Τα συστήματα αρχειοθέτησης και ταξινόμησης εμπίπτουν σε τρεις κύριους τύπους: αλφαβητικά, αριθμητικά και αλφαριθμητικά. Κάθε ένας από αυτούς τους τύπους συστημάτων αρχειοθέτησης έχει πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα, ανάλογα με τις πληροφορίες που κατατίθενται και ταξινομούνται. Επιπλέον, μπορείτε να διαχωρίσετε κάθε τύπο συστήματος αρχειοθέτησης σε υποομάδες. Ένα αποτελεσματικό σύστημα ταξινόμησης αρχείων χρησιμοποιεί τον πιο λογικό, πρακτικό και ευέλικτο τύπο συστήματος για τις σχετικές πληροφορίες.
Αλφαβητικά συστήματα τοπικής αρχειοθέτησης
Τα αλφαβητικά τοπικά συστήματα ταξινομούν τις πληροφορίες ανάλογα με το θέμα και στη συνέχεια αρχειοθετούν τις ετικέτες του θέματος με αλφαβητική σειρά. Σχετικά θέματα δεν τηρούνται μαζί σε αυτό το σύστημα. Συνήθως αυτός ο τύπος συστήματος είναι καλύτερος όταν αφορούν μικρές ποσότητες πληροφοριών. Αυτός ο τύπος συστήματος κατάθεσης και ταξινόμησης είναι μερικές φορές γνωστός ως σύστημα "λεξικού". Όταν υποβάλλονται προσωπικά ονόματα, χρησιμοποιούνται ως επίλεκτος ταξινομητής τα επώνυμα, με τα πρώτα ονόματα να χρησιμοποιούνται μόνο στην περίπτωση πανομοιότυπων ονομάτων.
Συστήματα αρχειοθέτησης Αλφαβητικής Εγκυκλοπαίδειας
Σε ένα σύστημα αρχειοθέτησης και ταξινόμησης "εγκυκλοπαίδειας", οι πληροφορίες κατανέμονται αρχικά ανά γενική κατηγορία, με υποκατηγορίες τοποθετημένες σε αλφαβητική σειρά. Αυτός ο τύπος συστήματος αρχειοθέτησης είναι ιδιαίτερα χρήσιμος για τη διαχείριση μεγάλων ποσοτήτων πληροφοριών, επειδή οι χρήστες του συστήματος δεν χρειάζεται να κρατούν το όνομα ενός συγκεκριμένου αρχείου στο μυαλό για να το βρουν. Αντ 'αυτού, μπορούν να ξεκινήσουν αναζητώντας τη γενική κατηγορία και την αναζήτηση μέσα σε αυτήν για να βρουν το συγκεκριμένο αρχείο που χρειάζονται.
Αλφαβητικά συστήματα γεωγραφικής αρχειοθέτησης
Ένα υποσύνολο του συστήματος ταξινόμησης και ταξινόμησης εγκυκλοπαίδειας είναι το αλφαβητικό γεωγραφικό σύστημα αρχειοθέτησης. Σε ένα γεωγραφικό σύστημα, οι κύριες κατηγορίες κατανέμονται ανά τοποθεσίες. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε οποιοδήποτε μέγεθος ή τύπο τοποθεσίας, από χώρες σε πόλεις σε γραφεία. Οι χρήστες αυτού του τύπου συστήματος αρχίζουν επιλέγοντας τη γεωγραφική περιοχή που σχετίζεται με την αναζήτησή τους, στη συνέχεια ψάχνοντας αλφαβητικά μέσα σε αυτό το θέμα για να βρουν τις συγκεκριμένες πληροφορίες που αναζητούν.
Ευθεία συστήματα αριθμητικής αρχειοθέτησης
Τα ευθεία συστήματα αριθμητικής κατάθεσης και ταξινόμησης είναι πολύ απλά στη χρήση, δεδομένου ότι γενικά ξεκινούν από τον αριθμό ένα και επισημαίνουν κάθε αρχείο με τον επόμενο αριθμό. Ωστόσο, η χρήση αυτού του τύπου συστήματος είναι περιορισμένη, καθώς απαιτεί συχνά ένα ευρετήριο για να βοηθήσει τους χρήστες να βρουν τα αρχεία που αναζητούν και τα αρχεία υψηλής δραστηριότητας μπορούν να καταστούν συμφορημένα γύρω από την ίδια αριθμητική περιοχή.
Διμερή συστήματα αριθμητικής αρχειοθέτησης
Σε συστήματα αμφίδρομης αριθμητικής αρχειοθέτησης, στα αρχεία δίνονται αριθμητικές ετικέτες με διάφορες ομάδες αριθμών που εμπλέκονται. Αυτός ο τύπος συστήματος αρχειοθέτησης μπορεί να χειριστεί μεγάλα ποσά δεδομένων. Τα διαφορετικά σύνολα αριθμών μπορούν να αντιστοιχούν σε μεγάλες κατηγορίες και υποκατηγορίες, παράλληλα με το σύστημα εγκυκλοπαίδειας κατάθεσης και ταξινόμησης. Ένα μειονέκτημα για ένα τέτοιο σύστημα είναι ότι απαιτείται ένας δείκτης για να κατανοηθεί τι αναφέρεται σε κάθε ομαδοποίηση αριθμών. Ένας πολύ γνωστός τύπος διπλού αριθμητικού συστήματος είναι το δεκαδικό σύστημα Dewey, το οποίο οι περισσότερες βιβλιοθήκες χρησιμοποιούν για να καταγράφουν τις συλλογές τους.
Χρονολογικά συστήματα αρχειοθέτησης
Μια άλλη υποκατηγορία αριθμητικών συστημάτων αρχειοθέτησης είναι τα χρονολογικά συστήματα, στα οποία αρχεία ταξινομούνται κατά ημερομηνία. Συνήθως τα αρχεία ομαδοποιούνται πρώτα ανά έτος, στη συνέχεια ανά μήνα, στη συνέχεια ανά ημέρα. Τα αρχεία αλληλογραφίας, όπως οι λίστες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, συνήθως οργανώνονται με αυτόν τον τρόπο, με τα πιο πρόσφατα κομμάτια των δεδομένων να αναφέρονται πρώτα.
Αλφαριθμητικά συστήματα αρχειοθέτησης
Σε αλφαριθμητικά συστήματα αρχειοθέτησης, οι πληροφορίες ταξινομούνται κατά κατηγορία σε εγκυκλοπαιδικό σύστημα, αλλά με τη χρήση και των δύο γραμμάτων και αριθμών για να υποδηλώνονται κατηγορίες. Η χρήση και των δύο γραμμάτων και των αριθμών επιτρέπει ένα πολύ μεγαλύτερο πεδίο κατηγοριών απ 'ό, τι η χρήση αριθμών μόνο. Έτσι, το σύστημα αρχειοθέτησης και ταξινόμησης της Βιβλιοθήκης του Κογκρέσου, το οποίο είναι αλφαριθμητικό, επιτρέπει μια μεγαλύτερη ποικιλία κατηγοριών από το δεκαδικό σύστημα Dewey, το οποίο περιορίζεται σε δέκα μεγάλες κατηγορίες.
