Ο διαχωρισμός των καθηκόντων είναι μία από τις έξι αρχές των μέτρων εσωτερικού ελέγχου που χρησιμοποιούνται ως τρόπος ελαχιστοποίησης των πιθανοτήτων σφάλματος ή απάτης στο χώρο εργασίας. Είναι επίσης γνωστό ως διαχωρισμός των καθηκόντων. Η διαίρεση και η επικάλυψη των καθηκόντων είναι ένας πολύ καλός τρόπος να μειωθούν οι πιθανότητες ανθρώπινου λάθους ή απάτης.
Εσωτερικός έλεγχος
Ο σκοπός του εσωτερικού ελέγχου, όπως αναφέρεται στο εγχειρίδιο αναφοράς του Πανεπιστημίου της Καλιφόρνια, είναι η παροχή αποτελεσματικότητας και αποδοτικότητας των λειτουργιών, η αξιοπιστία της χρηματοοικονομικής πληροφόρησης και η συμμόρφωση με τους ισχύοντες νόμους και κανονισμούς. Κάθε άτομο που εργάζεται σε έναν οργανισμό είναι υπεύθυνο για τη διασφάλιση της εφαρμογής των εσωτερικών ελέγχων. Τα μέτρα εσωτερικού ελέγχου δεν εγγυώνται την απουσία παράνομων ή ανήθικων πράξεων στο χώρο εργασίας.
Σχετικές δραστηριότητες
Οι σχετικές δραστηριότητες είναι μια ιδέα που συμβουλεύει τους οργανισμούς να αναθέτουν παρόμοια καθήκοντα σε διαφορετικά άτομα στις περιοχές αγοράς και πώλησης. Συναφείς δραστηριότητες αγοράς πραγματοποιούνται κατά την παραγγελία, παραλαβή και πληρωμή των εμπορευμάτων. Τα σφάλματα παραγγελίας μπορεί να είναι επιζήμια για μια επιχείρηση. Για παράδειγμα, εάν ένα κατάστημα αυτόματων εξαρτημάτων δεν διαθέτει τα μέρη για έναν μηχανικό που αγοράζει εξαρτήματα μέσω αυτού του καταστήματος, μπορεί να καταλήξουν να χάσουν την επιχείρηση μηχανικών. Άλλες δραστηριότητες που πρέπει να χωριστούν είναι οι πωλήσεις, η ναυτιλία και η χρέωση. Η κατάχρηση μπορεί να συμβεί από ένα άτομο που δίνει εκπτώσεις στην οικογένεια και τους φίλους, να στέλνει τα εμπορεύματα στον εαυτό τους ή να υπερφορτώνει τους πελάτες και να τσακίζει τη διαφορά.
Διατήρηση αρχείου ξεχωριστά από τη φύλαξη
Ο διαχωρισμός των καθηκόντων της τήρησης αρχείων και της σωματικής φύλαξης αναφέρεται στο να μην επιτρέπεται σε έναν κάτοχο εγγραφής να έχει φυσική φύλαξη ενός περιουσιακού στοιχείου. Το ίδιο ισχύει και για τον θεματοφύλακα του περιουσιακού στοιχείου για να μην έχει πρόσβαση σε λογιστικά αρχεία. Αυτό θα περιορίσει τις πιθανότητες ενός θεματοφύλακα να χρησιμοποιήσει ακατάλληλα μετρητά ή αποθέματα για προσωπική χρήση ή για έναν λογιστή να καταγράφει λανθασμένα συναλλαγές που σχετίζονται με μετρητά ή αποθέματα.
