Μια επίσημη αξιολόγηση είναι ένας γραπτός κατάλογος και μια περίληψη της απόδοσης ενός υπαλλήλου. Είναι μια ευκαιρία για έναν διευθυντή και έναν υπάλληλο να ξεπεράσει τα δυνατά σημεία και τις αδυναμίες της απόδοσης της εργασίας. Κατά τη διάρκεια της επίσημης αξιολόγησης δεν πρέπει να υπάρχουν εκπλήξεις, καθώς η επικοινωνία μεταξύ ενός διευθυντή και ενός υπαλλήλου θα πρέπει να συνεχιστεί.
Συχνότητα
Μπορείτε να διεξάγετε επίσημες αξιολογήσεις κάτω από μερικές περιστάσεις. Όταν ένας υπάλληλος ξεκινάει από μια εταιρεία, συνήθως υπάρχει μια δοκιμαστική περίοδος. Μια επίσημη αξιολόγηση θα πρέπει να ακολουθεί τη δοκιμαστική περίοδο. Επιπλέον, ένας υπάλληλος θα πρέπει να λάβει επίσημη αξιολόγηση τουλάχιστον μία φορά το χρόνο. Τέλος, αν ένας υπάλληλος έχει λάβει πειθαρχική ενέργεια, μπορεί να υπάρξει επίσημη αξιολόγηση για να τεκμηριωθεί η κατάσταση.
Μορφή
Η μορφή μιας επίσημης αξιολόγησης μπορεί να διαφέρει ανάλογα με τις ανάγκες της εταιρείας. Μια εταιρεία μπορεί να επιλέξει να χρησιμοποιήσει μια μορφή όπου υπάρχουν αξιολογήσεις σε διάφορες κατηγορίες. Η άλλη δυνατότητα είναι να έχουμε γραπτές ενότητες των δυνατών, των αδυναμιών και των στόχων ενός ατόμου. Η μορφή μπορεί επίσης να είναι ένας συνδυασμός τόσο αξιολογήσεων όσο και γραπτών σχολίων. Παρόλο που ο μορφότυπος μπορεί να ποικίλει, είναι σημαντικό να χρησιμοποιείται η ίδια αξιολόγηση μεταξύ όλων των εργαζομένων, συνεπώς η μεταχείριση όλων των εργαζομένων είναι συνεπής.
Περιοχές που καλύπτονται
Ο στόχος μιας επίσημης αξιολόγησης είναι να επιτρέψει στους υπαλλήλους να γνωρίζουν πώς έχουν εκτελεί σε όλους τους τομείς της εργασίας τους. Οι τομείς που καλύπτονται μπορούν να περιλαμβάνουν τη συνεργασία, τη συμμετοχή και την ακρίβεια, την αξιοπιστία, την πρωτοβουλία, τη στάση και τις ειδικές δεξιότητες εργασίας. Κάθε μία από αυτές τις περιοχές μπορεί να αναλυθεί σε μικρότερα τμήματα. Ένα τέτοιο παράδειγμα θα ήταν μέσα στην κατηγορία στάσης - μπορείτε να έχετε συστατικά όπως "δέχεται κριτικές για την κατασκευή", "προσφέρει βοήθεια από την πλευρά του" και "δείχνει την προσοχή σε άλλους". Άλλοι τομείς που μπορείτε να καλύψετε είναι οι δυνάμεις και οι αδυναμίες του υπαλλήλου.
Παρουσίαση της επίσημης αξιολόγησης
Η παρουσίαση της επίσημης αξιολόγησης πρέπει να είναι σε ένα περιβάλλον όπου ο διευθυντής και ο υπάλληλος μπορούν να μιλούν ελεύθερα. Η τοποθεσία πρέπει να είναι εκείνη όπου οι άλλοι εργαζόμενοι δεν μπορούν να ακούσουν τα αποτελέσματα της αξιολόγησης. Ο εργαζόμενος πρέπει να έχει ένα αντίγραφο της αξιολόγησης, ώστε να μπορεί να ακολουθήσει, όπως εξηγεί ο διευθυντής. Μετά την αξιολόγηση, ο υπάλληλος και ο διευθυντής θα πρέπει να υπογράψουν την αξιολόγηση και να τοποθετηθούν στον φάκελο του υπαλλήλου.
