Είτε έχετε μια μικρή εταιρεία είτε μια μεγάλη εταιρία, είναι σημαντικό να αποθηκεύετε και να διαχειρίζεστε σωστά τα έγγραφα που δημιουργούνται κατά τη διάρκεια της επιχείρησής σας. Αυτά μπορεί να περιλαμβάνουν οτιδήποτε από ψηφιακά αρχεία και φορολογικές δηλώσεις σε συμβάσεις και εκθέσεις έργων. Εκεί βρίσκεται η διαχείριση εγγράφων και αρχείων. Οι κύριοι στόχοι της είναι η επεξεργασία καταγεγραμμένων πληροφοριών, η βελτίωση των γενικών διαδικασιών εργασίας και η ταχύτερη ανάκτηση δεδομένων. Υπάρχουν διάφοροι τύποι συστημάτων διαχείρισης καταγραφής και το καθένα έχει διακριτικά χαρακτηριστικά.
Τι είναι ένα σύστημα διαχείρισης αρχείων;
Οι ελλιπείς αποδείξεις επιχειρήσεων ή τα τιμολόγια, τα παραχαραγμένα έγγραφα και τα διεφθαρμένα αρχεία είναι όλα κοινά παράπονα μεταξύ των ιδιοκτητών επιχειρήσεων. Μεταξύ 2005 και 2018, πάνω από 22 εκατομμύρια αρχεία εκτέθηκαν στις ΗΠΑ ως αποτέλεσμα παραβιάσεων δεδομένων. Επιπλέον, οι εργαζόμενοι ξοδεύουν το μισό χρόνο αναζητώντας πληροφορίες σχετικά με τη δραστηριότητα της εταιρείας τους. Περισσότερο από το 26% λένε ότι η διαχείριση των δεδομένων στις οργανώσεις τους είναι κάπως χαοτική.
Οι μεγάλες και οι μικρές εταιρείες υποχρεούνται να τηρούν τα αρχεία τους για μια ορισμένη περίοδο. Οι δηλώσεις τραπεζών και πιστωτικών καρτών, για παράδειγμα, πρέπει να φυλάσσονται σε ασφαλή τοποθεσία για τουλάχιστον επτά χρόνια. Το ίδιο ισχύει και για τα έγγραφα προετοιμασίας φορολογικών δηλώσεων. Οι καταστάσεις λογαριασμών επενδύσεων, οι ακυρωθείσες επιταγές και οι αμοιβές αμοιβής πρέπει να φυλάσσονται για τουλάχιστον ένα έτος.
Τι γίνεται αν τα έγγραφα αυτά χαθούν ή καταστραφούν; Φανταστείτε να ενεργοποιείτε τον υπολογιστή σας για να συνειδητοποιήσετε ότι έχει πειραχτεί. Αν το κτίριο γραφείων σας καταπιεί, όλα τα αρχεία σας θα μπορούσαν να χαθούν για πάντα. Σίγουρα, μπορείτε πάντα να διατηρείτε αντίγραφα σε διαφορετική τοποθεσία, αλλά αυτό θα απαιτούσε περισσότερο χώρο και υψηλότερο κόστος.
Ένα σύστημα διαχείρισης αρχείων, επίσης γνωστό ως σύστημα RMS, μπορεί να κάνει τα πάντα πολύ πιο εύκολα. Αυτό το είδος λογισμικού σας επιτρέπει να αποθηκεύσετε, να βρείτε και να χρησιμοποιήσετε επίσημα αρχεία ως απόδειξη συναλλαγών, πληρωμών και άλλων επιχειρηματικών πράξεων. Τα τελευταία προγράμματα διαχείρισης εγγράφων και αρχείων έχουν προηγμένες λειτουργίες όπως εργαλεία αναζήτησης, δυνατότητες σάρωσης, εργαλεία διατήρησης και ταξινόμησης, λειτουργίες παρακολούθησης συμμόρφωσης και πολλά άλλα.
Η διαχείριση αρχείων όχι μόνο διασφαλίζει ότι τα αρχεία σας θα είναι άμεσα διαθέσιμα όποτε τα χρειάζεστε, αλλά μπορεί επίσης να βελτιώσει τη ροή εργασιών και την παραγωγικότητα μέσα στον οργανισμό σας. Οι εργαζόμενοι θα μπορούν να ανακτούν γρήγορα δεδομένα, να επεξεργάζονται πληροφορίες, να εντοπίζουν τον κάτοχο κάθε σειράς εγγραφών και να εξαλείφουν περιττά δεδομένα.
Λογισμικό διαχείρισης αρχείων με βάση το σύννεφο
Με ένα σύστημα διαχείρισης αρχείων που βασίζεται σε σύννεφο, έχετε όλα τα έγγραφά σας σε ένα μέρος. Αυτή η λύση ψηφιακής αποθήκευσης λειτουργεί ως αποθήκη για τα αρχεία μέσα στον οργανισμό σας, επιτρέποντάς σας να έχετε πρόσβαση σε αυτά οποιαδήποτε στιγμή, οπουδήποτε. Είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για εταιρείες με απομακρυσμένες ομάδες καθώς και για εταιρείες με γραφεία σε πολλαπλές τοποθεσίες.
Αυτός ο τύπος λογισμικού RMS διατηρεί τα αρχεία σας ασφαλή και εξαλείφει την ανάγκη για πρόσθετα προγράμματα για την εκτέλεση αντιγράφων ασφαλείας ρουτίνας. Επιπλέον, επιτρέπει στους χρήστες να εκχωρούν συγκεκριμένα αρχεία σε άλλα μέλη της ομάδας και να στέλνουν ειδοποιήσεις σε πραγματικό χρόνο παρά να στέλνουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εμπρός και πίσω. Δεδομένου ότι τα δεδομένα αποθηκεύονται στους διακομιστές του κεντρικού υπολογιστή, είναι λιγότερο ευάλωτα σε επιθέσεις στον κυβερνοχώρο.
Λογισμικό διαχείρισης επιχειρησιακών αρχείων
Οι μεγάλες οργανώσεις συνήθως επιλέγουν το λογισμικό διαχείρισης αρχείων επιχειρήσεων. Τα προγράμματα αυτά έχουν προηγμένες δυνατότητες και μπορούν να αποθηκεύουν, να οργανώνουν και να επεξεργάζονται μεγάλα ποσά δεδομένων. Με ένα επιχειρηματικό σύστημα RMS, θα είναι ευκολότερο να διαχειρίζεστε φυσικές και ψηφιακές εγγραφές, να παρακολουθείτε την κατάσταση και τη θέση κάθε αρχείου και να μεταφέρετε τα δεδομένα σας από τα παλαιότερα συστήματα στο πιο πρόσφατο λογισμικό.
Για βέλτιστα αποτελέσματα, επιλέξτε ένα πρόγραμμα με ασφαλή έλεγχο πρόσβασης χρηστών, ευρετηρίαση δεδομένων σε πραγματικό χρόνο και μηχανισμούς διαχείρισης απορριμμάτων. Ένα αξιόπιστο σύστημα RMS της επιχείρησης σας επιτρέπει να τοποθετείτε τα αρχεία σε αναμονή, να πραγματοποιείτε αναζητήσεις πλήρους κειμένου και να εισάγετε φυσικές και ψηφιακές εγγραφές σε οποιαδήποτε μορφή από οποιαδήποτε πηγή. Αυτά τα χαρακτηριστικά μπορούν να βελτιώσουν τις επιχειρησιακές σας λειτουργίες και να οδηγήσουν σε καλύτερη λήψη αποφάσεων.
Αυτοί οι τύποι λογισμικού διαχείρισης αρχείων μπορούν να αναλυθούν περαιτέρω σε διάφορες άλλες κατηγορίες. Τα συστήματα διαχείρισης περιεχομένου, τα συστήματα διαχείρισης εγγράφων και τα συστήματα ψηφιακής απεικόνισης είναι λίγα μόνο για να αναφέρουμε. Ποια επιλογή θα εξαρτηθεί από τις ανάγκες και τον προϋπολογισμό της εταιρείας σας.
