Η σύνταξη ενός λεπτομερούς σχεδίου ή διαδικασίας διαχείρισης έργου περιλαμβάνει την τεκμηρίωση των βημάτων και των καθηκόντων που απαιτούνται για τη δημιουργία ενός προϊόντος ή μιας υπηρεσίας. Το σχέδιο δράσης σας θα πρέπει να περιγράφει το πλήρες έργο με όλες τις φάσεις, ξεκινώντας από την έναρξη και συνεχίζοντας μέσω της παρακολούθησης, της εκτέλεσης, του ελέγχου και του κλεισίματος, συνιστά το Ινστιτούτο Διαχείρισης Έργων. Συμπεριλάβετε μια επισκόπηση και λεπτομέρειες σχετικά με το πεδίο εφαρμογής, το χρονοδιάγραμμα, το κόστος και την ποιότητα. Θα πρέπει επίσης να αναφέρετε τα μέλη της ομάδας έργου, τη στρατηγική επικοινωνίας, τους κινδύνους, τις διαδικασίες αγοράς και τις τεχνικές διαχείρισης της αλλαγής.
Χρησιμοποιώντας ένα πρότυπο
Παρόλο που μπορείτε να δημιουργήσετε τη δική σας μορφή, είναι συχνά πιο εύκολο να ξεκινήσετε με ένα υπάρχον σχέδιο. Κατεβάστε ένα πρότυπο από έναν ιστότοπο, όπως το Microsoft Office, τα αρχεία PM ή τα PM Links. Χρησιμοποιώντας ένα πρότυπο διασφαλίζετε ότι καλύπτεστε όλα τα απαιτούμενα θέματα και διατηρήσετε συνέπεια με κάθε έργο. Επιπλέον, ένα πρότυπο σάς υπενθυμίζει να προσδιορίσετε τους ανθρώπους που θα εγκρίνουν το σχέδιό σας, θα διαθέσουν χρηματοδότηση και θα παράσχουν πόρους.
Η κατάσταση επισκόπησης χρησιμοποιείται για να περιγράψει την κατάσταση. Για παράδειγμα, ορίστε τις επιχειρηματικές συνθήκες που προκάλεσαν την ανάγκη για το έργο. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει ανατροφοδότηση πελατών, σχέδια ανταγωνιστών ή απαιτήσεις επενδυτών. Δημιουργήστε ενότητες για το εύρος, το χρονοδιάγραμμα και τον προϋπολογισμό. Αυτές οι ενότητες παρέχουν λεπτομέρειες σχετικά με το προϊόν ή την υπηρεσία που σκοπεύετε να δημιουργήσετε, τα ορόσημα έργων, πόσους ανθρώπους πρέπει να εργαστείτε για το έργο και τους περιορισμούς του προϋπολογισμού. Δημιουργήστε μια ενότητα που περιγράφει τη διαδικασία διαχείρισης της ποιότητας σας και περιλαμβάνει μια στρατηγική διασφάλισης της ποιότητας και πρωτοβουλίες ελέγχου ποιότητας. Με την τεκμηρίωση της διαδικασίας που σκοπεύετε να ακολουθήσετε, λέτε σε όλα τα μέλη της ομάδας τι πρέπει να κάνουν για να επιτύχουν τους στόχους και τους στόχους του έργου.
Λεπτομέριες
Κατάλογος των μελών της ομάδας έργου, οι ρόλοι και οι αρμοδιότητές τους, καθώς και οι χρονικές δεσμεύσεις για την υποστήριξη των τμημάτων. Επιπλέον, περιγράψτε τη στρατηγική επικοινωνίας που θα ακολουθήσει, όπως η συμπλήρωση εβδομαδιαίων αναφορών κατάστασης και η διεξαγωγή μηνιαίων συναντήσεων. Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να συμπεριλάβετε ένα πίνακα που να δείχνει τι θέλετε να εργάζεται κάθε μέλος της ομάδας. Συμπεριλάβετε την εργασία στην πρώτη στήλη και τεκμηριώνετε την κατάσταση στη δεύτερη στήλη, όπως δεν ξεκίνησε, βρίσκεται σε εξέλιξη, ολοκληρώνεται ή καθυστερείται. Προσθέστε χώρο για ένα επιπλέον σχόλιο σε μια τρίτη στήλη.
Επεξεργάζομαι, διαδικασία
Τέλος, περιγράψτε τα σχέδια για την αντιμετώπιση ενδεχόμενων κινδύνων, όπως οι καθυστερήσεις των προμηθευτών ή οι πρόσθετες απαιτήσεις των ενδιαφερομένων. Καθορίστε τις διαδικασίες αγοράς και τις τεχνικές λίστας για τη διαχείριση της αλλαγής, συμπεριλαμβανομένου του ατόμου που εγκρίνει τις προσαρμογές του σχεδίου.
Εγκριση
Αφού ολοκληρώσετε το σχέδιό σας, ανατρέξτε στις λεπτομέρειες με την ομάδα του έργου. Ενσωματώστε τα σχόλιά τους πριν τα διανείμετε στους ενδιαφερόμενους για έγκριση. Αφού εγκριθεί το σχέδιο, αρχίστε να εργάζεστε με τα βήματα. Κρατήστε τα μέλη της ομάδας ενημερωμένα για την πρόοδο, ακολουθώντας τη διαδικασία της στρατηγικής επικοινωνίας σας. Καθώς οι εργασίες συνεχίζονται, αξιολογήστε τις προσπάθειές σας ώστε να ενσωματώσετε τις τεχνικές που θα μάθετε στο επόμενο έργο σας.
