Μια κυκλική επιστολή χρησιμοποιείται για να μοιραστεί τις ίδιες πληροφορίες με ένα μεγάλο κοινό. Διαφέρει με σκοπό από μια προσωπική επιστολή, η οποία αποστέλλει συγκεκριμένες πληροφορίες σε έναν ή λίγους παραλήπτες. Οι κυκλικές επιστολές χρησιμοποιούνται συχνά για την ανακοίνωση νέων πληροφοριών ή την αποσαφήνιση πολιτικών. Είναι γενικά στο θέμα, καθώς διαβάζονται ευρέως. Η σύνταξη μιας κυκλικής επιστολής οποιουδήποτε είδους απαιτεί μερικά σημαντικά βήματα.
Γνωρίστε το ακροατήριό σας. Για τις κυκλικές επιστολές, το αναγνωστικό κοινό είναι διαφορετικό, οπότε μπορεί να είναι δύσκολο να μετρήσετε το επίπεδο προηγούμενης γνώσης ή εξοικείωσης του κοινού με το περιεχόμενο που θέλετε να μοιραστείτε. Ωστόσο, εξετάστε την πλειοψηφία των πιθανών αναγνωστών όταν γράφετε, έτσι ώστε η επιστολή σας να είναι χρήσιμη για τους περισσότερους ανθρώπους.
Διακρίνετε μεταξύ εσωτερικών και εξωτερικών κυκλικών γραμμάτων. Μια εσωτερική εγκύκλιος, αν και κυκλοφόρησε σε μια μεγάλη ομάδα, εξακολουθεί να περιορίζεται σε μια ομάδα. Για παράδειγμα, μια επιχείρηση μπορεί να κυκλοφορήσει μια εσωτερική επιστολή στους εργαζομένους σχετικά με μια νέα πολιτική της εταιρείας. Αντίθετα, μια εξωτερική επιστολή θα ήταν μια επιστολή που θα κυκλοφορούσε σε όλους τους πελάτες ή στο κοινό.
Χρησιμοποιήστε τον τόνο και τη φωνή που είναι κατάλληλες για το είδος επικοινωνίας (εσωτερικού ή εξωτερικού) για το οποίο θα λειτουργεί το κυκλικό γράμμα. Για παράδειγμα, ένας αυστηρός τόνος θα ήταν κατάλληλος για μια κυκλική επιστολή προς όλους τους υπαλλήλους που ασχολούνται με την καθυστέρηση ή την απουσία. Ωστόσο, ένας αυστηρός τόνος δεν θα ήταν κατάλληλος να χρησιμοποιηθεί για την κυκλοφορία μιας επιστολής στους πελάτες.
Μοιραστείτε μόνο εγκεκριμένες πληροφορίες. Δεδομένου ότι τα κυκλικά γράμματα προορίζονται για μεγάλο ακροατήριο, δεν είναι κατάλληλα για την αποκάλυψη εμπιστευτικών πληροφοριών ή στοιχείων που δεν προορίζονται για ευρύ κοινό.
