Ο εργοδότης είναι υπεύθυνος για τη διατήρηση και τη διατήρηση αρχείων προσωπικού υπαλλήλων για ορισμένες περιόδους. Ο τύπος αρχείου προσωπικού που φυλάσσεται στον φάκελο καθορίζει το χρονικό διάστημα που πρέπει να τηρείται. Όλα τα αρχεία προσωπικού πρέπει να αποθηκεύονται σε ασφαλή αλλά εύκολα προσπελάσιμη περιοχή.
Ενας χρόνος
Υπάρχουν μερικά αρχεία προσωπικού που πρέπει να φυλάσσονται τουλάχιστον ένα χρόνο μετά την αποχώρηση του εργαζομένου από την εταιρεία. Αυτά περιλαμβάνουν όλα τα αρχεία ενεργειών για την απασχόληση, όπως προωθήσεις, μεταφορές και τερματισμούς, καθώς και τυχόν δοκιμασίες πριν από την απασχόληση, καταγγελίες καταγγελιών και νομικές ενέργειες.
Δύο ή Τρία Έτη
Κάθε αρχείο που σχετίζεται με τις αμοιβές, όπως τα κέρδη, οι κάρτες χρόνου, τα χρονοδιαγράμματα και τα ποσοστά πληρωμής, πρέπει να φυλάσσονται για δύο χρόνια μετά τον τερματισμό του υπαλλήλου. Οι πραγματικές εγγραφές μισθοδοσίας θα πρέπει να διατηρούνται για τρία έτη μετά την απαλλαγή του εργαζομένου. Όλα τα έγγραφα που σχετίζονται με την Οικογενειακή και Ιατρική άδεια νόμου πρέπει να φυλάσσονται στο αρχείο για τρία χρόνια επίσης.
5 χρονια
Σύμφωνα με την Υπηρεσία για την Ασφάλεια και την Υγεία στην Εργασία, οποιαδήποτε πληροφορία, περιλαμβανομένης περίληψης των λεπτομερειών, σχετικά με επαγγελματικό τραυματισμό ή ασθένεια, θα πρέπει να φυλάσσεται για πέντε χρόνια. Ωστόσο, οι ιατρικές εξετάσεις που απαιτούνται από το νόμο λόγω επαγγελματικού τραυματισμού ή ασθένειας πρέπει να φυλάσσονται για 30 χρόνια.
