική σειρά του (για παράδειγμα, ένα προϊόν πρέπει να ξεκινήσει ή να μεταφερθεί σε συγκεκριμένη ημερομηνία σε όχι περισσότερο από ένα συγκεκριμένο κόστος) ο οποίος πρέπει να συμμετάσχει στο σχέδιο για να επιτύχει.
Προσδιορίστε τους περιορισμούς των πόρων ή του προϋπολογισμού, τους κινδύνους ή τα κρίσιμα για το χρόνο θέματα που θα μπορούσαν να επηρεάσουν την επίτευξη του στόχου του έργου. Εάν αναθέσετε άτομα στην ομάδα του έργου που έχουν άλλες ευθύνες που οφείλονται ταυτόχρονα με τα παραδοτέα σας, αυτό θα μπορούσε να θέσει σε κίνδυνο το έργο σας.
Εργαστείτε με τα μέλη της ομάδας έργων για να χτίσετε τη δομή της εργασίας σας. Αναφέρετε τις φάσεις του έργου, τα καθήκοντα και τα ορόσημα (καθήκοντα χωρίς διάρκεια) στο WBS, ώστε να ξέρετε ποιος κάνει τι και πότε το κάνει. Το WBS αποτελεί αναπόσπαστο μέρος του σχεδίου του έργου.
Καθορίστε περιοδικές ανασκοπήσεις σχεδίου σε μια γραμμή χρόνου για την ομάδα του έργου και προσδιορίστε πότε μπορεί να αναμένουν οι ανώτεροι διοικητικοί υπάλληλοι αναφορές σχετικά με την πρόοδο του έργου, συμπεριλαμβανομένης της μορφής που θα κάνει η έκθεση.
Εργαστείτε με τα μέλη της ομάδας έργων για να επεξεργαστείτε τα δικαιολογητικά και τα σχέδια που τους αφορούν ειδικά (π.χ. σχέδια προϋπολογισμού, σχέδια πόρων, λίστες εξειδικευμένης εργασίας) και να τα επισυνάψετε στο σχέδιο διαχείρισης έργου.
Ζητήστε από τα μέλη της ανώτερης διοίκησης και τον ανάδοχο του έργου να υπογράψουν και να χρονολογηθούν το σχέδιο του έργου για να καταστήσουν το σχέδιο αποτελεσματικό.
Αναθεωρήστε το σχέδιο διαχείρισης έργου καθώς το έργο εξελίσσεται με τους ηγέτες των ομάδων και τα ανώτερα στελέχη για να διασφαλιστεί ότι αντικατοπτρίζει με ακρίβεια τον επιδιωκόμενο στόχο της εταιρείας.
Συμβουλές
-
Προσδιορίστε τους βασικούς ενδιαφερόμενους στο έργο όσο το δυνατόν νωρίτερα ώστε να μπορέσουν να πραγματοποιήσουν προσαρμογές προσωπικού και προϋπολογισμών στα τμήματα τους.
Προειδοποίηση
Η αδυναμία απόκτησης της υπογραφής της διαχείρισης στο σχέδιο του έργου κατά την έναρξη του έργου μπορεί να σημαίνει ότι οι απαραίτητοι πόροι δεν θα διατεθούν στο έργο σας.
