Οι εκθέσεις είναι ζωτικής σημασίας για την εκτέλεση οποιασδήποτε επιχείρησης. Μπορούν να αφήσουν τα αφεντικά και οι επόπτες να γνωρίζουν ακριβώς πού βρίσκεται η εταιρεία σε διάφορα έργα, τα οποία στη συνέχεια μπορούν να αναφερθούν στους ανωτέρους τους. Οι μορφές αναφοράς προγραμματισμού απαιτούν συγκεκριμένες πληροφορίες που θα κάνουν τις φόρμες σας πιο εύκολες στη χρήση από εκείνους που κάνουν το χαρτί. Οι καλές μορφές δίνουν επίσης στον δημιουργό χώρο δημιουργικότητας. Προγραμματίζοντας την αναφορά σας πριν από την εκτύπωση, είναι απαραίτητο να κάνετε μια φόρμα αναφοράς που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για παρατεταμένες χρονικές περιόδους.
Στοιχεία που θα χρειαστείτε
-
Χαρτί
-
Μολύβι
-
Γόμα
-
Μαύρη μόνιμη πένα μελάνης
Καταγράψτε όλες τις πληροφορίες που θα χρειαστεί να συμπεριλάβετε στην αναφορά για ένα κομμάτι χαρτιού και στη συνέχεια να μετατρέψετε αυτά τα σημεία σε ερώτηση ή μορφή εντολών. Ρυθμίστε αυτή τη σελίδα στην άκρη. Πραγματοποιήστε αυτό το βήμα σε έναν υπολογιστή, εάν αυτό είναι λιγότερο σύγχυση για εσάς, αλλά εάν τα γράψετε σε ένα κομμάτι χαρτί, μπορείτε να τα μεταφέρετε πιο εύκολα στη μορφή σας στον υπολογιστή όταν είστε έτοιμοι να τα προσθέσετε αντί να επιστρέψετε και μεταξύ πολλών εγγράφων.
Δημιουργήστε το πρώτο τραχύ σχέδιο της έκθεσης για το δεύτερο σας χαρτί. Τοποθετήστε το λογότυπο της εταιρείας σας στο επάνω μέρος της σελίδας και προσθέστε την φόρμα αναφοράς με μεγάλα έντονα γράμματα στην κορυφή. Για αυτό το παράδειγμα, πρόκειται να χρησιμοποιήσουμε μια γενική μορφή που μπορεί να προσαρμοστεί για να ταιριάζει σε οποιοδήποτε έργο.
Κατασκευάστε μια πρώτη ενότητα για να λάβετε πληροφορίες σχετικά με το συγκεκριμένο έργο. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει την υποχρέωση του δημοσιογράφου να γράψει το όνομα του έργου, τον αριθμό του έργου ή οποιοδήποτε σύστημα που χρησιμοποιείτε για να προσδιορίσετε το έργο σας. Κατόπιν, συντάξτε ένα αίτημα που προσδιορίζει αν η αναφορά είναι μια ενδιάμεση αναφορά ή η τελική έκθεση για το έργο. Για παράδειγμα:
Κύκλος ένα:
Ενδιάμεση έκθεση τελικής έκθεσης
ή:
Τι είδους έκθεση είναι αυτή; ****
ή:
Τύπος αναφοράς: Ενδιάμεσος τελικός (κύκλο ένα)
Κάντε το δεύτερο τμήμα σχετικά με το άτομο που συμπληρώνει τη φόρμα. Συμπεριλάβετε το όνομα, τη θέση ή τον τίτλο, τις συγκεκριμένες ευθύνες για το έργο στο οποίο αναφέρονται και τι θα επισυνάψουν ή θα συμπεριλάβουν στην έκθεσή τους.
Αναπτύξτε το τελευταίο τμήμα της έκθεσης ζητώντας από τον δημοσιογράφο να αναλύσει λεπτομερώς τι έχει επιτευχθεί στο τέλος του. Για ενδιάμεσες αναφορές, μπορείτε να αφήσετε ένα άλλο τμήμα για τον δημοσιογράφο να περιγράψει τα επόμενα βήματα και να δώσει μια αναμενόμενη ημερομηνία ολοκλήρωσης της επόμενης φάσης. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε να συμπεριλάβετε μια σύμβαση στο τέλος της έκθεσης για να δηλώσετε ότι οι υπάλληλοι δεν θα αποκαλύψουν οποιαδήποτε πληροφορία και ότι όλες οι πληροφορίες που περιλαμβάνονται είναι σωστές εξ όσων γνωρίζουν.
Τοποθετήστε τη μορφή αναφοράς στον υπολογιστή χρησιμοποιώντας ένα πρόγραμμα γραφής ή το προτιμώμενο πρόγραμμα και εκτυπώστε όσα αντίγραφα θέλετε, ή κάντε το τελικό σχέδιο και δημιουργήστε πολλά αντίγραφα για να φυλάξετε το αρχείο.
Συμβουλές
-
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε διαφορετικό λογισμικό υπολογιστή για να διαμορφώσετε το τελικό σχέδιο του εντύπου αναφοράς πριν εκτυπώσετε χύμα. Θυμηθείτε να διατηρήσετε τους αναγνώστες σας στο μυαλό σας και να διατυπώσετε τις πληροφορίες με τρόπο που θα κατανοούσε καλύτερα η πλειοψηφία των υπαλλήλων σας.
