Οι εργαζόμενοι που πληρώνουν για εγκεκριμένα επιχειρηματικά έξοδα από τα δικά τους κεφάλαια μπορούν γενικά να αναμένουν αποζημίωση από τους εργοδότες τους. Προκειμένου να διευκολυνθεί η επιστροφή αυτή και να διασφαλιστεί ότι το κόστος είναι σωστά καταγεγραμμένο στο βιβλίο της εταιρείας, οι εργαζόμενοι αναμένεται να υποβάλουν λεπτομερή έκθεση όλων αυτών των εξόδων.
Στοιχεία που θα χρειαστείτε
-
Υπολογιστή
-
Εκτυπωτής υπολογιστών
-
(προαιρετικό) Πρότυπο αναφοράς δαπανών εταιρείας
Εάν η εταιρεία σας παρέχει ένα πρότυπο αναφοράς εξόδων, αποκτήστε πρόσβαση και ακολουθήστε τις οδηγίες.
Αν όχι, συγκεντρώστε τις αποδείξεις μαζί και τοποθετήστε τις με χρονολογική σειρά. Αναφέρετε επίσης όλα τα έξοδα για τα οποία δεν έχετε αποδείξεις, όπως χιλιόμετρα αυτοκινήτων και παρεπόμενα, όπως εφημερίδες και αναψυκτικά που αγοράζονται από μηχανήματα αυτόματης πώλησης ξενοδοχείων.
Εάν δημιουργείτε τη δική σας αναφορά χωρίς πρότυπο που παρέχεται από την εταιρεία, χρησιμοποιήστε ένα υπολογιστικό φύλλο υπολογιστών. Δημιουργήστε ένα πρότυπο και αντιγράψτε το σε ένα νέο φύλλο εργασίας για κάθε νέα αναφορά που ετοιμάζετε. Κάθε επικεφαλίδα φύλλου πρέπει να σημειώνει το όνομά σας, το όνομα του τμήματος και τον κώδικα και την περίοδο που καλύπτεται από την αναφορά. Κάτω από αυτές τις πληροφορίες, το πρότυπο σας θα πρέπει να έχει τουλάχιστον πέντε στήλες, με επικεφαλίδα την ημερομηνία, τον δικαιούχο, τον σκοπό ή την περιγραφή και το ποσό. Ανάλογα με την πολιτική της εταιρείας σας, ενδέχεται να χρειαστεί να προσθέσετε επιπλέον στήλες για πληροφορίες όπως λογιστικούς κωδικούς, συμμετέχοντες σε συνέδρια κ.ο.κ.
Καταχωρίστε τις δαπάνες σας στο φύλλο σας σύμφωνα με την ημερομηνία, χρησιμοποιώντας τις αποδείξεις και τη λίστα ως πηγές. Προετοιμάστε μια αναφορά ανά περίοδο - είτε εβδομαδιαία, είτε μηνιαία, μηνιαία ή με άλλο τρόπο, που συνήθως καθορίζονται στην πολιτική της εταιρείας σας. Εάν έχετε πολλαπλές αποδείξεις για μία μόνο ημέρα, βοηθάει να τις ομαδοποιήσετε ανάλογα με το είδος των εξόδων, όπως τα έξοδα γευμάτων και τα έξοδα στάθμευσης.
Εάν λαμβάνετε κατ 'αποκοπή αποζημίωση για οποιονδήποτε σκοπό, καταχωρίστε την στη σειρά της στο κάτω μέρος της αναφοράς, μετά τα εξοφλημένα έξοδα.
Αν σας επιστραφούν τα διανυθέντα χιλιόμετρα που βάζετε στο δικό σας όχημα, θα πρέπει να φυλάσσετε ένα ημερολόγιο αυτοκινήτου και να μεταφέρετε τα χιλιόμετρα στην αναφορά εξόδων σας σε ημερήσια ή εβδομαδιαία βάση, σύμφωνα με την πολιτική της εταιρείας. Εισάγετε χιλιόμετρα στη σειρά του ως ξεχωριστό στοιχείο εξόδων. Καταχωρίστε τις λέξεις "Προσωπικά αρίθμηση αυτοκινήτου" στη στήλη του δικαιούχου, τα μίλια και ανά μίλι στη στήλη "Περιγραφή" (δηλ. "275 μίλια @ 58 σεντ / μίλι") και το ποσό που θα επιστραφεί στη στήλη Ποσό. Σημειώστε ότι κάθε εργοδότης έχει το δικό του ποσοστό αποζημίωσης χιλιομέτρων.
Όταν εισάγονται όλα τα έξοδα, τα συνολικά ως το τελευταίο στοιχείο στη στήλη ποσό. Εάν λάβατε προκαταβολή σε μετρητά για να καλύψετε τα έξοδα, αφαιρέστε το ποσό από τα συνολικά σας έξοδα. Αυτό είναι το ποσό που θα σας επιστραφεί.
Οι διαφορετικοί εργοδότες έχουν διαφορετικές πολιτικές σχετικά με τον τρόπο υποβολής των αποδείξεων. Η δική σας ενδέχεται να απαιτήσει την υποβολή πρωτότυπων αποδεικτικών στοιχείων ή την υποβολή σαρώσεων ή φωτοαντιγράφων. Μπορεί να χρειαστεί να τα παραπέμψετε, ώστε να είναι ευκολότερο για το άτομο που χειρίζεται την επιστροφή σας να ταιριάζει με τα έξοδα με την παραλαβή. Εάν υποβάλλετε αξίωση για αποζημίωση με χιλιόμετρα, θα πρέπει επίσης να υποβάλετε ένα αντίγραφο του αυτόματου μητρώου σας για την περίοδο.
Υποβάλετε την αναφορά δαπανών σας με τη μορφή και συνοδεύεται από αποδείξεις, σύμφωνα με την πολιτική του εργοδότη σας. Υποβάλετε μόνο το φύλλο εργασίας που περιέχει τα έξοδα της τρέχουσας εβδομάδας, όχι ολόκληρο το αρχείο υπολογιστικού φύλλου με το κενό πρότυπο και πολλές εβδομάδες δαπανών.
Συμβουλές
-
Όποτε είναι δυνατόν, πληρώστε για επιστρεπτέες δαπάνες με πιστωτική κάρτα που χρησιμοποιείτε αποκλειστικά για τέτοιες δαπάνες. Αυτό θα σας βοηθήσει να παρακολουθείτε τα επιστρεφόμενα επιχειρησιακά έξοδα και να συμβιβάζετε την πληρωμή τους.
Αποφύγετε τη συγχώνευση επιχειρηματικών και προσωπικών εξόδων στην ίδια απόδειξη.
Κάντε διπλό έλεγχο όλων των αναφορών και των εσόδων εξόδων ανάλογα με τα ποσά που ζητούνται στην αναφορά. Πολλά λάθη εμφανίζονται όταν οι άνθρωποι που βιάζονται από την εργασία μεταφέρουν το λάθος ποσό από την απόδειξη στην αναφορά δαπανών.
Πάντα επικοινωνήστε με το τμήμα HR, μισθοδοσίας ή λογιστηρίου του εργοδότη σας για οδηγίες σχετικά με την επιστροφή των εξόδων με ακρίβεια και έγκαιρα.
Προειδοποίηση
Ποτέ μην ψέματα για τα έξοδα. Αυτό κλέβει από την εταιρεία και μπορεί να έχει αρνητικές συνέπειες, όπως τερματισμός ή ποινική δίωξη.
Επικοινωνήστε με τον εργοδότη σας για τυχόν περιορισμούς σε ό, τι μπορεί να σας επιστραφεί. Όχι κάθε γεύμα μπορεί να είναι σε θέση να δαπανηθεί, και μπορεί να μην μπορείτε να δαπανώνται τα πράγματα όπως το αλκοόλ, στεγνό καθάρισμα ή παρκαδόρος στάθμευσης. Ο εργοδότης σας θα πρέπει να έχει κατευθυντήριες γραμμές σε ό, τι είναι και δεν είναι επιστρεπτέα.
Πληρώστε μόνο για τα δικά σας εγκεκριμένα επιχειρηματικά έξοδα - μην πληρώνετε τα έξοδα άλλων ανθρώπων εκτός αν έχετε την εξουσία να το πράξετε. Αποφύγετε επίσης να πληρώσετε τα έξοδα ενός άλλου υπαλλήλου που επιστρέφει τα έξοδα.
