Η αποστολή επιχειρησιακής επιστολής απαιτεί να συμπεριλάβετε το όνομα, το όνομα της εταιρείας και τη διεύθυνση του παραλήπτη. Τι κάνετε όμως όταν στέλνετε μια επιστολή σε κάποιον που εργάζεται προσωρινά σε μια εταιρεία προσωρινά ή που εργάζεται από απόσταση σε άλλο γραφείο ή τοποθεσία;
Όταν συμβεί αυτό, θέλετε να απευθύνετε την επιστολή "φροντίδα" του ατόμου ή της εταιρείας που λαμβάνει τακτικά ταχυδρομείο στη διεύθυνση.
Γιατί να χρησιμοποιήσετε το "In Care Of"
Μπορεί να χρειαστεί να στείλετε αλληλογραφία σε κάποιον που εργάζεται κάπου αλλού εκτός από τη συνηθισμένη επαγγελματική του διεύθυνση. Αυτό ονομάζεται αποστολή αλληλογραφίας "στη μέριμνα" κάποιας άλλης και συχνά συντομεύεται ως c / o. Η συμπερίληψη του c / o σε μια διεύθυνση δηλώνει στο ταχυδρομείο ότι ο παραλήπτης της επιστολής δεν είναι συνήθως στη διεύθυνση παράδοσης.
Για παράδειγμα, εάν θέλετε να στείλετε μια επιστολή σε έναν συνεργάτη που εργάζεται από ένα ξενοδοχείο στο Παρίσι, απλά απευθυνθείτε στην υπεύθυνη για το ξενοδοχείο και συμπεριλάβετε τη διεύθυνση του ξενοδοχείου. Αν το άτομο εργάζεται σε υποκατάστημα του κεντρικού γραφείου, θα απευθύνετε την επιστολή στο άτομο που είναι υπεύθυνο για τη θέση του γραφείου.
Πώς να αντιμετωπίσετε το 'In Care Of'
Η αντιμετώπιση ενός φακέλου στη φροντίδα κάποιου άλλου είναι εύκολο να γίνει και ουσιαστικά απαιτεί μόνο την προσθήκη μιας επιπλέον γραμμής στη διεύθυνση. Για να κάνετε μια φροντίδα της διεύθυνσης, βεβαιωθείτε ότι έχετε τη σωστή διεύθυνση όπου ο συνεργάτης της επιχείρησής σας λαμβάνει αυτήν τη στιγμή αλληλογραφία. Γράψτε το όνομα του παραλήπτη στην πρώτη γραμμή κοντά στη μέση του μπροστινού μέρους του φακέλου. Εάν αποστέλλετε την επιστολή σε ένα γραφείο, προσθέστε τον τίτλο του παραλήπτη για να βεβαιωθείτε ότι φτάνει στο σωστό τμήμα.
Γράψτε "c / o" στην επόμενη γραμμή, ακολουθούμενη από το όνομα του ατόμου ή της εταιρείας που λαμβάνει τακτικά ταχυδρομείο σε αυτή τη διεύθυνση. Για παράδειγμα, "c / o XYZ Company".
Γράψτε την πλήρη διεύθυνση του δρόμου στην επόμενη γραμμή. Συμπεριλάβετε τον αριθμό και το όνομα του δρόμου. Μην ξεχνάτε τις κατευθυντήριες οδηγίες και άλλες λέξεις που σχετίζονται με το όνομα του δρόμου. Για παράδειγμα, W. Main St. Γράψτε την πόλη, την κατάσταση και τον ταχυδρομικό κώδικα στην επόμενη γραμμή. Χρησιμοποιήστε ταχυδρομικές συντομογραφίες για το κράτος - μόνο με δύο κεφαλαία γράμματα. Εάν στέλνετε αλληλογραφία σε άλλη χώρα, μην ξεχάσετε να συμπεριλάβετε το όνομα της χώρας στην οποία αποστέλλετε την ταχυδρομική αλληλογραφία στην τελευταία γραμμή.
Τοποθετήστε το όνομά σας και τη διεύθυνση επιστροφής στην επάνω αριστερή γωνία του φακέλου. Εάν στέλνετε αλληλογραφία σε άλλη χώρα, συμπεριλάβετε "ΗΠΑ" στην τελευταία γραμμή της διεύθυνσης επιστροφής. Να συμπεριλαμβάνετε πάντα μια διεύθυνση επιστροφής, οπότε αν έχετε λάθος στη φροντίδα της διεύθυνσης, η επιστολή μπορεί να σας επιστραφεί.
Παραδείγματα της διεύθυνσης "Στη Φροντίδα"
Ο τρόπος αντιμετώπισης μιας επιχειρησιακής επιστολής "σε φροντίδα" ακολουθεί μια μορφή παρόμοια με την αντιμετώπιση οποιουδήποτε άλλου τύπου επιστολής. Ακολουθούν παραδείγματα για τον τρόπο αντιμετώπισης της "φροντίδας":
Ντέιβ Τζόνσον
Διευθυντής ανθρωπίνου δυναμικού
c / o εταιρεία ABC
123 Main Street
Λος Άντζελες, CA 90034
Τζέιν Σμιθ
c / o Το ξενοδοχείο Monsieur
23 Rue Paris
75002 Παρίσι, Γαλλία
Όπως και με οποιοδήποτε γράμμα, βεβαιωθείτε ότι έχετε γράψει τις πληροφορίες του παραλήπτη ευανάγνωστα για να βεβαιωθείτε ότι παραδίδεται στο σωστό μέρος.
