Όταν αποδεχθήκατε τη δουλειά σας, το τμήμα ανθρωπίνων πόρων ή ο προϊστάμενός σας συζήτησαν το πρόγραμμά σας και έχετε την πιθανότητα να συμφωνήσετε με τις ώρες που προσέφεραν. Εκείνη την εποχή δεχθήκατε το χρονοδιάγραμμα, πιθανότατα δεν είχατε κανέναν τρόπο να γνωρίζετε ότι οι περιστάσεις σας θα άλλαζαν ή ότι απλά δεν θα μπορέσατε να φτάσετε στην εργασία τη στιγμή που συμφωνήσατε. Αν έχετε καθυστερήσει συνεχώς ή εάν οι προσωπικές σας περιστάσεις απαιτούν να αναφέρετε αργότερα την εργασία σας, καλό θα ήταν να ζητήσετε γραπτώς από τον προϊστάμενό σας για μια μεταγενέστερη ώρα έναρξης. Η υποβολή γραπτής αίτησης δημιουργεί επίσημη καταγραφή του αιτήματός σας σε περίπτωση άρνησης της αίτησής σας ή εάν το πρόγραμμά σας αλλάξει και χρειάζεστε απόδειξη.
Χρησιμοποιήστε τη φόρμα επίσημης επιστολής για την επιστολή σύντομης άδειας
Επειδή πρόκειται για επίσημη αίτηση, συντάξτε το γραπτό αίτημά σας με τη σωστή μορφή επιστολών επιχειρήσεων. Η επιχειρησιακή αλληλογραφία είναι συνήθως σε μορφή μπλοκ, πράγμα που σημαίνει ότι οι παράγραφοι είναι ξεκάθαρα με το αριστερό περιθώριο. μην παύσετε τις παραγράφους. Η ημερομηνία της επιστολής σας, το όνομα και η διεύθυνση του παραλήπτη, η υποκείμενη γραμμή, το σώμα και το χαιρετισμό κλεισίματος είναι επίσης ομοιόμορφα με το αριστερό περιθώριο. Η γραμμή θέματος θα πρέπει να περιλαμβάνει το όνομα, τη θέση και τον αριθμό των υπαλλήλων σας εάν διαφέρει από τον αριθμό κοινωνικής ασφάλισης σας - για λόγους ασφαλείας, μην συμπεριλάβετε την Κοινωνική Ασφάλειά σας σε επιστολή που μπορεί να προσγειωθεί στο γραφείο κάποιου που δεν χρειάζεται να το γνωρίζει. Επιπλέον, χρησιμοποιήστε λευκό ή ασπρόμαυρο χαρτί για την επιστολή σας, μια γραμματοσειρά όπως Times New Roman ή Calibri και υπογράψτε το όνομά σας με μελάνι προτού δώσετε στον προϊστάμενό σας και στο τμήμα ανθρωπίνων πόρων τα αντίγραφα.
Εάν το γραφείο σας είναι σε μεγάλο βαθμό χωρίς χαρτί και επικοινωνεί μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορείτε να προετοιμάσετε ένα email που έρχεται αργά για δουλειά. Διατηρήστε την επίσημη γλώσσα ή προετοιμάστε το αίτημά σας ως επιστολή και, στη συνέχεια, επισυνάψτε το σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Δηλώστε απευθείας την αίτησή σας
Αντί ο αναγνώστης που χρειάζεται να σαρώσει ολόκληρη την επιστολή, πριν να φτάσει στο δικό σας αίτημα, δηλώστε το αίτημα στην πρώτη παράγραφο της επιστολής σας. Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να γράψετε: "Άρχισα να εργάζομαι στο Τμήμα Προμηθειών ως πράκτορας αρχικού επιπέδου, στις 14 Ιουνίου 2013 και στις 14 Ιουνίου 2018 προήχθη στον ανώτερο αγοραστικό πράκτορα. μέχρι τις 5 μ.μ., από Δευτέρα έως Παρασκευή. Σκοπός αυτής της επιστολής είναι να ζητήσετε μια αλλαγή προγράμματος ώστε οι ώρες μου να γίνουν 9 π.μ. έως τις 6 μ.μ."
Μην αργά
Σκεφτείτε το αίτημά σας με θετικό τόνο και αποφύγετε τη χρήση της λέξης "αργά". Αν ζητάτε μόνιμη αλλαγή προγράμματος, ζητάτε διαφορετικές ώρες, όχι άδεια να καθυστερείτε καθημερινά. Και δεν ζητάτε από τον επιβλέποντα να μειώσει τις ώρες εργασίας σας κατά το χρονικό διάστημα που αργείτε να εργαστείτε. Εάν η αίτησή σας είναι περιορισμένης χρονικής διάρκειας, αναφέρετε ότι "Σκοπός της παρούσας επιστολής είναι να ζητήσετε αλλαγή χρονοδιαγράμματος έτσι ώστε από τις 1 Απριλίου έως τις 30 Απριλίου εισαγωγή έτους οι ώρες μου γίνονται στις 9 π.μ. έως τις 6 μ.μ."
Δώστε έναν ειλικρινή λόγο
Ενώ είναι επίσης μια καλή πρακτική να είστε ειλικρινείς με τον εργοδότη σας, εάν ζητάτε να έρθετε σε μια ώρα αργότερα επειδή δεν είστε πρωί και δεν μπορείτε να το κάνετε έγκαιρα, ίσως να θέλετε να το ξανασκεφτείτε μια εύλογη βάση για το αίτημά σας. Αλλά αν ο λόγος σας είναι ότι έχετε προσωπικές ή οικογενειακές υποχρεώσεις που θα μπορούσαν να εξυπηρετηθούν καλύτερα εάν έχετε περισσότερο χρόνο για να φτάσετε στην εργασία, υποδείξτε αυτό. Δεν χρειάζεται να είσαι πολύ προσωπικός. για παράδειγμα, η παραλαβή του παιδιού σας από την ημερήσια φροντίδα ή το carpooling με τη σύζυγό σας, φαίνεται να αποτελεί εύλογη βάση για το αίτημα. Ωστόσο, εσείς είστε ο κριτής βάσει της σχέσης σας με τον προϊστάμενό σας ή τον διαχειριστή σας και εάν πρέπει πραγματικά να γνωρίζετε τον συγκεκριμένο λόγο για τον οποίο θέλετε να αλλάξετε το χρονοδιάγραμμα.
Κάντε το αξίζει τον Εργοδότη Ενώ
Εάν το αίτημά σας είναι επειδή καθυστέρησα συνεχώς και πιστεύετε ότι έρχεται σε μια ώρα αργότερα από το τυπικό χρονοδιάγραμμα που θα σας βοηθήσει να αναφέρετε ότι εργάζεστε εγκαίρως, να είστε ειλικρινείς για τις προκλήσεις σας με το να φτάσετε στην εργασία εγκαίρως. Προτείνετε ότι η συμμετοχή σας θα μπορούσε να βελτιωθεί σημαντικά αν είχατε διαφορετικό χρονοδιάγραμμα. Αυτός είναι ένας τρόπος για να αντιμετωπίσετε μια πτυχή της απόδοσης της δουλειάς σας και μπορείτε να αναφέρετε στην επιστολή σας ότι προσπαθείτε να προωθήσετε τη βελτίωση της απόδοσής σας αντιμετωπίζοντας τον προβληματικό τομέα της παρουσίας. Για παράδειγμα, μπορείτε να ξεκινήσετε την πρόταση, "Νομίζω ότι οι νέες ώρες εργασίας θα έχουν τις ακόλουθες θετικές επιπτώσεις στην επιχείρηση …"
Παροχή εγγυήσεων
Μπορεί να αισθανθείτε την ανάγκη να διαβεβαιώσετε τον προϊστάμενό σας ότι η αλλαγή του προγράμματος σας δεν θα επηρεάσει αρνητικά τις λειτουργίες του τμήματος ή την ικανότητά σας να χειριστείτε το φόρτο εργασίας. Ίσως έχετε παρακολουθήσει τις κλήσεις πελατών που λαμβάνετε και παρατηρήσετε ότι ουσιαστικά όλοι οι πελάτες σας καλούν μετά τις 9 π.μ., τότε μπορείτε να προσθέσετε στην επιστολή σας ότι έχετε παρακολουθήσει τις κορυφές στις κλήσεις πελατών και ότι η αλλαγή του προγράμματος μπορεί να ωφελήσει τον οργανισμό. Στην επιστολή σας, μπορείτε επίσης να δηλώσετε ότι δεν προβλέπετε προκλήσεις για την εκπλήρωση όλων των καθηκόντων που σας έχουν ανατεθεί, γεγονός που παρέχει περαιτέρω βεβαιότητα ότι έχετε σκεφτεί αυτό και είστε σίγουροι ότι η αλλαγή του προγράμματος δεν θα προκαλέσει προβλήματα.
Ακολουθω
Η τελευταία παράγραφο της επιστολής σας για την καθυστέρηση που θα έρθετε στο γραφείο θα πρέπει να επαναδιατυπώσει το αίτημά σας και αν η αλλαγή του προγράμματος είναι μόνιμη, προτείνετε την ημερομηνία κατά την οποία θέλετε η αλλαγή να τεθεί σε ισχύ. Ρωτήστε εάν υπάρχει πρόσθετη γραφική εργασία που πρέπει να ολοκληρώσετε για να εφαρμόσετε την αλλαγή προγράμματος. Αυτό βάζει το βάρος στην υπηρεσία HR ή στον προϊστάμενό σας για να σας δώσει μια απάντηση, τουλάχιστον για γραφειοκρατία. Επίσης, όταν γράφετε με αυτόν τον τρόπο ακούγεται πιο θετικός από ένα γράμμα που υποδηλώνει ότι δεν είστε βέβαιοι ότι η αίτηση θα εγκριθεί. Ευχαριστήστε το τμήμα HR και τον επιβλέποντα για την εκτίμησή τους και ενημερώστε τους πότε θα ακολουθήσετε για να λάβετε την έγκριση.
